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チェーン本部（店舗支援部門・運営部）の担当者を効率化

チェーン展開する企業において、店舗の品質維持や売上向上を担う「チェーン本部（店舗支援部門・運営部）」の存在は欠かせません。日々店舗を巡回する担当者にとって、出張手配や経費精算などの付帯業務は大きな負担となり、本来の店舗指導に集中できないケースもあります。

この記事では、職種特有の出張・移動の課題を整理し、手配業務を効率化してコア業務に注力するための具体的な解決策を解説します。

チェーン本部（店舗支援部門・運営部）の担当者の出張業務とは？

店舗巡回や出張は欠かすことのできない重要な業務です。現場第一主義のチェーンストア運営において、担当者が実際に足を運び、現場の状況を正しく把握することは店舗運営の質に直結するからです。

重要である一方、日々の店舗巡回や出張業務が担当者にとって負担になっているのも事実。なぜ手配業務の負担が大きくなりやすいのか業務実態を整理し、見ていきましょう。

チェーン本部（店舗支援部門・運営部）の担当者とは？

チェーン本部の担当者が出張を行う主な目的は、現場である各店舗の運営状況を直接確認し、適切な指導やサポートを行うことです。役割を担う職種は企業によって異なりますが、主にSV（スーパーバイザー）、エリアマネージャー、OFC（オペレーション・フィールド・カウンセラー）、ラウンダーなどが該当します。

担当者は、エリア内の複数店舗を受け持ち、定期的に現場へ赴きます。具体的な業務内容としては、店長やアルバイトスタッフに対する接客・オペレーション指導、売上データに基づく改善提案、キャンペーン時の陳列応援、販促物の設置などが挙げられます。

店舗のQSC（品質・サービス・清潔さ）が自社の基準通りに保たれているかをチェックし、本部の方針を浸透させると同時に、現場の課題を本部にフィードバックする役割も担っています。デスクワークではなく、現場に赴く「出張・移動」が業務の多くを占めているのが特徴です。

「出張・移動」の特徴

店舗支援部門や運営部の担当者が行う出張は、一般的な営業職が特定の取引先を訪問する出張とは異なる特徴を持っています。

1日に複数店舗を回る「周遊型」の移動

チェーン本部の担当者の場合、1回の出張で担当エリア内の複数店舗を次々と回る「周遊型（ホッピング型）」の移動スタイルが多く見られます。

例えば「午前中にA店で新商品の陳列指導を行い、午後は離れたB店へ移動して店長と面談、夕方にはC店でピークタイムの状況を確認する」といったスケジュールが日常的に組まれるのです。

そのため、単一の往復チケットを手配するだけでなく、点から点への移動ルートをいかに無駄なく繋ぐかが重要になります。

公共交通機関とレンタカーの併用

店舗の立地は、駅前や繁華街などのアクセスが良い場所ばかりではありません。幹線道路沿いのロードサイド店舗や、交通機関の便が良くない郊外店舗、地方店舗を訪問する機会も多くなり、赴く際には販促物やキャンペーン用の備品を持ち運ぶケースもあります。

そのため、新幹線や飛行機の利用や現地でレンタカーを借りて各店舗を巡回する「公共交通機関とレンタカーの併用」なども不可欠。各種移動手段への手配工数が増加する要因となっています。

直前予約や急なスケジュール変更が多い

店舗運営には予期せぬトラブルが発生することもあります。例えば、店舗の設備故障、スタッフの急な欠勤によるヘルプ対応、お客様からのクレーム処理など、突発的な事象が発生した場合には、急遽出張が必要となるケースも。

出張の最中であっても、「予定していたD店の訪問を明日に変更し、急遽トラブルが起きたE店へ向かう」といったスケジュール変更も起こり得ます。移動は、天候による影響も受けやすいため、変更可能なチケットを手配したり、当日にホテルを探したりと、臨機応変な対応が求められる傾向があります。

チェーン本部（店舗支援部門・運営部）の担当者ならではの出張手配の課題

高い移動頻度と複雑になりがちな業務特性から、手配業務や事後処理に至るまで、様々な場面で課題が生じやすくなります。ここでは、担当者ならではの特有の課題について詳しく見ていきましょう。

経費精算の件数が膨大になる

1日に何度も移動を繰り返すため、それに伴い発生する経費の項目も多岐にわたります。電車やバスの運賃、レンタカーの利用代金、コインパーキングの駐車場代、有料道路の通行料、ガソリン代、複数日にまたがる場合の宿泊費など、細かい支出が積み重なります。

これらの領収書保管と帰社後の複雑な経費精算が、出張者と経理部門双方の時間を奪い、組織全体の生産性を低下させる要因となります。

宿泊先・交通手段の確保が難しいエリアがある

全国に展開しているチェーン店の場合、出張先は都市部に限りません。宿泊施設の数が少ない地方都市への出張も考えられます。

予算内で適切なホテルを見つけることが困難なケースや、公共交通機関の運行本数が少ないため、交通手段の確保やルート検索に想定以上の時間を費やしてしまうことも課題の一つです。

スケジュール管理と移動ルートの最適化が困難

1日に複数店舗を回る出張では、個々の社員が独自の判断で回る店舗やルートを決めていると、無駄な移動時間やガソリン代が発生するなど、非効率な移動になりがちです。管理者が、「誰が・いつ・どこを・どのようなルートで移動しているのか」という全体像を正確に把握しきれないという問題もでてきます。

業務管理の面だけでなく、万が一出張先で災害が発生した場合や、トラブルに巻き込まれた際の安否確認が遅れるといった、企業の安全管理上の懸念にも繋がります。

チェーン本部（店舗支援部門・運営部）の担当者の出張手配を効率化するポイント

課題を解決するためには、組織全体で出張手配の仕組みを見直すことが効果的です。本来の業務である店舗指導や運営改善に集中するための出張手配を効率化する具体的な解決策を紹介します。

レンタカーやホテルの「法人契約」を活用する

まず検討したいのが、利用頻度の高いレンタカー会社や特定のビジネスホテルチェーンと「法人契約」を結ぶことです。法人契約を締結することで、一般料金よりも割安な特別料金で利用できる場合もあり、年間を通じて出張費が発生する企業にとってはコスト削減が見込めます。

空室・空車検索や予約手続きが簡素化されるほか、支払いを会社宛ての「月次一括請求」にまとめることが可能になります。出張者が現地で立替払いをする頻度が減り、経理部門の精算処理や領収書管理の負担を軽減することができるでしょう。

出張手配システム（BTM）を導入する

出張手配システム（以下、BTM）とは、新幹線、航空券、宿泊施設、レンタカーなどの検索・予約から、出張申請、会社への一括請求・精算までを、一つのシステム上で一元管理できる法人向けサービスです。

BTMを利用すれば、複雑な周遊ルートに合わせた複数手配もシステム上でスムーズに行えます。チケット代金などは会社へ一括請求されるため、個人の立替払いの負担を大幅に軽減できます。

システム画面から出張者の動向をデータとして把握できるため、会社の危機管理の面でも役立ちます。多くのチェーン店舗を持つ企業にとって、出張に関わる管理コストや事務作業時間を削減する上で高い効果が期待できます。

アウトソーシング（手配代行）を検討する

社内の事務リソースが不足している場合や、システム導入だけでは複雑な手配をカバーしきれない場合は、出張手配を代行会社へ委託する「アウトソーシング（手配代行）」を検討するのも一つの手段です。効率的な移動ルートの作成から、交通機関や宿泊先の手配を代行してもらえます。

複雑な旅程作成やチケット手配をプロに任せることでコスト削減も期待でき、急なスケジュール変更やキャンセル対応なども代行してもらえるため、担当者の手配に関わる作業負担を減らし、業務効率化に繋げることができます。

まとめ

チェーン本部の担当者の出張は、1日に複数店舗を巡回する「周遊型」であり、公共交通機関とレンタカーを併用など複雑な移動が必要になってくるのが特徴です。急な予定変更も発生しやすく、経費精算の煩雑さや地方での宿泊先確保、効率のために移動ルートの最適化が必要など、職種ならではの課題を抱えています。

これらを解決するためには、レンタカーやホテルの法人契約の活用、BTM（出張手配システム）の導入やアウトソーシングの活用が効果的です。

担当者が本来の店舗指導業務により注力できる環境を整えるためには、移動時間の削減と事務作業の圧縮が鍵となります。チェーンストア運営の効率化のためにも、まずは自社の出張実態に合った出張手配システム（BTM）の活用をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、出張手配システム（BTM）の比較や、レンタカー・ホテルの法人契約に関する詳しい情報もまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

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