団体渡航の際に必要な手配と便利なサービス
団体で渡航を行う際の必要な手順から便利なサービスについて
海外視察や社員旅行など、団体渡航の際は、航空券、ホテル、レンタカーなど様々な手配が必要で、手配担当者は膨大な手間と時間をかけることになります。何からはじめたらいいか分からないかもしれません。ここでは、団体渡航に必要な手配と便利な出張手配サービスについてまとめました。
団体渡航をするにあたって必要なこととは
海外航空券の手配
海外渡航の際は、ほとんどの場合、飛行機での移動になるでしょう。航空券の手配が必要です。行先によっては、トランジットやトランスファーが必要になるかもしれません。現地でのスケジュールに合わせて到着するためには、航空券の手配も早めにしておく必要があります。団体の場合は特に、全員分の座席が必要です。ストレスなく快適に移動できるように手配しましょう。
海外ホテルの手配
渡航先で宿泊するホテルの手配も大切です。訪問先に近い立地であることはもちろん、安全面も考慮する必要があります。朝食の有無やコストなども考えて、最適なホテルを探して手配しましょう。
渡航ビザの手配
渡航先の国に合わせて、必要な渡航ビザを取得します。ビザの取得は、取得要件や必要書類が頻繁に変わることがあり、手配担当者が負担に感じやすい業務です。必要に応じて、臨機応変な対応を心掛けるといいでしょう。
現地送迎の手配
空港からホテルに移動する際は、タクシーやリムジンバスを利用することになるでしょう。安全に移動するために、ホテルまでの送迎の手配が必要です。場所によっては地下鉄を利用するかもしれません。治安や到着時刻などを考えて、移動手段を手配します。
海外レンタカーの手配
現地での活動がアクティブな場合は、レンタカーを利用することもあります。レンタカーを利用する場合は、現地についてから手配するのではなく、出発前に手配しておく方が安心です。必要台数を確認して手配してください。
海外鉄道の手配
ヨーロッパなど、地域によっては高速鉄道網が発達していて、鉄道移動が便利なことがあります。飛行機からの乗り継ぎも考えて、移動の効率はもちろんコストがお得な切符を手配することが大切です。
海外Wi-Fiの手配
モバイルWi-Fiルーターがあれば、場所に関係なくパソコンが使えます。携帯電話会社のプランよりレンタルWi-Fiがお得で便利。現地回線を使用して、安全に高速通信ができます。人数分用意しておくといいでしょう。
海外旅行保険の手配
急病やケガなど、出張中の思わぬトラブルへの備えとして海外旅行保険は必須です。クレジットカード付帯の保険では保証しきれない出張中のトラブルに対応する保険を契約しましょう。
通訳・ガイドの手配
商談や視察をスムーズに進めるために、コミュニケーション力の強化として通訳やガイドを依頼することも検討してみてください。専門知識と語学スキルが高い通訳が同席していると充実した出張になるでしょう。
団体渡航をするなら出張手配サービスを検討してみましょう！
団体渡航の手配は、航空券やホテルの手配以外にも、移動や通信の手配など様々なことを手配する必要があります。あらゆる可能性を考慮して、現地で困ることがないよう、そして何より安全を確保できるよう配慮しなければいけません。その業務は、煩雑になりがちです。
出張手配サービスなら、こうした手配業務を一括して代行可能。さらに、出張先でのスケジュール・タスク管理や何かあったときのサポート、精算など、一元的な管理ができます。導入も簡単です。出張手配に煩わされず、本来の業務に集中したいなら、出張手配サービスを検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
団体渡航の手配は、複数名になる分、一人での海外出張より手配すべきことは煩雑になります。スケジュールに余裕をもって手配しないと、人数分の用意ができないかもしれません。そんな煩雑な団体渡航の手配を一括で引き受けてくれるサービスが出張手配サービスです。団体渡航に必要な手配はもちろん、コスト面でも最適な手配をしてもらえます。業務の削減にもつながるサービスです。出張手配から解放されてコストカットもしたいなら、導入をおすすめします。
会社が出張手配システムを導入する目的は、会社の規模や状況によっても異なるはず。目的やニーズに合った、おすすめのシステムをご紹介します！
出張⼿配プラス
まるごとお任せしたいなら
⼿配できる種類の多さで選ぶ
画像引用元：エルクトラベル公式サイト
（https://www.tehaiplus.com/）
新幹線や飛行機（国内外）といったベーシックな移動手段、エクスプレス予約の連携も対応。宿泊施設のほか、会議室などの予約にも対応できます。エリア限定ですが、JR券のQR対応も可能でエリア外の場合は当日中にチケットをデリバリーするサービスもあります。
- 飛行機
- 新幹線
- ホテル
- バス
- レンタカー
- 会議室
- ウィークリー
マンション - 通訳
- 団体旅行
- 渡航ビザ
- 海外Wi-Fi
- 海外ガイド
- 海外旅行保険
- その他
Bzit
経費のコンサルもお願いしたいなら
分析サービス付きのシステムで選ぶ
画像引用元：Bzit公式サイト
（https://www.jtb.co.jp/bzit/）
旅行代理店JTBが提供する出張手配システム。予約できるものはベーシックな内容ですが、使用された出張費用とデータを分析し、よりよい運用方法を提案するサービスを備えています。
- 飛行機
- 新幹線
- ホテル
- バス
- レンタカー
- 会議室
- ウィークリー
マンション - 通訳
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BORDER
海外出張回数がとにかく多いなら
チャットで手配完了のシステムも
画像引用元：BORDER公式サイト
（https://border.co.jp/）
出張手配をチャットで依頼・管理できるシステム。レスが速く小回りもきくため、出張が多く、さらに出張者自らが手配を行っているような会社・事業部向けといえるでしょう。
- 飛行機
- 新幹線
- ホテル
- バス
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マンション - 通訳
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まるごとお任せしたいなら
⼿配できる種類の多さで選ぶ
画像引用元：エルクトラベル公式サイト
（https://www.tehaiplus.com/）
新幹線や飛行機（国内外）といったベーシックな移動手段や宿泊施設のほか、会議室など幅広い予約に対応。エリア限定ですが、当日中にチケットをデリバリーするサービスもあります。
経費のコンサルもお願いしたいなら
分析サービス付きのシステムで選ぶ
画像引用元：Bzit公式サイト
（https://www.jtb.co.jp/bzit/）
旅行代理店JTBが提供する出張手配システム。予約できるものはベーシックな内容ですが、使用された出張費用とデータを分析し、よりよい運用方法を提案するサービスを備えています。
※上記システムの取り扱いサービス数・内容は2022年12月調査時点の情報を基に掲載しております。
※各システムのピックアップ理由は次のようになります。「出張手配システム」…調査範囲内での手配対象の数が最多。「Bzit」…大手旅行代理店の蓄積した情報を基に出張費用を分析するサービスあり。「BORDER」…海外でも対応可能なチャットシステムがあることが明記されている。
