出張の手配をする時の注意点
出張が決定した場合にはまず出張手配を行いますが、手配を行う中で起こりやすいミスがあります。
こちらのページではどのようなミスが発生しやすいのか、また出張手配を行う際に気をつけておきたいポイントについてまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。
出張手配で発生しがちなミス
必要項目の記載ミス・漏れ
出張手配を行う際に発生しやすいミスとして、まず「必要な項目の記載ミスや記載漏れ」が挙げられます。
例えば、出張者が社内で出張申請を行う際に必要な項目について記入を間違ったり、記載漏れがあるといったケースが考えられます。
また、出張申請を受けた経理担当者が管理を行う目的でその出張申請書に記載されているデータをパソコンに打ち込む際、入力ミスや見落としなどの人為的なミスが発生することもあります。
このようなミスを防ぐためにはダブルチェック体制を整えるなどの工夫が必要となってきます。
遠回りのルートのチェック漏れ
出張での交通費精算の申請に起きやすいミスとして、「遠回りのルートのチェック漏れ」というものも考えられます。
出張先での交通費の申請は、最短ルートで申請するのが一般的となっていますが、中には事情があって遠回りせざるを得なかった、という場合もあるでしょう。
このような場合には、遠回りした交通費で申請されてしまうことがありますが、この点によってもチェック漏れが起きないようによく注意しておく必要があります。
通勤定期区間を除外するのを忘れてしまう
出張での交通費精算においては、「出張などで通勤定期区間を利用した」という場合、通勤定期区間を除外した状態で交通費を計算する必要があります。
しかし、うっかりこの区間を除外することを忘れてしまう、というケースも。
こういったことから、経理担当者は申請された内容が通勤的区間と重複していないかどうかをチェックする必要があるのです。
しかし、目視で行っている場合にはどうしても見落としが発生する可能性もあるといえるでしょう。
出張の手配をするときに気を付けるべきポイント
人為的エラーが発生しないようにする
出張手配を行う際には、できるだけミスが発生しないようにすることが大切です。
特に人為的なエラーが発生しないようにすることで、出張手配に関連するミスを大幅に減らすことができるはずです。
そのための対策としては、ダブルチェック体制を整えることでミスを未然に防ぐという方法が考えられます。
また、自社に合ったシステムを使用するのもひとつの方法。手続きを簡素化し、人為的なミスの減少につなげることもできるでしょう。
余裕を持った時間で設定する
出張手配を行う際には、悪天候やアクシデントなどが発生する可能性を考慮したスケジュールを立てておくことが大切です。
ギリギリの時間での計画だと、万が一何かあったときの対応ができなくなってしまう可能性もあるためです。
また、出張日程がたまたま大きなイベントやコンサートなどと重なっていないかという点もチェックしておきたいところ。
このような大規模イベントなどがある日は、飛行機や新幹線、ホテルなどの予約を取ることが非常に難しくなる可能性がありますので、出張が決まった場合にはできるだけ早めのタイミングで手配することが大切です。
海外出張手配の際はパスポートの有効期間に注意
海外出張のある企業の場合に注意したいこととして、パスポート関連のチェックが大切になってきます。
例えば、パスポートは申請から交付まで早くとも1週間程度必要になるために、もしパスポートを持っていないなら早めの申請を行います。
また、パスポートの残存有効期間が6ヶ月以上あること出入国の条件となっている国もありますので、有効期限もしっかりとチェックしておく必要があるといえます。
また、渡航先や渡航の目的によっては、ビザの取得が必要になる場合もありますので、海外出張が決まった場合には大使館や領事館に確認しておきましょう。
まとめ
こちらの記事では、出張手配を行う際に起こることが多いミスにはどのようなものがあるのか？といったこと、また出張手配の際に注意しておきたいポイントなどについてまとめました。
このように出張手配にはさまざまなミスが起こりがちですが、こういったエラーを起こさないためには出張手配システムを導入することが有効といえます。
もし出張手配システムを導入したいと考えている場合には、こちらのサイトでもおすすめのシステムを紹介していますのでぜひ参考にしてみてください。
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