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出張申請書の書き方とは?

従業員が出張する際に承認を与えるための手続きが「出張申請」と言い、提出書類が「出張申請書」です。このページでは出張申請書の意味や書き方、流れなどを紹介するので、ぜひチェックしてください。

出張申請書とは?

そもそも出張申請書とは、出張が必要な時に従業員が会社側に提出する書類のことです。上司が部下に命じるケースだけでなく、従業員から出張を申請するケースでも提出が必要になります。出張申請書を提出。許可が出れば出張に行くという流れです。出張にかかった費用の清算をはじめ、事前に必要な費用を支給してもらう手続きで申請書類が必要となります。

出張申請書の様式は特に決まっていないので、会社が独自に作成したものが使用されています。必要な項目をミスなく記入するようにしてください。もし書類にミスがあれば再提出や、出張後の請求にも支障をきたす場合もあるので注意しましょう。提出期限や緊急時の対応は、社内規定を事前に確認しておくと安心です。

出張申請書は義務?

出張申請書を提出させる企業がほとんどですが、出張申請書は法律で作成を義務づけられている書類ではありません。そのため出張がほとんどないような企業であれば、出張申請書が無いケースもあるでしょう。出張申請書や記載内容、提出の流れなどは会社によって異なってくるので、会社の社内規定に則って対応することが大切です。

出張申請書の書き方・記載する項目

出張申請書は会社ごとで異なるため、書き方・記載項目は会社の指示に従って記入しましょう。会社自体に決まった書類がなく、提出を求められた場合には記載しなければならない必要項目を確認してから作成してください。ここでは一般的な書き方・記載項目について紹介します。

提出日・提出先

提出日は社内規定に則って、西暦または和暦で記載してください。また提出先は会社によって異なりますが、一般的には総務部です。会社によって指定された場所に提出するようにしましょう。ただ様式が決まっている場合には「総務部部長 〇〇殿」と記載されているケースもあるため、様式に従って記載してください。さらに出張申請書を提出期限が定められている場合もあるので、出張が決まった段階で早めに出張申請書を作成・提出することが大切です。期日までに提出できなければ、出張自体が認められない恐れもあります。

申請者の所属・氏名・押印

氏名の記載方法も会社によって異なり、申請者だけの氏名を記入するケースや、同行者全員記入しなければならない場合もあります。もし同行者全員を記入するのであれば上司・同行者を先に記し、最後に自分の氏名を書くようにしてください。近年では押印を省く会社も増えています。

出張先・出張目的

訪問先の会社名・目的地・出張の目的などを記入します。出張の目的には商談・研修・学会などが挙げられるでしょう。できる限り出張の目的は明確に記し、本当に必要な出張だと分かるように記入することが大切です。

出張期間

出張の開始日から終了日までの期間を記入します。この出張期間は報告書・明細書と一致していなければならないため、正確な日程を必ず記すようにしてください。もし出張期間が間違っていれば、出張として認められず自費になってしまうリスクもあるので注意しましょう。

出張時の滞在先(宿泊先)

日帰り出張であれば記す必要はありませんが、宿泊する場合には出張時の宿泊先や宿泊料、施設の連絡先などを記入してください。なにかトラブルが発生した時に滞在先に連絡がくる場合もあるので、ミスのないように記入しましょう。

移動手段・交通費

出張先までの交通手段・ルート・運賃などを記入してください。

出張時の連絡先

緊急時に連絡が取れる携帯電話などを記入してください。

同行者

もし同行者がいるなら、同行者の氏名・所属を記入してください。

出張費用

出張にかかる費用の概算を記入してください。交通費・宿泊費・日当などが当てはまります。

承認欄

出張を上司が承認するために押印する承認欄を設けておきましょう。そのため一つだけでなく、承認者の人数分の空欄が必要となります。

出張申請書の必要性とは?

そもそも出張申請書を提出する意味はあるのでしょうか?出張申請書自体は法律で義務付けられているものではなく、従業員に提出を求めるかどうかは会社が自由に決められます。しかし出張申請書を提出させる企業がほとんどです。それは企業側にとって様々なメリットがあるからでしょう。ここでは出張申請書の必要性について紹介します。

無駄なコストが減らせる

出張申請書を提出させることで、無駄なコスト削減が図りやすくなるでしょう。出張にかかる経費の概算が記載されているので、ある程度出張にかかるコストの見積もりが立てやすくなります。出張コストが管理されていれば、余分な出張費用を計上しにくくなるでしょう。特に出張費用が高額になる場合は、先に予算が立てやすくなるのは大きなメリットと言えます。

不要防止に繋がる

出張申請書を導入することで、不必要な出張を減らせるといった効果も期待できます。出張申請書で出張の目的を明確にすれば、出張が本当に必要かどうかを見極めやすくなるでしょう。不正出張の中には、実際に出張にはいかずに費用だけを請求するケースもあるので注意が必要です。出張申請書があれば、不正出張を防ぐメリットもあります。

さらに出張後に不審な点がある際は申請書を見直すことができ、不正を発覚しやすいでしょう。従業員の出張が多い企業だと、より必要性は高くなります。

証拠書類として使える

出張申請書があれば、税務調査が行われたときに経費の証拠を示す書類として提出できます。出張旅費に関して、基本的に非課税なので税務調査の対象になりやすいので注意しなければなりません。出張費用を明確に証明する書類には出張申請書だけでなく、領収書もあります。そのため出張頻度が多い企業なら出張申請書を取り入れることで、税務調査のリスクを抑えられるでしょう。

出張申請書の手続きの流れ

出張申請の手続きは会社の指示に従って行うことが大切です。もし会社の規定に従わないで出張に行ってしまうと、欠勤扱いになる恐れもあるので注意してください。ここでは一般的な出張申請の手続きの流れについて紹介します。

出張命令票

出張する本人が目的・出張のスケジュールなど必要事項を記し、上司の承認を得ます。会社によっては旅券・新幹線チケットなどは人事部・総務部が発行している場合もあるでしょう。また必要であれば回数券の発行依頼も行うようにしてください。

出張旅費仮受け金の申請と受け取り

出張の内容によっては、多額の費用が発生する場合もあるでしょう。そうなれば後払いが難しいケースもあります。そのため一般的に旅費の前払いが認められているケースも。出張先で多額の現金が必要なケースや接待・贈答品に費用が発生するケースなどが挙げられます。もし前払いが必要であれば、スケジュール的に余裕をもって処理するようにしてください。

出張申請書を提出

上司の許可が得られたら、出張申請書を人事へ提出します。そうすることで勤怠管理上も出張として処理されますので、欠勤扱いになってしまうことはなくなります。海外出張では特に、現地の情勢などにより出張禁止令が出る国などもあります。自社の社員がどこの国へいつまで出張しているかという情報は会社として把握をしておく必要があるのです。宿泊先の予約は人事で一括して取ってくれることもあれば、自分で取ることもあります。また、会社指定のホテルがある場合は指示に従いましょう。

実際に出張する

出張に行くための手続きが完了できれば、実際に出張先へ向かいます。ただ出張前に仕事の引継ぎ事項を伝え、不在でも円滑に業務が進むように対処しておきましょう。また出張期間中でも連絡が取りやすいように電話番号・出張のスケジュールなども伝えておいてください。会社側がスケジュールを把握しておくことで、フライト中や顧客への対応中などのタイミングは連絡を避けてくれるなどの配慮がしやすくなります。また出張にかかった費用に関しては、すべて領収書を受け取りましょう。領収書が出ないときはメモに残しておくことが大切です。

出張旅費精算

出張から無事に帰社すれば、出張旅費の精算が必要になってきます。交通費・宿泊費・接待費・手土産代などを社内規定に則って清算してください。その方法は自分で処理するケースと、人事部や経理部の担当者が処理するケースがあるので、会社の指示に従いましょう。

出張報告書

また出張が終われば、出張内容・場所・成果・課題などを報告書として提出する必要があります。会社によって違いますが、出張報告書に関しても上司から承認をもらい、社長・人事部長など会社全体で回覧するケースも。会社の指示に従って出張の記録を残すようにしましょう。

まとめ

出張申請書は会社にとって重要な書類のひとつです。法的には義務となってはいませんが、出張申請書を導入している企業がほとんどでしょう。もちろん書類作成を手間と感じるかもしれませんが、ワークフローの見直し・システムの導入などを検討してください。システムなどを導入することによって、出張の申請・報告業務などの効率化が図りやすくなるでしょう。

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