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出張手配を効率化する方法とは?注意点はある?

出張手配といっても実際に行うべき作業は色々とあり、出張手配を効率化できる環境を整えることで従業員や担当者の業務負担を大きく軽減することができます。このページでは、出張手配の効率化を叶える方法や注意点をまとめました。

出張手配を効率化するためのポイント

出張手配を効率化しようと思った場合、まず改善すべきポイントを明確にした上で合理的に各業務の効率化を目指していかなければなりません。そのため、ここではまず出張手配の効率化において注意すべきポイントを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

出張手配に必要な作業と業務フローの明確化

出張手配の効率化を目指す上で、何よりも最初に行うべきは出張手配や出張に関連した業務の明確化と、それぞれの業務フローの確立です。

出張手配と一口に言っても、実際には移動手段となる交通機関の手配や宿泊先の選定と予約、さらには出張先での業務をまとめた報告書の作成や出張中に発生した経費の精算、またそれらのデータの管理など必要になる業務はさまざまです。そのため、出張手配を効率化しようと思えばどの作業や工程に無駄があるのか、どの業務について属人性が高まっているのかを分析する必要性があります。そのベースとして必要な作業や業務フローを細かく正確に把握することが欠かせません。

なお、作業や工程をリストアップするだけでなく、それぞれの業務を誰がどのように担当しているのか、担当者の情報も合わせてまとめておくことが大切です。

総務部や秘書など担当者を決めて一任する

通常業務で忙しい従業員や役員などの出張手配については、総務部や秘書などを担当者として選任し、出張手配の業務を担当者に一任してしまうという方法もあります。

作業を一任することで複数の出張手配を同時に処理できるようになり、全体の業務を効率化することが可能です。

ただし、そもそも総務部の従業員や秘書にも通常の業務があり、誰かに担当させることで本来の社員や役員の負担を軽減できるものの、一任された従業員の作業負担が増加してしまうリスクは想定しておかなければなりません。また、出張報告書をはじめとする、本人の視点でまとめなければならない書類については、他人任せることができないといったことも覚えておきましょう。

出張手配の業務を代行会社へアウトソーシングする

出張手配を代行会社へ業務委託するといったアウトソーシングも、効率化を考える上で1つの選択肢となります。特に交通機関や宿泊先の手配などは代行会社へ委託しやすい業務です。

ただし、アウトソーシングできる範囲とそうでない範囲をきっちり分けておくことが大切になるため、全ての業務を効率化できるとは限らない点に注意してください。

出張管理システムの導入

出張手配や関連業務を一元管理できる出張管理システムを導入することも、出張手配の効率化や従業員の負担軽減に貢献できる方法です。

ただし、出張管理システムにも様々な製品があり、自社のニーズや作業環境にマッチしたシステムを最初にしっかりと比較検討した上で、現場の従業員や担当者の意見も取り入れながら実用性のあるシステム導入を推進することが大切です。

出張手配の効率化を妨げる要因や課題とは?

企業として出張手配の効率化を目指そうとしても、何かしらの原因や要因によってスムーズに業務改革が進められないこともあるでしょう。ここでは出張手配の効率化を妨げやすい要因や課題について解説します。

システム化されていない範囲の業務や申請に関する遅延

出張管理システムでなくとも、何かしらの業務ツールや管理システムを利用することで、出張手配の一部業務をシステム化して業務フローに組み込めることがあります。しかし、システム化されている業務とシステム化されていない業務が混在することで、システム化されていない業務についての遅延やミスが増大する可能性が考えられます。

便利な作業は行うものの、従来通り手間のかかる業務を後回しにすることで、一層に全体が混乱して効率化が滞るリスクがあるのです。

個別に出張手配している環境が不正を誘引する

個々の従業員が出張手配を行う環境は、場合によって横領のリスクを増大してしまうことも問題です。例えば交通費を誤魔化したり、宿泊先と結託して不当な料金を支払ってキックバックを受けたりと、個人が出張手配を行うことで考えられる不正方法は少なくありません。

またそのような不正によって利を得ている従業員は、出張管理システムの導入による一元管理や効率化に対して反対意見を主張してくる可能性もあります。

出張者ごとの危機管理能力や情報リテラシーにばらつきがある

国内の出張であれば万が一の事態においても比較的対処しやすいものの、海外の国や地域によってはエリアごとに法律やルール、慣習なども異なっており、事故やトラブルの際に対応が困難になることも珍しくありません。

そのため、リスクマネジメントとして事前の調査や準備が必要です。しかし従業員によって危機意識や管理能力、情報リテラシーに差があると、安定的な出張手配や出張業務を維持できないリスクが高まります。

出張手配の効率化を踏まえた注意点

そもそも出張手配の業務フローの安定化や効率化を考えるために、基本的な部分として以下のポイントに注意しておくことも必要です。

社内規定の策定と社内での周知徹底

出張手配の効率化や安定化を考える上で、社内規定によって出張に関連した業務内容やルールを明確化・明文化しておくことは欠かせません。

社内規定は出張手配の業務フローを構築する際に土台となるものであり、またそれぞれの従業員が意識すべきポイントをまとめて説明してくれるマニュアルにもなります。

社内規定を適切に策定して、さらに従業員への周知を徹底して社内全体のリテラシーを高めておくことで、出張手配の業務基盤を構築する準備が整います。

現地の情報やイベントについて事前に確認する

出張先の基本情報を確認するだけでなく、時期や社会情勢によって発生するイベントについても合わせて確認しておくことが大切です。また、冬期の豪雪エリアであれば天候の影響による交通機関への影響があったり、台風シーズンであれば飛行機が飛ばなくなったりといったリスクも想定しておくべきでしょう。

その他、海外出張では国際情勢によって渡航や滞在のリスクが変わってくるため、行政が発信している最新情報も意識するがあります。

海外出張の場合は早めに手配した上で柔軟に対応する

出張手配は早め早めに行うことが推奨されますが、特に海外出張の場合は早めの手配を心がけた上で、現地での状況の変化に柔軟な対応ができるように複数のパターンを用意しておくことが大切です。

特に発展途上国や先進国でも田舎の地域では、インターネットのホームページやWebサイトで申し込んでいた内容がきちんと反映されていなかったり、聞いていた情報と異なる実態があったりとイレギュラーが想定されます。そのため、そのような際にも出張業務を遂行できるよう早めの対策でしっかりと準備することが大切です。

まとめ

出張手配は手間のかかる作業や面倒な手続きも含まれており、多くの企業にとって出張手配の効率化は経営課題の1つになっています。しかし、たとえ優れた出張管理システムを導入しても、従業員にきちんと業務改善や業務効率化の意思が芽生えていなければ十分に効果を発揮することはできません。

出張手配の効率化の注意点を踏まえながら出張管理システムの導入・運用などの具体的な方法を検討しつつ、効率化を実践していけるよう従業員のリテラシー強化を目指していきましょう。

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