出張旅費規程
労務的な視点から作成必須とされる出張旅費規程ですが、財務的な視点においても、節税対策につながるなどの大きなメリットがあります。まだ出張旅費規程を明文化していない会社は、ぜひ早急に作成をして労働基準監督署に提出し、節税へとつなげていきましょう。
ここでは、出張旅費規程の概要、作成するメリット、作成する際に確認しておきたいこと、作成時の注意点などについてまとめています。
出張旅費規定とは
出張旅費規程とは、出張に関する細かい取り決めのこと。交通費、宿泊費、日当、接待交際費など、法人ごとの判断によって様々な内容を取り決めた社則のようなものです。
どのような種類の費用項目を出張旅費とするか、また、それぞれの費用をどの程度にするかは法人の自由ですが、原則として全社員に適用する規定となるため、作成した規定は労働基準監督署へ提出しなければなりません（労働基準法第89条第10号）。
また、出張旅費規程の内容を改訂する場合には、社員の過半数代表者の意見を確認した上で、改めて労働基準監督署へ改訂版を提出することになります。
出張旅費規程を作成するメリット
節税につながる
多くの会社では、出張旅費の中に「日当」を設定しています。出張における「日当」とは、給与とは別に支給される諸経費のこと。出張者の財布から出る細かい支払いに対して、一律の金額で決められた日割手当を「日当」と言います。
「日当」は、会社にとって全額損金に参入できるため、法人税や法人住民税、消費税などの節税につながります。また、「日当」を受け取る社員にとっても、あくまで自身が立替えた経費を受け取った形となるため、所得税や住民税、健康保険料などの課税対象外となります。
もし出張中に社員が「日当」を使わなかったとしても、会社は支払った金額を全額損金算入でき、また社員はもらった金額を全額非課税とすることができます。
経費精算が効率化する
出張に要した様々な出費を1つ1つ正確に経費精算する場合、経理担当者は、出張者から上がった申請内容と1枚1枚の領収書を照合し、その上で適切な仕訳をして処理しなければなりません。忙しい業務の中で経費精算することは、経理担当者にとって大きなストレスです。
一方で、もし出張旅費規程の中に定額支給の要素を交えておけば、定額分を超過したところだけ細かい処理をすれば良いため、経理担当者の作業工数は大幅に減ります。
出張手配が効率化する
出張旅費規程で交通費や宿泊費の上限、距離に応じた利用可能な交通手段、予約可能な座席のグレードなど一定の範囲を定めておけば、その範囲を外れるものは比較検討の対象外となるため、出張手配が効率化します。
出張そのものよりも手間がかかると言われる出張手配。出張旅費規程で手間が少なくなれば、その分だけ本業や出張準備に時間を割くことができるでしょう。
出張旅費規程を作成する際の確認項目
初期設定の段階ではやや作成に手間がかかる出張旅費規程ですが、一度作成してしまえば、以後は長期的に様々なメリットが生まれるため、ぜひ法人各社、出張旅費規程を作成しておきたいものです。
以下では、出張旅費規程を作成する際のポイントについて確認しておきましょう。
1.目的を定める
出張旅費規程を作成する目的を定めます。定めた目的は明文化し、出張旅費規定の冒頭に置きます（例：当規定は、就業規則第3条に基づき、役員・社員が社命により出張・転勤した際、その旅費や手続きについて定めたものである）。
2.適用範囲を定める
出張旅費規程が適用される従業員の範囲を定めます。一般に出張旅費規程の適用範囲は役員と正社員と認識されていますが、会社によっては、契約社員やアルバイト・パート、社外パートナーなどが出張を担うことがあるかもしれません。そのような場合には、本文とは別途で明記しておくようにします。
また、出張旅費規程を出張だけではなく転勤にも適用する場合には、その旨も明記しておきます。
3.「出張」の定義をする
どの範囲までを「出張」とするのか、明確な定義が必要です。「出張」の範囲が曖昧な場合、ちょっとした移動にも出張申請が行われるようになるなど、社内モラルハザードが定着する恐れがあるので、明確に「出張」の定義を行いましょう。
参考までに、多くの会社では「社命による業務で宿泊を伴う場合」「勤務地から移動先までの距離が片道100km以上の場合」を「出張」と定義しているようです。
4.「出張中」の勤務時間を定める
出張中は、社内のタイムカードを押すことができないため、出張中の勤務時間について明確な定めが必要です。
一般的には、出張先での実働時間に関わらず、所定労働時間を勤務したものとみなされています。
交通費について
交通費については、実費精算でも定額支給でも、どちらでも構いません。多くの会社では、交通費の上限額の範囲内で実費精算としているようです。 また、一般的な移動手段は鉄道・航空機・船舶になりますが、公共交通機関が乏しい地方へ出張する場合も想定し、タクシーの利用に関する規定も取り決めておいたほうが良いでしょう。
あわせて、役職等に応じて利用できる座席のグレード（グリーン車、ビジネスクラス）も決めておくことをおすすめします。
宿泊費について
交通費と同様、実費精算でも定額支給でも、どちらでも構いません。現状では実費精算としている会社のほうが、定額支給としている会社よりも僅かに多いようです。
実費精算にする場合には、役職ごとに上限額を決めておくと良いかもしれません。
日当について
日当は定額支給にしている会社が大半です。金額に明確な基準はありませんが、全額会社の損金に参入できるという性格から、あまり高額では違和感があります。社会通念において常識的な範囲内（3,000円など）にしておくべきでしょう。
なお、日当も役職に応じて金額を変えることができます。
6.出張の手続きを定める
出張に関する手続きについて定めます。具体的には、出張申請手続き、出張予定が変更になった際の手続き、旅費の仮払い手続き、出張報告手続き、旅費の清算手続きなどです。
手続きの段取りや方法だけではなく、各手続きを行える期限も明確に定めるようにしましょう。
出張旅費規程を作成するときの注意点
出張旅費規程を作成する際には、主に次の3点に注意しましょう。
全ての役員・社員を規定の対象とする
出張旅費規程は、全ての役員・社員を対象としなければなりません。また、契約社員やパート・アルバイトに出張を命じる可能性がある場合には、その旨も記載しておく必要があります。
なお、役職に応じて日当の支給額や座席クラス（グリーン車など）を変えることは問題ありませんが、変える場合には規定に明記しておく必要があります。
「日当」の金額を高額にし過ぎない
出張旅費規程の「日当」は全額損金に算入することができます。納税額に影響してくる部分なので、あまり高額な日当を設定した場合、税務調査で損金に認められない可能性があるので注意しましょう。
上述しましたが、社会通念において常識的な範囲内の金額に収めるようにします。
出張先での想定外の事態も考慮して作成する
出張者の突発的な事故・病気、出張先での災害・テロなどにより出張期間が延長された場合を想定し、延長中の宿泊費や日当などの具体的な規定も設定しておくようにします。
出張中の旅行傷害保険への加入を規定している会社もあるようです。
まとめ
出張旅費規程の概要、作成するメリット、作成する際に確認しておきたいこと、作成時の注意点などについてご紹介しました。
出張旅費規程の初期設定には手間も時間もかかります。労務や税務の専門家なども交えて作成することになれば、コストもかかることになります。しかしながら、それらのデメリットを考慮したとしても、長期的視野に立てばメリットのほうが圧倒的に多いと理解してください。
また、出張旅費規定を設定した以上は、きちんと運用していくことも大事です。出張手配システムなどを利用して手間を最小限に抑えながら、着実に社内に定着させていきましょう。
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