出張管理・手配システムを23社徹底比較-トラベルパレント » 出張に関するコラム記事一覧 » 出張費用にかかる相場はどれくらい?

出張費用にかかる相場はどれくらい?

露骨に他社に尋ねることができない出張費の額。自社の出張費が高いのか安いのか、気になる方も多いのではないでしょうか。

結論から言うと、出張費は会社によって大きく異なるものではありません。全額経費に算入することができるため、あまり巨額な出張費を立ててしまうと税金逃れが疑われてしまうという事情もあるからです。

ここでは、出張費の定義や国内・国外出張における出張費の相場などについて詳しくご紹介しています。

そもそも出張費とは

出張費とは、出張にかかる各種費用の総称です。たとえば、出張先まで移動するための新幹線代や飛行機代、出張先で滞在するホテル代、ホテルから目的地まで移動する足代、出張者への慰労の意味を込めて給与とは別途で支給する出張手当(日当)などです。

出張費の一つの特徴として挙げられるポイントが、全額経費に落とすことができるということ。交通費や宿泊費などの実費は経費となるのが当然ですが、出張者が実際に出張先で使ったかどうか分からない出張手当(日当)についても、社会通念上の常識的な範囲内の金額であれば旅費交通費として経費に落とすことができます。

なお出張費を経費として落とすためには、事前に詳細な「出張旅費規程」を作成し、労働基準監督署に提出しておかなければなりません

出張費おける諸費の相場を紹介

項目 一般社員 部長クラス
宿泊費(国内) 8,700円 9,800円
宿泊費(国外) 12,000円〜14,000円 14,000円〜16,000円
出張手当(国内) 2,100円(日帰り)〜2,400円(宿泊) 2,700円(日帰り)〜2,900円(宿泊)
出張手当(国外) 4,500円〜4,900円 5,600円

出張費は全額経費とすることができますが、経費は課税対象から除外することができるため、あまり高額な出張費を支給すると脱税を疑われかねません。

出張費の総額は、実際の宿泊費や交通費などの実費と、社会通念上の常識的な範囲と考えられる出張手当(日当)の範囲に収めるようにしましょう。

以下では、一般的な会社における出張費の相場をご紹介します。御社における出張費設定の目安として参考にしてみてください。

宿泊費

  • 国内:8,700~9,800円

国内出張における宿泊費の相場は、1泊8,700~9,800円程度。一般社員が8,700円ほどで、部長クラスが9,800円ほどと考えておけば良いでしょう。いずれも、ビジネスホテルのシングルルームを想定しています。

もちろん、この相場よりも料金の高いホテルに宿泊しても構いませんが、目的が出張である以上、あまり高額なホテルに宿泊する必要はないでしょう。

ただし、出張旅費規程における宿泊費の内容が曖昧な場合、中には高額なホテルを予約してしまう社員が出るかもしれないので、規定では宿泊費の上限を明確に設定しておくことが大切です

  • 国外:12,000~16,000円

国外出張の場合、ホテルのグレードはもとより、渡航する国によって宿泊費の相場が異なります。たとえば渡航先が北米であれば、一般社員が14,000円ほどで、部長クラスが16,000円ほどとなるでしょう。

あるいは渡航先が中国であれば、一般社員が12,000円ほどで、部長クラスが13,000円ほどになるでしょう。日本での宿泊費よりも高くなることが一般的と考えておいてください。

なお、国外における物価は徐々に上昇しているため、出張旅費規程における国外宿泊費の上限額も定期的に見直す必要があります。

出張手当

  • 国内:2,100~2,900円

意外かも知れませんが、出張手当はさほど高くはありません。通常の給与とは別で、会社からの慰労の意味を込めて支給される特別手当なので、あまり高額な出張手当を設定すると税金逃れを疑われるため、適度な金額にしておくことが必要です。

日帰りでの出張の場合、一般社員が2,100円ほどで、部長クラスが2,700円ほど。宿泊を伴う出張の場合には、一般社員が2,400円ほどで、部長クラスが2,900円ほどになります。社長クラスでも4,000円台の会社が一般的です。

  • 国外:4,500~5,600円

役職に加え、渡航する国によって出張手当が異なる傾向があります。
たとえば北米の場合、一般社員が4,900円ほどで、部長クラスが5,600円ほど。中国などの近隣国であれば、一般社員で4,500円ほどの相場となります。

その他出張に関わる経費

交通費

国内出張か海外出張かを問わず、基本的には実費を支給している会社が多いようです。内訳は、新幹線代、飛行機代、タクシー代、船舶代などとなるでしょう。

会社によっては、役職に応じて座席クラスのグレードアップができる規定もあります。「課長以上はグリーン車可」「部長以上はビジネスクラス可」などです。 なお交通費は、シーズンによって変動することがある点に注意が必要です。GWや夏休みなどのシーズンには、交通費が高めになることがあることを理解しておきましょう。

食事代

出張先での食事代については、会社によって取り決めが異なります。「出張中でなくとも食事代はかかるから自費負担が原則」という会社もあれば、「出張という特別な勤務中なので食事代は会社が負担する」という会社もあります。

また、大半の会社では出張手当(日当)を支給していますが、会社によっては、この出張手当の中に食事代を含める場合もあるようです。

接待費用

出張先で取引先の人と一緒に食事を摂る場合があります。この場合、単独で摂る通常の食事とは異なり、仕事(接待)の要素が含まれることから、接待費用として経費で落とすことができるのが一般的です。

なお、接待費用の相場については、国内出張と国外出張で大きな違いがあります。

出張費を削減したいなら?4つの手段とは

オンライン会議の導入や滞在日数の延長で無駄な出張をなくす

出張経費を節約したい場合、まずは出張自体を削減する方法が考えられます。出張削減に有効な方法としては、無駄な出張をなくし、Web会議で代替できるところは代替していくなどが挙げられます。

一度の出張で可能な限り業務を詰め込み、無駄な出張を減らすことによって出張費を節約することが可能です。場合によっては滞在する日数が増えるかもしれませんが、何度も出張を繰り返すことによって交通費がかさむことを考えると、合理的に出張経費を削減できるかもしれません。経費削減のためにも無駄な出張は減らしましょう。

出張費のムダをあぶりだし、他社での改善手段をリサーチする

まず、出張費のムダがどこから発生しているのか探るために、出張費のムダを徹底的にあぶり出します。一覧にしてから、項目ごとに、優先度や削減効果をランキング形式で並べ替えましょう。これはコスト削減全般に共通するやり方です。

出張費のムダが発生する要因がわかったら、その項目において実際にコスト削減に成功した事例を探します。手段として、ネットからの情報収集や他社サービスのコスト削減事例を取り寄せる方法などがあります。その中から自社に合う事例をピックアップしましょう。

出張手配システムで出張費の管理を強化し、ダイレクトに解決する

出張手配システムを利用するという方法もあります。総務の事務コストの削減が可能で、スケールメリットを活かした割引価格でホテルを利用することができます。

システムを利用して出張者本人が宿泊先や交通手段を手配できるため、会社に見られている意識が働き、無駄なコストをかけなくなるのもメリットです。つまり社員の意識改革にもつながります。また、法人向け運賃の利用が可能となる点からも、ダイレクトなコスト削減効果が見込めます。

外部のコンサルや旅行会社に外注する

どのような方法で出張費を削減したらいいのかわからない場合は、ビジネストラベルマネジメントをおこなう外部のコンサルタントや旅行会社に外注する方法もあります。

ビジネストラベルマネジメントとは、委託元の会社に代わって、ビジネストラベル(業務渡航)に必要な宿泊先や交通機関の選定や予約・手配をおこなうことを意味します。国内出張の場合は出張者が各自オンラインで手配することが多いですが、海外出張の場合は手配が複雑になるので、プロに任せた方が出張費削減効果を期待できます。

まとめ

出張費の定義、国内・国外出張における出張費の相場などについて詳しくご紹介しました。

交通費や宿泊費などの実費支給は当然ですが、実費とは異なる出張手当(日当)については、ほぼ全ての会社において社会通念上の常識的な範囲(数千円)に収まります。つまり、出張費の金額は、ほとんどの会社において大きな違いがないということです。

会社にとっては無駄な出張を設定しないこと、また社員にとっては出張の社命をしっかりと全うすることだけを考えておけば良いということでしょう。

「出張手配システム」で出張の無駄を削減

出張を命じる立場としては、社員にしっかりと社命を全うしてもらうよう指示を出すことに専念すれば良いのですが、経理・総務担当者にとっては、そうはいきません。

出張申請の処理、新幹線やホテルなどの予約、その他の様々な出張手配、出張者が帰社後の確認や清算処理など、出張に関連する経理・総務担当者における仕事は膨大です。出張の多い会社では、経理・総務担当者の仕事の多くを出張手配等に割かれることすらあります。

出張手配は大切な仕事の一つですが、その処理業務によって本来行うべき仕事に支障を生じさせるわけにはいきません。

出張手配に関する業務の負担を少しでも軽減させるためには、出張手配システムの利用がおすすめです。ぜひ御社でも出張手配システムの導入を検討していきましょう。

目的別で選ぶおすすめの
出張管理・手配システム
自社にピッタリのシステムを比較

THREE SELECTIONS
目的別・出張手配システム3選
国内には、様々な出張手配システムが存在しています。システムの機能や付属サービスも多種多様。
会社が出張手配システムを導入する目的は、会社の規模や状況によっても異なるはず。目的やニーズに合った、おすすめのシステムをご紹介します!

出張⼿配プラス

まるごとお任せしたいなら
⼿配できる種類の多さで選ぶ

エルクトラベル公式サイト

画像引用元:エルクトラベル公式サイト
(https://www.tehaiplus.com/)

新幹線や飛行機(国内外)といったベーシックな移動手段や宿泊施設のほか、会議室など幅広い予約に対応。エリア限定ですが、当日中にチケットをデリバリーするサービスもあります。

⼿配対象
  • 飛行機
  • 新幹線
  • ホテル
  • バス
  • レンタカー
  • 会議室
  • ウィークリー
    マンション
  • 通訳
  • 団体旅行
  • 渡航ビザ
  • 海外Wi-Fi
  • 海外ガイド
  • 海外旅行保険
  • その他

出張手配プラスの
無料デモ版を申し込む

Bzit

経費のコンサルもお願いしたいなら
分析サービス付きのシステムで選ぶ

Bzit公式サイト

画像引用元:Bzit公式サイト
(https://www.jtb.co.jp/bzit/)

旅行代理店JTBが提供する出張手配システム。予約できるものはベーシックな内容ですが、使用された出張費用とデータを分析し、よりよい運用方法を提案するサービスを備えています。

⼿配対象
  • 飛行機
  • 新幹線
  • ホテル
  • バス
  • レンタカー
  • 会議室
  • ウィークリー
    マンション
  • 通訳
  • 団体旅行
  • 渡航ビザ
  • 海外Wi-Fi
  • 海外ガイド
  • 海外旅行保険
  • その他

Bzitの
資料請求をする

BORDER

海外出張回数がとにかく多いなら
チャットで手配完了のシステムも

BORDER公式サイト

画像引用元:BORDER公式サイト
(https://border.co.jp/)

出張手配をチャットで依頼・管理できるシステム。レスが速く小回りもきくため、出張が多く、さらに出張者自らが手配を行っているような会社・事業部向けといえるでしょう。

⼿配対象
  • 飛行機
  • 新幹線
  • ホテル
  • バス
  • レンタカー
  • 会議室
  • ウィークリー
    マンション
  • 通訳
  • 団体旅行
  • 渡航ビザ
  • 海外Wi-Fi
  • 海外ガイド
  • 海外旅行保険
  • その他

BORDERの
資料請求をする

出張⼿配プラス

まるごとお任せしたいなら
⼿配できる種類の多さで選ぶ

エルクトラベル公式サイト

画像引用元:エルクトラベル公式サイト
(https://www.tehaiplus.com/)

新幹線や飛行機(国内外)といったベーシックな移動手段や宿泊施設のほか、会議室など幅広い予約に対応。エリア限定ですが、当日中にチケットをデリバリーするサービスもあります。

公式サイトを見る

詳細を見る

Bzit

経費のコンサルもお願いしたいなら
分析サービス付きのシステムで選ぶ

Bzit公式サイト

画像引用元:Bzit公式サイト
(https://www.jtb.co.jp/bzit/)

旅行代理店JTBが提供する出張手配システム。予約できるものはベーシックな内容ですが、使用された出張費用とデータを分析し、よりよい運用方法を提案するサービスを備えています。

公式サイトを見る

詳細を見る

BORDER

海外出張回数がとにかく多いなら
チャットで手配完了のシステムも

BORDER公式サイト

画像引用元:BORDER公式サイト
(https://border.co.jp/)

出張手配をチャットで依頼・管理できるシステム。レスが速く小回りもきくため、出張が多く、さらに出張者自らが手配を行っているような会社・事業部向けといえるでしょう。

公式サイトを見る

詳細を見る

       

※上記システムの取り扱いサービス数・内容は2022年12月調査時点の情報を基に掲載しております。
※各システムのピックアップ理由は次のようになります。「出張手配システム」…調査範囲内での手配対象の数が最多。「Bzit」…大手旅行代理店の蓄積した情報を基に出張費用を分析するサービスあり。「BORDER」…海外でも対応可能なチャットシステムがあることが明記されている。

出張をもっと手軽に透明に目的別で選ぶおすすめの出張手配システム
出張をもっと手軽に透明に目的別で選ぶおすすめの出張手配システム