出張手配のやり方
出張手配は会社によってさまざまです。
出張旅費規定などの社内規則の範囲内であれば出張者本人が交通手段や宿泊先をすべて手配・予約している場合もあります。
また、会社が航空会社や代理店などと法人契約を結び、個人が予約するパターンのほか、総務部などが予約をおこなうパターンなど、出張手配の方法は各社で異なるのが実情です。
出張手配のやり方は、手配を行う人によって違う
出張者本人で行う場合
出張者本人がインターネット経由で交通機関や宿泊施設を予約します。
早期予約やセットプランなどを利用すれば、通常価格よりも割安で手配することも可能です。
手配の際には、社内規定を確認したうえで、行き先・目的などを明記した出張申請書を上司に提出して承認を得る必要があります。
総務部・経理部が行う場合
会社によっては、総務部や経理部が出張手配を担当していることがあります。
この場合、出張者本人が交通機関や宿泊施設の予約をする必要はなく、出張申請書の作成のみで済みます。
総務部や経理部は社内規定をはじめとした会社独自のルールに精通した部署であることから、ミスや手配もれの可能性も低いでしょう。
出張手配を効率化するサービス
システム
煩雑な手続きの多い出張手配を簡潔化するための出張管理システムやクラウド上のサービスも存在します。
これらのシステムを活用することで、交通機関や宿泊施設、レンタカーの手配などが簡単におこなえるようになります。
また、出張経費の申請・承認などをワークフロー化し、社内手続きを簡略化することも可能です。
システムによっては社内規定に合わせた設定ができるものもあります。
外注
出張手配を専門としてサービスを提供する会社や代行会社は、出張手配にかんするノウハウや実績が豊富であることから、スピーディかつ確実に手配を進められます。
月額利用料やシステム導入費などが必要になることが多いものの、安価に利用できるサービスも増えています。
また、旅行会社でも、事業の一環として出張手配の代行を手がけているところがあります。
大手旅行会社などでは、出張手配に特化したシステムを採用するなど、申請から各種手配までをワンストップで進めることも可能です。
【対応者別】出張手配のやり方
秘書が上司の出張を手配する場合
秘書として出張手配をおこなう場合、出張の内容について、さまざまな項目について事前に確認しておく必要があります。
秘書の独断ではなく、上司の好みに合わせたり、上司に時間を取らせないよう、過去の記録から判断したりして手配をすることが重要です。
出張の内容確認
上司の出張が決まった場合、出張の目的や日程、行先や移動手段のほか、他に参加者はいるかどうかなどを確認しなければなりません。
会議やイベントなど、出張の目的によって現地での過ごし方も変わってくるでしょう。
上司が休みやすいよう、好みに合う部屋を用意し、場合によっては美味しい食事を手配することも必要になります。
また、飛行機や新幹線、タクシーといった交通手段についてもしっかり確認し、上司の希望や過去の記録を考慮したうえで手配の準備をします。
交通機関の予約
新幹線の予約をする場合は、まず座席のクラスや好みを上司に確認します。
自由席・指定席・グリーン車などはもちろん、座席は通路側・窓側のどちらがいいのかなども確認しなければなりません。
社内規定で座席のクラスが決められていることもあるので、併せて確認が必要です。
飛行機の場合は、国内線と国際線では確認すべき内容が若干変わりますが、国際線では次の事項について確認してから予約をおこないます。
- 氏名（ローマ字）
- 生年月日
- パスポート番号
- 航空会社
- 搭乗するクラス
- マイレージ番号およびマイル利用によるアップグレードについて
- 渡航ビザなどの期限
新幹線と同様、座席などについて上司の好みを確認してからの手配が必要です。
日程・旅程の作成
交通機関や宿泊施設の予約が済んだら、出張手配の情報を「日程表」や「旅程表」にまとめます。
アジェンダなどを中心にした行程、航空券の写しや宿泊施設の情報などのほかに、現地での会議場所の情報（地図やナビなど）を盛り込むのが一般的です。
緊急連絡先についても必ず記載します。
紙の資料以外にも、PDF形式にしておけば、タブレットやスマホなどからも確認しやすいでしょう。
こうした日程・旅程にかんする情報をまとめておくことで、上司との情報共有ができるだけでなく、突然のトラブルや予定変更の際にも慌てずに済みます。
出張者本人で手配する場合
社内規定の確認
出張の際には、出張旅費規定などの社内規定をしっかり確認しなければなりません。
出張旅費規定とは、出張に関わるさまざまな費用についての条項で、出張手配はこの規定に則っておこなわれる必要があります。
社内規定を確認せず、誤った経費や交通費を請求した場合、故意ではなくても「不正」として処分の対象となるリスクがあることを知っておきましょう。
結果的に遠回りとなってしまった交通費や、社内規定で認められていない交通機関の利用なども、不正として扱われる可能性があります。
交通機関・宿泊施設の手配
次に交通機関・宿泊施設の予約をおこないます。
交通機関は、悪天候やアクシデントによって出発時間が変わってしまうことがあります。
そのため時間に余裕をもってチケット類の予約をする必要があります。
また、宿泊施設を予約する際も、交通機関の駅や実際に仕事をする場所、訪問先などからの距離を確認し、アクセスの良いところを選ばなければなりません。
Wi-Fiなど通信設備が整っているかどうかも重要なチェックポイントです。
現地で混雑が予想されるイベント等がないか確認
また、まれに出張と同じタイミングで有名なイベントやコンサートなどが開催されることがあります。
こうしたイベントと出張が重なってしまった場合、交通機関や宿泊施設の予約が取れなくなってしまいます。
そのため、出張が決まった段階で、出張先周辺で混雑が予想されるイベントやコンサートがないか確認するようにしましょう。
交通機関や宿泊施設の手配も早めに済ませておくと安心です。
目的別で選ぶおすすめの
出張管理・手配システム
自社にピッタリのシステムを比較
会社が出張手配システムを導入する目的は、会社の規模や状況によっても異なるはず。目的やニーズに合った、おすすめのシステムをご紹介します！
出張⼿配プラス
まるごとお任せしたいなら
⼿配できる種類の多さで選ぶ
画像引用元：エルクトラベル公式サイト
（https://www.tehaiplus.com/）
新幹線や飛行機（国内外）といったベーシックな移動手段、エクスプレス予約の連携も対応。宿泊施設のほか、会議室などの予約にも対応できます。エリア限定ですが、JR券のQR対応も可能でエリア外の場合は当日中にチケットをデリバリーするサービスもあります。
- 飛行機
- 新幹線
- ホテル
- バス
- レンタカー
- 会議室
- ウィークリー
マンション - 通訳
- 団体旅行
- 渡航ビザ
- 海外Wi-Fi
- 海外ガイド
- 海外旅行保険
- その他
Bzit
経費のコンサルもお願いしたいなら
分析サービス付きのシステムで選ぶ
画像引用元：Bzit公式サイト
（https://www.jtb.co.jp/bzit/）
旅行代理店JTBが提供する出張手配システム。予約できるものはベーシックな内容ですが、使用された出張費用とデータを分析し、よりよい運用方法を提案するサービスを備えています。
- 飛行機
- 新幹線
- ホテル
- バス
- レンタカー
- 会議室
- ウィークリー
マンション - 通訳
- 団体旅行
- 渡航ビザ
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BORDER
海外出張回数がとにかく多いなら
チャットで手配完了のシステムも
画像引用元：BORDER公式サイト
（https://border.co.jp/）
出張手配をチャットで依頼・管理できるシステム。レスが速く小回りもきくため、出張が多く、さらに出張者自らが手配を行っているような会社・事業部向けといえるでしょう。
- 飛行機
- 新幹線
- ホテル
- バス
- レンタカー
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- ウィークリー
マンション - 通訳
- 団体旅行
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画像引用元：エルクトラベル公式サイト
（https://www.tehaiplus.com/）
新幹線や飛行機（国内外）といったベーシックな移動手段や宿泊施設のほか、会議室など幅広い予約に対応。エリア限定ですが、当日中にチケットをデリバリーするサービスもあります。
経費のコンサルもお願いしたいなら
分析サービス付きのシステムで選ぶ
画像引用元：Bzit公式サイト
（https://www.jtb.co.jp/bzit/）
旅行代理店JTBが提供する出張手配システム。予約できるものはベーシックな内容ですが、使用された出張費用とデータを分析し、よりよい運用方法を提案するサービスを備えています。
※上記システムの取り扱いサービス数・内容は2022年12月調査時点の情報を基に掲載しております。
※各システムのピックアップ理由は次のようになります。「出張手配システム」…調査範囲内での手配対象の数が最多。「Bzit」…大手旅行代理店の蓄積した情報を基に出張費用を分析するサービスあり。「BORDER」…海外でも対応可能なチャットシステムがあることが明記されている。
