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経営者のメリット

出張に関しては、社員の出張状況の把握や、コストの削減を図りたいものですよね。
ここでは、システムを導入することで、どのようなメリットがあるのか詳しく紹介しています。

経営者にとってのメリット

出張状況や内容が可視化され、把握しやすい

出張手配システムのメリットとして、出張者の手配内容が可視化され、把握しやすくなることが挙げられます。
出張者のスケジュールや行動を見える化し、管理することで、カラ出張や水増し請求などの不正防止に繋がります。

無駄なコストを徹底的にカットできる

システムを導入することで、出張コストの削減が期待できます。
出張手配をシステム内で一括化できるので、無駄なコストをカット。
さらに、出張旅費規定に沿って交通費や宿泊費が収まるかをチェックできるうえ、様々な法人割引が受けられる出張手配システムもあります。

社員の意識改革や安全確保にも繋がる

社員の意識改革や危機管理にも活用できることがメリット。
状況を管理されているという出張者の認識を高めることにより、内部統制の強化に繋がります。
また、災害時において、社員の安否確認が迅速に行えます。

出張手配システム（BTM）をご存じですか

出張手配システムには、「出張者の状況を一目で確認できる」「出張コストを容易に削減できる」など、様々なメリットがあります。
会社に導入することで、時間やコストを大幅にカットでき、生産性の向上にも繋がるでしょう。
出張手配システムは多種多様。会社の課題に応じたシステムを導入することが大切になります。
ぜひチェックしてくださいね。

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対象の立場に響く、システム導入を進言する際の例文

例文１

「出張者がいつどこにいるのか、いくら使っているのか把握しづらい状況ですが、システムを導入することで社員の出張状況が一目で分かるようになります」

解説：今までの管理方法ですと、出張者がちゃんと出張に行っているのか、業務を遂行しているのか、規定内の費用で収まっているのか鮮明に把握できておらず、もし不正が起きていても分かりません。システムを導入することで、社員の出張状況や経費を可視化でき、カラ出張や水増し請求を防止できます。

例文２

「出張にかかる費用の適切な額の基準が正確に分からず、曖昧になっています。ですが、システムを導入すると、無駄なコストを削減できます」

解説：出張コストを抑えたいと思っていても、そもそも会社側の出張経費の基準が曖昧で、具体的にいくらに抑えればよいのか分からないという状況に陥っています。システムを導入することで、出張手配にかかる費用をカットし、会社の規定内で出張費が収まるかをチェックできます。法人割引プランを提供しているシステムもあるので、徹底的なコストカットが可能になるのです。

例文3

「これまで災害や事故が起こっても社員の安否確認が難しい状況でしたが、システムを導入すれば、社員の安全確保に繋がります」

解説：災害や事故などのトラブルが起きた場合、出張者がいつどこにいるのかを把握していないと、安否確認やトラブル対応が遅れ、相手先や社員の家族にも不安を与えてしまいかねません。出張手配システムを導入することで、トラブルに迅速に対応でき、社員の安全を確実に確保できるのです。

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出張手配システムとは、出張手配内容を全てデータ化し、出張手配業務を一括で行うシステムのことです。
出張申請、交通機関や宿泊施設の手配、そして出張経費精算までを一元管理でき、出張業務を効率良く進めることが可能。出張者の行動・日程管理も簡単になります。
手動で管理している場合が多かったと思いますが、今では多くの企業でシステム化されているのです。