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経費精算業務の効率化・自動化について

出張業務では事前の交通券の手配から出張中の各種支払いなど、様々な経費が発生し、その都度に適切な経費精算を行わなければなりません。経費の種類や出張する従業員の人数が増えれば業務が煩雑化するため、経費精算業務の効率化や自動化を検討することも大切です。

経費精算業務の効率化・自動化

経費精算業務を効率化したり自動化したりする方法としては、キャッシュレス決済の利用や経費生産システム・出張手配システムの導入など、複数のプランが考えられます。

従業員用の法人カードを利用する

経費精算業務が煩雑化してしまう原因の1つとして、個々の従業員が経費の支払いを現金で行い、それぞれの領収書を受け取って経理担当者へ手渡すことが挙げられます。

領収書の枚数は支払いの数に比例する上、それぞれ書式の異なるレシートや領収書を1枚ずつ確認しながら内訳や支出内容をチェックし、それが適切かどうか判断しなければなりません。また金額の入力も手間がかかる上、支払者のリスト化や日付の管理といった作業も膨大になります。

そのため、クレジットカード会社などで従業員用の法人カードを作成し、原則としてキャッシュ精算でなくクレジットカード決済で対応することも重要です。

支払いの明細はクレジットカード会社からExcelファイルやCSVファイルで提供されるため、データとして管理が可能となります。

ペーパーレス化の導入

経費精算では、領収書だけでなく、精算を申請するための書類が必要になるでしょう。しかし経費精算の申請書類は出張や経費の支払いが発生するたびに作成して提出しなければならず、さらにそのチェックや書類管理にも作業負担やコストが発生します。

出張手配システムなどを導入して清算申請手続きのペーパーレス化を導入することにより、申請作業や承認作業が効率化できる上、それぞれのデータを一元管理できるようになります。

経費清算システムの導入

経費清算システムは、文字通り経費精算業務を自動化・効率化するための管理システムであり、経理担当者や出張者などの業務負担を軽減するために有効なツールです。

経費清算システムでは単に金額の計算や品目の分類などを自動化できるだけでなく、キャッシュレス決済システムと連携して、自動支払といった機能を利用することもできます。

支払いを自動化できるようになれば、個々の従業員が自分で現金を立て替えたり、後から個別に経費清算を申請したりといった手間を解消できることが重要です。また、業務目的に合致しない支払いなど、不正な経費支出や横領といったリスクにも備えやすくなるでしょう。

経路検索や交通系ICカードの連携による交通費の自動計算

経費清算システムや出張手配システムの中には、鉄道やバス、フェリーといった公共交通機関を利用する場合に、出発地と目的地を入力することで自動的に適切な経路の検索を行い、必要な交通費を計算してくれるといった製品もあります。

また、交通券の手配・予約・購入についてもシステム上でまとめて対応できるようになれば、必要な経費を自動的に計算した上でその後の経理処理も効率化が可能です。

精算業務のフローの簡略化と統一化

経費清算にかかる業務フローは企業や事業所ごとに異なります。例えば同じ会社でも店舗によって手順が違っているといったケースもあるでしょう。

業務の効率化を考える上で業務フローの簡略化や統一化は欠かせないポイントであり、精算業務についても改めてフローを見直して、社内全体で共有が大切です。

経費精算業務の自動化・効率化が必要とされる理由

経費精算業務のメリットは、同時に業務の自動化・効率化の必要性とも考えられます。

経費精算業務の負担軽減と公正な処理

経費精算業務は事業を営む上で欠かせない作業であり、同時に企業の利益やコストを計算するために正確性が求められる作業です。そのため経費精算業務を担当する従業員には日常的に多くの負担がかかりやすく、ミスが発生すれば他の部署や業務にまで悪影響が広がる可能性もあります。

経費精算業務を自動化・効率化できるようになれば、経理担当者などの業務負担を軽減して、仕事に対するモチベーション低下を防いで人材マネジメントの適正化への貢献も期待できるでしょう。

従業員が不要なストレスにさらされなくなる

経費精算業務のストレスは、経理担当者の作業負担としてだけでなく、出張する従業員による立替払においても発生します。特に従業員が支払いを立て替えた後、経費として認められないとなった場合、その支出は従業員の個人的な負担になりかねません。

経費精算業務であらかじめ適切なルールやフローを構築しておき、従業員が個別に支払わなければならない状況やリスクを軽減することで、経理担当者も出張者も全員のストレス軽減につなげられます。

横領や不正支出といったリスクの防止

経費の支払いを行える権限を持った従業員や、経費清算を管理できる担当者に対して、不要な支出やキックバック、横領といった不正行為を防止する目的でも経費精算業務の自動化は有効です。

また、例えば目的地までに2つのルートがあるとして、システムによって自動的に適切なルートを選択できれば、無駄の多いルートを選んで時間やお金を無駄にするといったリスクも回避されます。

経費精算業務の自動化を導入する際の注意点

経費精算業務の自動化・効率化は事業の生産性向上に役立ちますが、前提として適正な運用や管理を徹底することが必要です。

入力精度の確保と正確性の検証

経費精算業務を効率化・自動化するためには、そもそも各種データが適正に入力され、管理されていなければなりません。そのため入力精度を担保する仕組みや、適切な作業フローを確立することが求められます。

特に、経費精算業務を自動的に進める場合、誤った数値を入力すればそのまま最後までエラーが継続されてしまい、途中で担当者がチェックできなくなる恐れもあります。

正確な数値入力を迅速に行えるよう考えなければなりません。

自社のニーズに合わせた環境設定

経費清算システムや出張手配システムは様々なものがありますが、あくまでも自社のニーズや業務環境に合わせたものを選定することが大切です。

また、実際にシステムを導入した際には自社のニーズに合わせて設定を調整し、適正に運用できるよう準備を整えましょう。

既存の管理ツールやシステムとの連携

すでに各種管理システムや管理ツールを導入している場合、それらとの互換性や連携についても考えます。

互換性がなく連携できないシステムを導入してしまうと、結局はそれぞれのシステムの間を従業員が手作業で対応しなければならず、ヒューマンエラーのリスクが増大し、作業の効率性も低下してしまいます。

承認フローに関する各種設定

経費精算業務では、業務上の支払いを行う担当者から、経費の内容の整合性をチェックする担当者、またそれぞれの業務内容を管理する管理者や責任者まで段階的な権限が発生します。そのため、経費清算の申請手続きから内容確認、承認といった業務についても各段階でスムーズに進行できるよう設定しなければなりません。

申請や承認についてテンプレートを作成し、対応可能なデバイスやデータへのアクセス方法なども実際の作業環境に合わせて調整するなど、各種設定をカスタマイズしてください。

出張にかかる手間も自動化で改善

出張では目的地や期間、業務内容などによって様々な経費が発生し、その精算業務に関しても整合性のチェックが必要です。また、出張者も本来の自分の業務を持っており、経費申請や清算に関する業務まで手作業で行うとなると、作業負担が増大してモチベーション低下につながりかねません。

そのため、出張手配システムや経費清算システムなどを適切に連携して経費精算業務を自動化すれば、出張に関連した手間や負担が軽減され、業務品質を向上させたり従業員の労働意欲を高めたりする一助になるでしょう。

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