出張経費削減のためのBTMガイド
出張経費削減の重要性
ビジネスにおいて、出張は必要不可欠な要素の一つです。新たな市場の開拓、顧客との直接的なコミュニケーション、業界イベントへの参加など、出張を通じて得られる機会は数え切れません。しかし、これらの出張には多額の経費がかかります。航空券、宿泊費、交通費、食費など、これら全てが企業の財務状況に大きな影響を及ぼします。特に中小企業やスタートアップの場合、出張経費は運転資金に大きく影響を与える可能性があります。
出張経費削減の重要性は、単に費用を抑えることだけではありません。効率的に資源を配分することで、企業はより多くの出張機会を捉え、ビジネスの拡大につなげることができます。また、無駄な経費を削減することで、その分を社員の福利厚生や研究開発、新たなビジネスチャンスへの投資など、他の重要な領域に再配分することが可能になります。
経費削減は、経営の効率化を図る上での戦略的なアプローチです。出張経費の見直しを通じて、企業は無駄な支出を削減し、財務健全性を高めることができます。また、出張ポリシーの策定や出張手配システムの導入など、出張経費削減に向けた取り組みは、社内のコスト意識を高め、組織全体の意識改革にも繋がります。
出張経費削減対象
航空券の手配
- 国内線・国際線航空券
- 低コスト航空会社（LCC）の利用
- 往復割引、早割、団体割引など
宿泊施設の手配
- ビジネスホテル
- サービスアパートメント
- 民泊サービス（Airbnb等）
交通手段の手配
- レンタカー
- 鉄道（新幹線、地下鉄、電車）
- タクシー、リムジンサービス
会議室やイベントスペースの手配
- ホテルの会議室
- コワーキングスペース
- 専門のイベント施設
食事の手配
- 宿泊施設内のレストラン
- 外部の飲食店でのビジネスランチ、ディナー
通訳・ガイドサービスの手配
- 海外出張時の通訳サービス
- ローカルガイドの手配
ビザ・保険の手配
- 海外出張に必要なビザ申請
- 出張保険の加入
コスト削減対象となりうる項目
- 早期予約による航空券と宿泊施設の割引利用
- 低コスト航空会社（LCC）の活用
- 公共交通機関の利用による移動費用の削減
- グループ割引、法人契約による宿泊料金の削減
- 会議室やイベントスペースの共同利用によるコスト分担
- 食事の手配での団体割引や事前予約割引の活用
- 通訳・ガイドサービスの共同利用や、現地スタッフの活用
- ビザ申請や出張保険の手続きにおけるグループ割引の利用
経費削減がビジネスにもたらすメリット
経費削減は、単にコストを下げるだけでなく、ビジネスに多大なメリットをもたらします。まず、財務状況の改善が挙げられます。経費削減により浮いた資金を賢く再投資することで、企業はより持続可能な成長を遂げることができます。例えば、新しい技術の導入や市場調査、マーケティング活動などに資金を充てることで、ビジネスの競争力を高めることができます。
また、経費削減はリスクマネジメントの観点からも重要です。経済状況が不安定な時代において、無駄な支出を減らすことは、企業が直面するリスクを低減させます。財務の健全性を保つことで、不測の事態が起こった際にも柔軟に対応できる体制を整えることができます。
さらに、経費削減の取り組みは、社員のモチベーション向上にも寄与します。コスト意識を持って仕事に取り組む文化が醸成されると、チーム全体の生産性向上につながります。また、経費削減によって浮いた資金を社員の研修や福利厚生に回すことで、社員の満足度を高め、優秀な人材の確保と定着にも繋がります。
経費削減は、効率的なビジネス運営を実現するための重要なステップです。企業が持続可能な成長を目指す上で、経費削減によって得られるこれらのメリットを最大限に活用することが重要です。
総合的な出張ポリシーの策定
ビジネスの拡大に伴い、出張は避けて通れない要素の一つです。しかし、出張に関わる経費は企業の財務に大きな影響を及ぼすため、効率的な管理が求められます。このためには、総合的な出張ポリシーの策定が不可欠です。
出張ポリシーは、出張の目的、予算、手続き、経費の範囲、承認プロセス、報告義務など、出張に関わる一連のルールや基準を定めたものです。明確な出張ポリシーを策定することで、無駄な経費の削減、プロセスの効率化、そして社員の混乱や不公平感を防ぐことができます。 出張ポリシー策定の第一歩は、出張の目的と必要性を明確にすることです。すべての出張がビジネスの成長に資するものである必要があり、そのための具体的な基準を設けることが重要です。次に、出張に関わる費用の範囲を定めます。これには交通費、宿泊費、食費、その他必要な経費が含まれます。これらの費用に対して上限を設けることで、コスト管理を強化できます。 また、出張の承認プロセスを明確に定めることも重要です。どのレベルの従業員が、どのような条件下で出張を申請できるのか、誰が承認権を持つのかを決定します。承認プロセスを明確にすることで、不要な出張を減らし、経費の適切な管理を促進できます。
さらに、出張後の報告義務に関するガイドラインを設けることも、出張ポリシーの重要な要素です。出張の成果や経費の詳細を報告することで、今後の出張の効率化や経費削減のための貴重なデータを蓄積できます。
総合的な出張ポリシーを策定し、徹底して適用することで、企業は出張に関わるコストを効率的に管理し、ビジネスの持続可能な成長を支えることができます。
予算設定と管理
出張経費の予算設定と管理は、企業の財務健全性を維持する上で極めて重要です。効果的な予算管理は、企業が無駄遣いを防ぎ、資金をより生産的な活動に再配分することを可能にします。
予算設定のプロセスは、過去の出張経費のデータ分析から始まります。過去1年間の出張に関わる総支出をレビューし、交通費、宿泊費、食費など、カテゴリーごとの費用を分析します。このデータは、将来の予算設定の基礎となります。また、業界の動向、経済状況、企業の成長計画などの外部要因も考慮に入れる必要があります。
予算を設定した後は、厳格な管理と監視が必要です。出張申請時には、予算内で収まることを確認し、予算超過の可能性がある場合は事前に対策を講じます。また、出張中の支出に対しても、リアルタイムでのモニタリングを行い、予算を超えそうな場合は速やかに対応策を講じることが重要です。
予算管理の効率化を図るために、出張手配システムや経費管理ツールの導入を検討することも有効です。これらのシステムを活用することで、出張経費の申請、承認、報告のプロセスを自動化し、予算の逸脱を防ぎやすくなります。
予算設定と管理は、企業の出張ポリシーと密接に関連しています。総合的な出張ポリシーの策定と予算管理の効率化を通じて、企業は出張経費を効果的に削減し、ビジネスの成長と財務健全性の両立を目指すことができます。
出張手配システムを活用するメリット
出張手配システムは、企業の出張管理プロセスを効率化し、経費削減に大きく貢献します。従来、出張手配は時間がかかり、手間が多いプロセスでした。航空券の予約からホテルの手配、交通手段の確保まで、多くの段階を踏む必要があります。出張手配システムを活用することで、これらのプロセスが一元化され、大幅な時間短縮と効率化が実現します。また、システムを通じて出張ポリシーに基づいた手配が可能になるため、ポリシー違反による不要な経費発生を防ぐことができます。
さらに、出張手配システムは、出張に関連するすべてのデータを一元管理することができます。これにより、経費の可視化が容易になり、コスト削減のための分析や戦略立案が行いやすくなります。例えば、出張先や時期による費用の変動を分析し、コスト削減につながる具体的なアクションを計画することが可能です。
出張手配システムとは何か？
出張手配システムは、企業の出張管理を一元化し、自動化するためのソフトウェアまたはプラットフォームです。このシステムは、航空券や宿泊施設、レンタカーなどの予約から、出張承認プロセス、経費精算までをサポートします。また、予算管理や出張ポリシーの遵守、レポート作成など、出張に関連する幅広い機能を提供します。
出張手配システムの主な目的は、出張プロセスの効率化とコスト削減です。従業員はシステムを通じて簡単に出張の手配を行え、管理者は出張経費の監視と分析を効率的に実施できます。クラウドベースのシステムが多く、いつでもどこでもアクセス可能であるため、出張の急な変更や必要な情報の確認も容易になります。
システム選定のポイント
出張手配システムを選定する際には、以下のポイントを考慮することが重要です。
- 機能性
企業の出張ポリシーに合致した機能を提供しているか - 使いやすさ
インターフェースが直感的で、従業員が簡単に操作できるか - 統合性
既存の人事管理システムや経理システムとの統合が可能か - コスト
導入コストと運用コストが予算内に収まるか - サポート体制
問題が発生した際のサポート体制が整っているか
出張手配システムによる経費削減の実例
ある中堅企業では、出張手配システムの導入により年間で出張経費を20%削減することに成功しました。この企業では、出張の手配プロセスが従来非常に煩雑で、出張ポリシーの遵守が徹底されていませんでした。出張手配システムの導入により、出張申請から承認、手配、経費精算までのプロセスが一元化され、大幅な効率化が実現しました。また、出張ポリシーに基づいた予算管理が可能になったことで、不要な出費が削減されました。
この実例からもわかるように、出張手配システムの適切な選定と導入は、企業の出張経費削減に大きな効果をもたらします。企業はシステムを最大限に活用することで、出張管理の効率化とコスト削減を実現できます。
会社が出張手配システムを導入する目的は、会社の規模や状況によっても異なるはず。目的やニーズに合った、おすすめのシステムをご紹介します！
出張⼿配プラス
まるごとお任せしたいなら
⼿配できる種類の多さで選ぶ
画像引用元：エルクトラベル公式サイト
（https://www.tehaiplus.com/）
新幹線や飛行機（国内外）といったベーシックな移動手段、エクスプレス予約の連携も対応。宿泊施設のほか、会議室などの予約にも対応できます。エリア限定ですが、JR券のQR対応も可能でエリア外の場合は当日中にチケットをデリバリーするサービスもあります。
- 飛行機
- 新幹線
- ホテル
- バス
- レンタカー
- 会議室
- ウィークリー
マンション - 通訳
- 団体旅行
- 渡航ビザ
- 海外Wi-Fi
- 海外ガイド
- 海外旅行保険
- その他
Bzit
経費のコンサルもお願いしたいなら
分析サービス付きのシステムで選ぶ
画像引用元：Bzit公式サイト
（https://www.jtb.co.jp/bzit/）
旅行代理店JTBが提供する出張手配システム。予約できるものはベーシックな内容ですが、使用された出張費用とデータを分析し、よりよい運用方法を提案するサービスを備えています。
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BORDER
海外出張回数がとにかく多いなら
チャットで手配完了のシステムも
画像引用元：BORDER公式サイト
（https://border.co.jp/）
出張手配をチャットで依頼・管理できるシステム。レスが速く小回りもきくため、出張が多く、さらに出張者自らが手配を行っているような会社・事業部向けといえるでしょう。
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※上記システムの取り扱いサービス数・内容は2022年12月調査時点の情報を基に掲載しております。
※各システムのピックアップ理由は次のようになります。「出張手配システム」…調査範囲内での手配対象の数が最多。「Bzit」…大手旅行代理店の蓄積した情報を基に出張費用を分析するサービスあり。「BORDER」…海外でも対応可能なチャットシステムがあることが明記されている。
