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出張時の領収書を紛失したときの対処法

出張から帰ってきたら、まずは経費精算。でも、大切な領収書をなくしてしまった…。領収書の紛失は、たくさんの経理担当者を悩ませる問題です。

この記事では、領収書がなぜ必要なのか、再発行は可能なのかについて解説します。再発行できなかった場合の対処法や出張経費の精算を効率化する方法もまとめているので、ぜひ参考にしてください。

領収書はなぜ必要?

領収書は、支払いが行われたことを証明する重要な書類です。会社の経費として処理する場合、この証明が不可欠になります。

とくに出張費用の精算では、社員が立て替えた金額の確認や、経費の二重精算を防ぐために領収書の提出が求められます。

領収書がなくても経費計算が認められるケース

しかし、すべてのケースで領収書が必須というわけではありません。

例えば、会社の旅費規程で定められた金額内であれば、領収書の提出が不要なこともあります。また、公共交通機関の利用であれば、料金が明確であるため、特例として領収書の提出が免除されるケースもあります。

とはいえ、領収書をなくしても問題ないと従業員に認識させてしまうと、紛失の発生頻度が高まるかもしれません。基本的に領収書はすべて必要…と考えたほうがよいでしょう。

紛失してしまった場合、再発行は可能?

必要な領収書をなくしてしまった場合は、領収書の発行元に再発行を依頼しましょう。

ただ、領収書の再発行は義務ではありません。金銭の授受があった際には領収書の発行は義務付けられているものの、紛失した場合の再発行については、法的な義務は存在せず、再発行に応じるか否かは、領収書を発行した企業や店舗に委ねられています。

領収書の再発行には、二重計上のリスクや手間が伴います。そのため、再発行を嫌がる企業も少なくありません。領収書の再発行が簡単にできるものではないことを認識し、再発行をしてもらえるかどうか、丁寧にお願いすることが大切です。

領収書を再発行してもらう際の流れ

では具体的に領収書を再発行してもらう際の流れを見ていきましょう。

1.支払い証明書を用意する

まずは、支払いの証明となる書類を準備します。これは、レシートやクレジットカードの明細書などが該当します。

これらは、支払いが行われたことの証明になるため、領収書の再発行を依頼する際の大切な根拠となります。

2.領収書の発行元に再発行を依頼する

支払証明書を準備できたら、次に領収書の発行元に再発行を依頼します。このとき、宿泊した日付やサービスを利用した日時、また利用したサービスの内容など、可能な限り詳細に情報を提供しましょう。

領収書の再発行には、支払いの事実が明らかであることが前提となりますので、ここが非常に重要になります。

また、前述の通り、領収書の再発行には法的義務はありません。相手側にも手間をかけてしまうことを認識し、丁寧に応対することが大切です。

3.再発行してもらえた場合、領収書を受け取る

領収書の発行元が再発行の基準を満たしており、また発行元が再発行を了承してくれた場合、無事に領収書を再発行してもらえることになります。

再発行された領収書には「再発行」という記載があるかもしれませんが、経費処理においては問題ありません。

しかし、後になって紛失した領収書が見つかった場合には、二重申請にならないよう注意が必要です。

領収書の再発行ができなかった場合の対処法

ここまで領収書を再発行してもらう際の流れについて解説してきました。しかし、領収書の再発行を断られるケースもあります。

ここからは、領収書の再発行ができなかった場合の対処法について、ホテルの領収書を紛失してしまったケースを例に紹介します。

レシートを代用する

レシートは、領収書に代わる精算根拠として利用できます。

レシートには宛名がないものの、宿泊料と明細が明記されており、精算日と出張日が一致していれば、会社の業務上の経費として認められることが多いです。

クレジットカードの利用明細票を代用する

クレジットカードで決済した場合、売上明細票が発行されます。

この明細票には、加盟店名やカード利用日、金額が記載されており、支払いが確認できれば領収書と同様に扱えることがあります。

支払証明書(領収証明書)を発行してもらう

領収書の再発行が不可能だったとしても、「支払証明書」や「領収証明書」であれば発行を依頼できることがあります。

これらは料金の支払いを証明する書類で、公的なフォーマットはないものの、支払いの事実を証明するのに使用可能です。

予約確認メールを代用する

オンラインで宿泊予約を行った場合、基本的に予約確認メールが送られてきます。

このメールには予約者名、宿泊ホテル、宿泊料金などが記載されているため、印刷して精算の根拠とすることができます。

宿泊証明書など宿泊事実を証明できる書類を発行してもらう

ホテルから「宿泊証明書」を発行してもらうことで、宿泊の事実を証明できます。この証明書は、宿泊した日を明確に示すものであり、経費精算の際に有効な根拠となります。

それにプラスして、ホテルの公式サイトなどに掲載されている宿泊単価といった資料を添付することで、領収書の代わりにできる可能性があります。

自社様式の支払証明書を使う

あくまで最終手段とですが、自社様式の支払証明書を作成し、ことで、領収書の代わりとして使用することも可能です。これは、支払日、支払先、金額などを記載し、上司の承認を得る必要があります。

領収書を紛失し、再発行ができない場合でも、上記のような方法で経費精算を進めることができます。しかし、各社の経費精算のルールによっては、これらの方法が認められない場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

まとめ

領収書の紛失は、どんなに社員に注意を促したとしても起こり得るトラブルです。紛失してしまった場合は再発行の手間がかかりますし、再発行をしてもらえないケースもあります。

そこでおすすめなのが、出張管理システム(BTM)の導入です。BTMを使えば、新幹線や航空券、ホテルの予約が一括で可能となり、領収書の管理も簡単に。経費精算の手間が大幅に削減でき、出張の管理も効率化できます。経費精算システムとの連携で、さらに業務の効率化を図ることができるでしょう。

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