出張手配(BTM)の管理をDX化
多くの企業でご存じの通り、出張手配には煩雑かつ手間のかかる手続きが必要となります。
たとえば出張者本人は、移動手段や宿泊先などの比較検討や予約、立替精算など。経理担当者は、費用の内訳管理や仮払いの精算業務など。上長の承認も必要なことから、手間だけではなく時間もかかります。
これら一連の出張手配を一元化して簡素化するのが出張手配（BTM）システム。出張に関連する業務の工数が大幅に削減されるため、近年、多くの企業で出張手配システムが導入されはじめています。
ここでは、政府主導で推進しているDX（デジタルトランスフォーメーション）に絡め、企業が出張手配システムを導入する理由、出張手配システムをDX化するメリットなどをご紹介しています。
dx化とは
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を駆使することで、ビジネスの根本的環境や私たちの生活様式の土台を再構築することを言います。
一般的な「IT化」や「デジタル化」は、ビジネスフローや生活様式の一部のみをデジタル技術で効率化することを言いますが、DXはビジネスや生活様式のあり方そのものの変革を目指す試み。一種の「パラダイム変換」と言っても良いでしょう。
現在、DXは政府が主導して積極的に推進している政策の一つ。出張管理システムもまた、DX化の一部として組みこまれていくことは時間の問題でしょう。
なぜ企業で出張手配システムを導入するのか
上述の通り、出張手配には煩雑な手間がかかります。手間だけではなく時間もかかります。人材不足で1分1秒が惜しい中、現場では出張手配というアナログな業務に工数を割いている暇はありません。企業が出張手配システムを導入する最大の理由は、この出張手配の工数削減にあります。
加えて出張手配においては、一部の出張者においてモラルハザードが見られることもあるようです。出張旅費の透明化を定着させる上でも、出張手配のシステム化は有効な手段となるでしょう。
出張管理をDX化するメリット
出張管理システムを社内DXの一部に組み込むことにより、社内にはさまざまなメリットがもたらされます。どのようなシステムを選択するかによりメリットの種類は異なりますが、主な例としては次のようなものが考えられるでしょう。
立替費用の精算作業がなくなる
出張において手間のかかる手続きの一つが、立替費用の精算作業。会社からの仮払金をもとに出張したとしても、実際に出張で要する費用は仮払金と異なることが一般的です。出張件数の多い企業では、その精算作業に多くの手間がかかります。
出張管理を社内DXの一部に組み込めば、はじめから出張費用の実費請求を会社に求めることができるため、「立替」という考え方自体が消滅します。出張手配の大きな効率化につながるでしょう。
最適な出張プラン構築と予約手配が自動化
出張手配システムをDXに組み込むことで、システム自体を航空会社やホテル業者などの多くのサプライヤーシステムと連動させることができます。この連動機能により、出張に際しては出発地・目的地・時間・人数を入力するだけで、システムが最適なプランを自動構築。出張者の役職等に応じてプランが適切と判断された場合には、簡単な操作のみで出張手配が完了します。
社員の福利厚生としても利用可能
DXの一環として組みこまれた出張管理システムは、その企業の業務以外にも活用が可能。たとえば、出張管理システムをプライベートの旅行計画に利用すれば、出張と同様に検索や手配の手間を省くことができ、かつ最適な旅行プランを構築することができます。
一定のルールのもと、システムを社員のプライベートにも活用できるよう解放すれば、社員満足度向上につながる福利厚生となるかもしれません。もともと会社に必要な出張手配システムなので、別途で福利厚生費を予算化する必要もなし。社員にとっても会社にとってもお得です。
まとめ
企業が出張手配システムを導入する理由、出張手配システムをDX化するメリットなどについてご紹介しました。
日々の多忙な業務の中、直接的に会社の生産性につながるわけではない「出張手配作業」そのものに多くの手間や時間を取られることは、なるべくなら避けたい課題です。より会社の業務効率化と生産性向上の実現に向け、ぜひ社内DXの一環として出張手配システムを組み込んでみてはいかがでしょうか。
出張手配システム（BTM）をご存知ですか
出張をするためには、出張申請書を作成して承認を受け、出張費を立替払いして航空券を予約・発券し、帰ったら料金の精算という、煩雑な業務があります。
通常業務を圧迫する出張手配業務の手間を省き、効率化してくれるのが出張手配システム（BTM）です。
BTMにもさまざまなシステムがありますので、自社の課題を解決できる、会社にマッチしたシステムを選びましょう。
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手動で管理している場合が多かったと思いますが、今では多くの企業でシステム化されているのです。
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