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出張手配システムの導入事例

出張手配システムの導入事例について、テーマごとに紹介します。

出張手配の手間を削減できた事例

チケット購入で駅まで向かう時間や負担が削減された

保険マンモス株式会社では新規事業のスタートに伴って出張機会が増加し、従業員が駅を訪れて新幹線などの交通チケットを購入するといった業務が増えていました。そこで出張手配システムを導入した結果、従業員が駅まで出向かずともチケットの購入や清算を行えるようになり、移動にかかる負担や時間が削減されました。

また、出張目的別の経費管理といった作業についても効率化されています。

参照元：エルクトラベル公式HP「導入事例　保険マンモス株式会社」

JRのチケットが当日申込みでもスムーズに手配できるようになった

マンションの管理事業や建物のメンテナンス事業などを多角的に行っている株式会社レーベンコミュニティでは、業務に合わせて各地へ従業員が出張しなければならず、毎回駅まで交通券を買いに行く必要がありました。

しかし出張手配システムを導入した結果、当日申込みでもJR券をスムーズに手配ことができるようになり、新幹線だけでなく航空券の手配も簡便になったそうです。

参照元：エルクトラベル公式HP「導入事例　株式会社レーベンコミュニティ」

出張者が個別に出張手配業務を行わなくて良くなった

株式会社インデックスコンサルティングでは、建築事業や不動産事業のコンサルティングを行うために担当者がそれぞれ出張手配を行っており、作業負担や立替金の多さなどの点が課題となっていました。

システムの導入によって、出張手配業務を一元管理できるようになり従業員の負担が軽減。立替金の個別対応といったリスクも解消しています。

参照元：エルクトラベル公式HP「導入事例　株式会社インデックスコンサルティング」

出張申請の確認・精算作業を効率化できた事例

出張申請・承認機能を導入して管理業務が適正化された

株式会社くすりの窓口では、出張手配システムを導入するまで各々で出張に必要な手配作業などを行っていました。また申請内容の妥当性や金額の内訳の確認に関しては、総務課が行っていたため毎日数時間の作業が発生してしまう点が課題でした。

システム導入によって各種申請を一元管理できるようになった結果、申請の確認・検証作業の効率化に成功しています。

参照元：Al Travel公式HP「バックオフィスの業務効率化に大活躍！申請・承認機能による管理統制によって、出張費の見直しが可能に」

出張申請業務のデジタル化で作業時間が半分になった

株式会社丸井グループでは、全国展開している事業所の拡大に合わせて出張手配システムを導入し、今まで紙ベースだった出張申請フローのデジタル化を進めています。

従来の手続きでは申請や精算を紙の書類で行っており、各種チェックも担当者が個別に行っていました。アナログの申請方法では出張者による不正や、担当作業におけるヒューマンエラーが発生しやすかったようですが、システム導入によって不正リスクが改善されています。

参照元：J'sNAVI NEO公式HP「出張精算のデジタル化を実現！J'sNAVI NEO導入で約40分の作業が半分に短縮」

出張規程にもとづいた出張管理が一元化された

イオングループの一員としてイベント企画・管理などを行うイオンコンパスは、全国に拠点を展開しており出張が多い企業です。しかし従業員は出張申請を個別に行うため、出張規程との整合性チェックが複雑化していました。

出張手配システムを導入した結果、各種支払い作業や出張行程の管理を一元化できるようになり、社内の内部統制が正常化。また、社内全体の業務効率も向上しました。

参照元：AEON Compass公式HP「導入事例：「BT-Compass」で国内出張を一元管理」

出張費を削減できた事例

出張費の一元管理とパッケージ化でコスト削減に成功

株式会社NEW ART HOLDINGSでは日本全国や海外を対象とした出張が多く、出張費の増大やコストの管理、適正化が課題となっていました。

出張の予約を出張手配システムに集約したことで、現在ではコストの一元管理を行えるようになっています。さらにパッケージプランの活用によって全体的なコスト削減にも成功。従来の方法とパッケージプランを比較することで、利用メリットが分かりやすくなり各従業員の意識改革にも繋がりました。

参照元：Al Travel公式HP「出張費の一元管理と、パッケージプランの活用によるコスト削減を実現」

出張手配のガイドラインにもとづいたチケット購入で7.7％のコスト削減

国内出張業務が日常的な電子機器メーカーにおいては、旅費の削減や各種チケットの手配業務の負担軽減などは解決すべき事業課題となっていました。問題解決にあたって様々な国内オンライン予約ツールに連動したシステムを導入したところ、出張の内容に応じた各種チケットのオンライン予約が効率化に成功。無駄のない出張プロセスを確立しています。

またオンライン専用運賃によるコスト削減効果も合わさって、導入初年度から7.7％のコスト削減に繋がったようです。

参照元：JTB－CWT公式HP「JTB－CWT独自開発の出張管理システムを導入し、国内航空券におけるコスト削減を実現」

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おすすめ出張手配システム3選

出張手配システムとは、出張手配内容を全てデータ化し、出張手配業務を一括で行うシステムのことです。
出張申請、交通機関や宿泊施設の手配、そして出張経費精算までを一元管理でき、出張業務を効率良く進めることが可能。出張者の行動・日程管理も簡単になります。
手動で管理している場合が多かったと思いますが、今では多くの企業でシステム化されているのです。