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出張データ管理

管理者にとっても、出張に関する業務はたくさんあります。
ここでは、管理者が行う業務や仕事の流れについて、詳しく解説しています。

出張データ管理の通常フロー

1.出張申請書を受け取り、出張申請を承認する

出張が決まったら、出張する者は出張申請書を作成します。
管理者は申請書を受け取り、出張の目的や出張先、出張にかかる費用など、必要項目が記載されているかしっかりチェックしましょう。
出張が多い会社ですと、その分申請書も多くなるので申請業務に時間がかかってしまうかもしれませんね。しかし、航空券や宿泊費の料金は日々変動しているので、承認の遅れはコスト増大に繋がる可能性が。
できるだけ早く承認を行いましょう。

2.出張者のスケジュールや行動予定を把握しておく

管理者は、出張者の出張日程はもちろん、行動予定もリアルタイムで把握しておくことが望ましいです。
なぜなら、把握しておくことで、カラ出張や経費水増しなどの不正を防止できたり、災害や事故などが起こった時、迅速に出張者の安否確認ができたりと、様々なメリットがあるからです。
出張予定表やスケジュール表を作成しておくといいですね。

3.出張報告書を受け取り、チェックして承認する

出張が終わったら、出張者は出張報告書を作成します。
申請書時と同じように、管理者は報告書の承認を行いましょう。
作成した報告書は、最低でも1回は見直しをさせることをおすすめします。内容次第では、専務や取締役まで確認するかもしれないからです。
誤字脱字はもちろん、内容にも不足はないかなど、見直す点を共有しておくといいですね。
報告書については、管理者と出張者、合わせてのダブルチェックが必要です。

個人でやるデメリット

申請書や報告書の承認に時間がかかってしまう

紙の書類で申請や報告を行っていると、とにかく管理者の承認に時間がかかってしまいます。
内容に不備がないかチェックし、不備があれば出張者に差し戻さないといけません。
そのうえ、出張する社員が多いとその分チェックする書類も多くなり、承認作業だけで膨大な時間を使ってしまいます。
書類の承認作業が管理者の大きな負担になってしまうのですね。

出張者の行動予定やスケジュールが把握できない

出張者ひとりひとりの出張日程や行動予定を把握しておくのは、非常に大変です。
不正防止などのために、「だれが・いつ・どこに・どうやって・いくらかかるか」をリアルタイムで把握しておくことがベストですが、申請書を確認するだけでは分かりづらいですよね。
どのような方法で把握すればよいのか、管理者にとっては悩みどころです。

出張手配システム（BTM）をご存じですか

出張に行く必要のない管理者であっても、出張に関わる業務の負担はけして軽くはありません。
できるなら、効率良く進めたいですよね。
出張手配システムであれば、効率化して業務を行えるようになるのです。
国内には、様々な出張手配システムが存在しています。ですので、会社に合ったシステムを選択することがとても大切。
おすすめのシステムを紹介していますので、ぜひチェックしてくださいね。

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出張手配システムとは、出張手配内容を全てデータ化し、出張手配業務を一括で行うシステムのことです。
出張申請、交通機関や宿泊施設の手配、そして出張経費精算までを一元管理でき、出張業務を効率良く進めることが可能。出張者の行動・日程管理も簡単になります。
手動で管理している場合が多かったと思いますが、今では多くの企業でシステム化されているのです。