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仮払金・精算

出張精算業務は、出張者にとっても経理にとっても、作業量が多いもの。
ここでは、仮払金・精算業務の一般的な流れなどについて詳しく解説しています。

仮払金・精算の通常フロー

1.出張費の仮払金申請書を作成する（出張者）

出張が決まったら、出張者は出張申請書とともに仮払金申請書を作成し、経理に提出します。
交通費が高額になる、接待で現金がいるなどの理由で出張経費が大きくなりそうな場合、会社から仮払いをしてもらうためです。
会社側が現金を準備する必要があるので、早めに提出するよう心掛けましょう。

2.出張精算書を作成し、書類を経理に提出（出張者）

出張が終わったら、出張者は経費の精算を速やかに行いましょう。
領収書やレシートを添付した出張精算書を作成し、上司の承認を得たら、経理に提出します。
特に、仮払金の翌月繰越は望ましいものではありません。速やかな提出をおすすめします。

3.出張精算書を受け取り、精算業務を行う（経理）

経理は、提出された出張精算書をもとに、精算業務を行います。
領収書の管理や申請内容の確認、内訳データの打ち込みなど、経理の業務量は膨大です。
内訳に不明な点が見つかったり、書類に不備があったりすると、その確認作業も行わないといけません。

個人でやるデメリット

出張精算書を作成する時間が取れない（出張者）

出張精算書は、レシートや領収書の添付など、手間を要する作業が多いです。
さらに、精算書と同時進行で、出張報告書も作成しないといけません。
出張精算書をじっくりと作成する時間がなかなか取れないというデメリットがあります。

精算業務が多く、負担になる（経理）

経理にとって、出張経費の精算は業務量が多く、大変な苦労を伴うものです。
書類などに不明な箇所があれば、出張者本人に確認をしないといけません。現場から疎ましく思われることもあり、精神的負担も大きくなってしまいます。

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出張精算は、出張者にとっても経理にとっても、大きな負担となっている業務です。
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