仮払金・精算
出張精算業務は、出張者にとっても経理にとっても、作業量が多いもの。
ここでは、仮払金・精算業務の一般的な流れなどについて詳しく解説しています。
仮払金・精算の通常フロー
1.出張費の仮払金申請書を作成する（出張者）
出張が決まったら、出張者は出張申請書とともに仮払金申請書を作成し、経理に提出します。
交通費が高額になる、接待で現金がいるなどの理由で出張経費が大きくなりそうな場合、会社から仮払いをしてもらうためです。
会社側が現金を準備する必要があるので、早めに提出するよう心掛けましょう。
2.出張精算書を作成し、書類を経理に提出（出張者）
出張が終わったら、出張者は経費の精算を速やかに行いましょう。
領収書やレシートを添付した出張精算書を作成し、上司の承認を得たら、経理に提出します。
特に、仮払金の翌月繰越は望ましいものではありません。速やかな提出をおすすめします。
3.出張精算書を受け取り、精算業務を行う（経理）
経理は、提出された出張精算書をもとに、精算業務を行います。
領収書の管理や申請内容の確認、内訳データの打ち込みなど、経理の業務量は膨大です。
内訳に不明な点が見つかったり、書類に不備があったりすると、その確認作業も行わないといけません。
個人でやるデメリット
出張精算書を作成する時間が取れない（出張者）
出張精算書は、レシートや領収書の添付など、手間を要する作業が多いです。
さらに、精算書と同時進行で、出張報告書も作成しないといけません。
出張精算書をじっくりと作成する時間がなかなか取れないというデメリットがあります。
精算業務が多く、負担になる（経理）
経理にとって、出張経費の精算は業務量が多く、大変な苦労を伴うものです。
書類などに不明な箇所があれば、出張者本人に確認をしないといけません。現場から疎ましく思われることもあり、精神的負担も大きくなってしまいます。
出張手配システム（BTM）をご存じですか
出張精算は、出張者にとっても経理にとっても、大きな負担となっている業務です。
少しでも効率良くできたら…と思いますよね。
出張手配システムは、出張精算業務を一括で行えるので、負担を軽くしてくれます。
国内には、様々な出張手配システムが存在しています。ですので、会社に合ったシステムを選ぶことがとても大切。
おすすめの出張手配システムを紹介していますので、ぜひチェックしてくださいね。
目的別で選ぶおすすめの
出張管理・手配システム
自社にピッタリのシステムを比較
会社が出張手配システムを導入する目的は、会社の規模や状況によっても異なるはず。目的やニーズに合った、おすすめのシステムをご紹介します！
出張⼿配プラス
まるごとお任せしたいなら
⼿配できる種類の多さで選ぶ
画像引用元：エルクトラベル公式サイト
（https://www.tehaiplus.com/）
新幹線や飛行機（国内外）といったベーシックな移動手段、エクスプレス予約の連携も対応。宿泊施設のほか、会議室などの予約にも対応できます。エリア限定ですが、JR券のQR対応も可能でエリア外の場合は当日中にチケットをデリバリーするサービスもあります。
- 飛行機
- 新幹線
- ホテル
- バス
- レンタカー
- 会議室
- ウィークリー
マンション - 通訳
- 団体旅行
- 渡航ビザ
- 海外Wi-Fi
- 海外ガイド
- 海外旅行保険
- その他
Bzit
経費のコンサルもお願いしたいなら
分析サービス付きのシステムで選ぶ
画像引用元：Bzit公式サイト
（https://www.jtb.co.jp/bzit/）
旅行代理店JTBが提供する出張手配システム。予約できるものはベーシックな内容ですが、使用された出張費用とデータを分析し、よりよい運用方法を提案するサービスを備えています。
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BORDER
海外出張回数がとにかく多いなら
チャットで手配完了のシステムも
画像引用元：BORDER公式サイト
（https://border.co.jp/）
出張手配をチャットで依頼・管理できるシステム。レスが速く小回りもきくため、出張が多く、さらに出張者自らが手配を行っているような会社・事業部向けといえるでしょう。
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画像引用元：Bzit公式サイト
（https://www.jtb.co.jp/bzit/）
旅行代理店JTBが提供する出張手配システム。予約できるものはベーシックな内容ですが、使用された出張費用とデータを分析し、よりよい運用方法を提案するサービスを備えています。
※上記システムの取り扱いサービス数・内容は2022年12月調査時点の情報を基に掲載しております。
※各システムのピックアップ理由は次のようになります。「出張手配システム」…調査範囲内での手配対象の数が最多。「Bzit」…大手旅行代理店の蓄積した情報を基に出張費用を分析するサービスあり。「BORDER」…海外でも対応可能なチャットシステムがあることが明記されている。
