出張管理・手配システムを23社徹底比較-トラベルパレント » 出張に関するコラム記事一覧 » 出張手配(BTM)の管理をDX化

出張手配(BTM)の管理をDX化

多くの企業でご存じの通り、出張手配には煩雑かつ手間のかかる手続きが必要となります。

たとえば出張者本人は、移動手段や宿泊先などの比較検討や予約、立替精算など。経理担当者は、費用の内訳管理や仮払いの精算業務など。上長の承認も必要なことから、手間だけではなく時間もかかります。

これら一連の出張手配を一元化して簡素化するのが出張手配（BTM）システム。出張に関連する業務の工数が大幅に削減されるため、近年、多くの企業で出張手配システムが導入されはじめています。

ここでは、政府主導で推進しているDX（デジタルトランスフォーメーション）に絡め、企業が出張手配システムを導入する理由、出張手配システムをDX化するメリットなどをご紹介しています。

dx化とは

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を駆使することで、ビジネスの根本的環境や私たちの生活様式の土台を再構築することを言います。

一般的な「IT化」や「デジタル化」は、ビジネスフローや生活様式の一部のみをデジタル技術で効率化することを言いますが、DXはビジネスや生活様式のあり方そのものの変革を目指す試み。一種の「パラダイム変換」と言っても良いでしょう。

現在、DXは政府が主導して積極的に推進している政策の一つ。出張管理システムもまた、DX化の一部として組みこまれていくことは時間の問題でしょう。

なぜ企業で出張手配システムを導入するのか

上述の通り、出張手配には煩雑な手間がかかります。手間だけではなく時間もかかります。人材不足で1分1秒が惜しい中、現場では出張手配というアナログな業務に工数を割いている暇はありません。企業が出張手配システムを導入する最大の理由は、この出張手配の工数削減にあります。

加えて出張手配においては、一部の出張者においてモラルハザードが見られることもあるようです。出張旅費の透明化を定着させる上でも、出張手配のシステム化は有効な手段となるでしょう。

出張管理をDX化するメリット

出張管理システムを社内DXの一部に組み込むことにより、社内にはさまざまなメリットがもたらされます。どのようなシステムを選択するかによりメリットの種類は異なりますが、主な例としては次のようなものが考えられるでしょう。

立替費用の精算作業がなくなる

出張において手間のかかる手続きの一つが、立替費用の精算作業。会社からの仮払金をもとに出張したとしても、実際に出張で要する費用は仮払金と異なることが一般的です。出張件数の多い企業では、その精算作業に多くの手間がかかります。

出張管理を社内DXの一部に組み込めば、はじめから出張費用の実費請求を会社に求めることができるため、「立替」という考え方自体が消滅します。出張手配の大きな効率化につながるでしょう。

最適な出張プラン構築と予約手配が自動化

出張手配システムをDXに組み込むことで、システム自体を航空会社やホテル業者などの多くのサプライヤーシステムと連動させることができます。この連動機能により、出張に際しては出発地・目的地・時間・人数を入力するだけで、システムが最適なプランを自動構築。出張者の役職等に応じてプランが適切と判断された場合には、簡単な操作のみで出張手配が完了します。

社員の福利厚生としても利用可能

DXの一環として組みこまれた出張管理システムは、その企業の業務以外にも活用が可能。たとえば、出張管理システムをプライベートの旅行計画に利用すれば、出張と同様に検索や手配の手間を省くことができ、かつ最適な旅行プランを構築することができます。

一定のルールのもと、システムを社員のプライベートにも活用できるよう解放すれば、社員満足度向上につながる福利厚生となるかもしれません。もともと会社に必要な出張手配システムなので、別途で福利厚生費を予算化する必要もなし。社員にとっても会社にとってもお得です。

まとめ

企業が出張手配システムを導入する理由、出張手配システムをDX化するメリットなどについてご紹介しました。

日々の多忙な業務の中、直接的に会社の生産性につながるわけではない「出張手配作業」そのものに多くの手間や時間を取られることは、なるべくなら避けたい課題です。より会社の業務効率化と生産性向上の実現に向け、ぜひ社内DXの一環として出張手配システムを組み込んでみてはいかがでしょうか。

出張手配システム（BTM）をご存知ですか

出張をするためには、出張申請書を作成して承認を受け、出張費を立替払いして航空券を予約・発券し、帰ったら料金の精算という、煩雑な業務があります。

通常業務を圧迫する出張手配業務の手間を省き、効率化してくれるのが出張手配システム（BTM）です。

BTMにもさまざまなシステムがありますので、自社の課題を解決できる、会社にマッチしたシステムを選びましょう。

目的別で選ぶおすすめの
出張管理・手配システム
自社にピッタリのシステムを比較

よく読まれている関連ページ

THREE SELECTIONS

目的別・出張手配システム３選

国内には、様々な出張手配システムが存在しています。システムの機能や付属サービスも多種多様。
会社が出張手配システムを導入する目的は、会社の規模や状況によっても異なるはず。目的やニーズに合った、おすすめのシステムをご紹介します！

出張⼿配プラス

まるごとお任せしたいなら
⼿配できる種類の多さで選ぶ

画像引用元：エルクトラベル公式サイト
（https://www.tehaiplus.com/）

新幹線や飛行機（国内外）といったベーシックな移動手段、エクスプレス予約の連携も対応。宿泊施設のほか、会議室などの予約にも対応できます。エリア限定ですが、JR券のQR対応も可能でエリア外の場合は当日中にチケットをデリバリーするサービスもあります。

⼿配対象

飛行機
新幹線
ホテル
バス
レンタカー
会議室
ウィークリー
マンション
通訳
団体旅行
渡航ビザ
海外Wi-Fi
海外ガイド
海外旅行保険
その他

出張手配プラスの
無料デモ版を申し込む

Bzit

経費のコンサルもお願いしたいなら
分析サービス付きのシステムで選ぶ

画像引用元：Bzit公式サイト
（https://www.jtb.co.jp/bzit/）

旅行代理店JTBが提供する出張手配システム。予約できるものはベーシックな内容ですが、使用された出張費用とデータを分析し、よりよい運用方法を提案するサービスを備えています。

⼿配対象

飛行機
新幹線
ホテル
バス
レンタカー
会議室
ウィークリー
マンション
通訳
団体旅行
渡航ビザ
海外Wi-Fi
海外ガイド
海外旅行保険
その他

Bzitの
資料請求をする

BORDER

海外出張回数がとにかく多いなら
チャットで手配完了のシステムも

画像引用元：BORDER公式サイト
（https://border.co.jp/）

出張手配をチャットで依頼・管理できるシステム。レスが速く小回りもきくため、出張が多く、さらに出張者自らが手配を行っているような会社・事業部向けといえるでしょう。

⼿配対象

飛行機
新幹線
ホテル
バス
レンタカー
会議室
ウィークリー
マンション
通訳
団体旅行
渡航ビザ
海外Wi-Fi
海外ガイド
海外旅行保険
その他

BORDERの
資料請求をする

※上記システムの取り扱いサービス数・内容は2022年12月調査時点の情報を基に掲載しております。
※各システムのピックアップ理由は次のようになります。「出張手配システム」…調査範囲内での手配対象の数が最多。「Bzit」…大手旅行代理店の蓄積した情報を基に出張費用を分析するサービスあり。「BORDER」…海外でも対応可能なチャットシステムがあることが明記されている。