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BTM(ビジネストラベルマネジメント)で出張コストの適正管理を実現

出張コストがどれくらいかかっていて、どのくらいの無駄が発生しているのかを把握できている企業は、それほど多くありません。特に海外出張になると、コストの大きさの割に管理が甘くなっているのが現状ではないでしょうか。出張管理をきちんとおこない経費を削減したいと考えている企業が導入したいのがBTM（ビジネストラベルマネジメント）です。ここでは、BTMがどのようなものか、また導入によって期待できる効果についてまとめました。

BTMを導入するとコストが削減される？

BTMは、総合的な出張手配サービスのことです。出張に関するあらゆる業務を専門の出張手配サービスが一元化して、業務の効率化を図ります。これまでの出張手配のデータに基づいて最適化された出張手配ができるようになるのがBTMのメリット。BTMを通して出張手配すると、各社員がそれぞれ行った手配がひとつにまとまります。スケールメリットによるコストカットも可能に。旅費や手配業務、精算業務など、様々なコストの削減が期待できます。

BTMが目指すのは経費削減

BTMでは、経費削減が主な目標です。海外出張や研修・視察などでの海外渡航で必要なあらゆるプロセスを総合的に管理します。航空券やホテルの手配、パスポートやビザの取得、スケジュール作成、旅行保険への加入、危険情報の提供など、対応範囲の広さが特徴です。

付き合いのある業者に任せると、相場より高くても気づかないことが多々あります。社員に任せると、社員の好みで費用に差が生じがちです。BTM導入によって、こうした海外出張における無駄な経費の削減が実現します。

海外の出張で管理が甘くなりがちな海外出張費を管理

海外出張の経費は、どうしても管理があまくなりがちです。出張手配を任せる先は、専門部署・旅行会社・社員個人などがあります。誰に任せるかは企業によって異なりますが、任せたままで、その手配内容が適正なのかについて検証していないところが多いでしょう。本業の直接経費にはシビアですが、渡航費用は個々の経費について精査できないのが現状です。

海外出張費の管理が甘くなる原因は、精査する基準を作成できず、検証に時間がかかってしまうからだと言えます。BTMを導入すれば、データに基づく判断ができるため、自社の人員を使って検証しなくても、出張費を適正に管理可能です。

出張手配システムでは海外でもオペレーターとのやりとりが可能

サービスの中には、海外出張中にもオペレーターとのやりとりができるものがあります。24時間対応しているサービスであれば、現地でトラブルが起こったときにも安心です。BTMのサービス内容は業者によって異なります。あらゆる想定を踏まえて、対応幅が自社に適しているサービスを選ぶといいでしょう。

まとめ

出張手配サービスがBTMです。出張に関するあらゆる業務が一元化できます。その最も大きな目的は、経費削減。特に甘くなりがちな海外出張における航空券やホテル代などの出張費をデータに基づいて最適化し、経費削減につなげます。コスト以外にも、出張中のスケジュール作成や行動記録にも対応。出張者本人の業務負担が軽減されるとともに、出張管理が簡単になります。国内出張専門・海外出張にも対応・海外出張時にもオペレーターとのやり取りが可能など、BTMサービスの範囲は様々です。必要なサービスに対応しているBTMを選んでください。

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出張手配システムとは、出張手配内容を全てデータ化し、出張手配業務を一括で行うシステムのことです。
出張申請、交通機関や宿泊施設の手配、そして出張経費精算までを一元管理でき、出張業務を効率良く進めることが可能。出張者の行動・日程管理も簡単になります。
手動で管理している場合が多かったと思いますが、今では多くの企業でシステム化されているのです。