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経理・総務のメリット

出張手配や精算は、多くの時間や手間がかかって大変な業務ですよね。
ここでは、経理・総務にとって、出張手配システムを導入するメリットを詳しく説明しています。

経理・総務にとってのメリット

出張予約を一括手配でき、かかる時間や手間をカット

出張手配システムを導入するメリットとして、まず出張手配に要する手間や時間を大幅にカットできることが挙げられます。
宿泊施設や交通機関をまとめて予約でき、出張予約の一括手配・一元管理が可能。
総務の作業効率が格段にアップします。

一括精算サービスで精算業務をスムーズに

一括精算機能で精算業務をスムーズに行えるようになります。
出張精算のチェック業務は、他の経費精算に比べて不備が多くなりがち。
ですが、システムを導入して一括積算サービスが利用できるようになると、仮払金の事前準備や出張者の立替払いがなくなり、後日経理が行う精算業務の負担を軽減できます。

わかりづらかった領収書の内訳も一目で把握

出張者が出張を立替手配している場合、出張手配システムを利用すると、精算に上がってくる領収書の内訳が一目で把握できることがメリット。
出張費の内訳を管理しやすくなり、経理担当者の手間を削減できます。

出張手配システム（BTM）をご存じですか

出張手配システムの導入は、出張手配にかかる時間や手間をぐんと省ける、一括精算も可能になるなど、総務・経理担当者にとって様々なメリットがあります。
それぞれの業務をスムーズに行うことができるので、仕事の生産性も格段に上がるでしょう。
出張手配システムは多くの種類があるため、会社の規定に合ったものを選ぶことが大切。
国内に存在する様々な出張手配システムを紹介していますので、ぜひチェックしてくださいね。

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対象の立場に響く、システム導入を進言する際の例文

例文１

「出張手配に時間や手間がかかっていましたが、システムを導入することで、スムーズに手配を行うことができます」

解説：出張手配は切符やホテルの手配など様々な業務があり、予約サイトも多く、別々に行っていると時間も手間もかかってしまいます。システムを導入することで、交通機関や宿泊施設を一括手配が可能になるため、業務の負担を軽減することができるのです。

例文２

「出張経費の精算業務はチェックに時間がかかっていましたが、システム導入によってスムーズに行えるようになります」

解説：出張経費の積算業務は、申請内容の確認や領収書の管理など、経理の負担がとても大きいもの。領収書に不明な箇所があったり不備があったりする場合も多いので、確認にも時間がかかってしまいます。システムを導入すると一括精算サービスを利用できるようになり、かかる時間も手間も大幅に短縮できるようになるのです。

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出張手配システムとは、出張手配内容を全てデータ化し、出張手配業務を一括で行うシステムのことです。
出張申請、交通機関や宿泊施設の手配、そして出張経費精算までを一元管理でき、出張業務を効率良く進めることが可能。出張者の行動・日程管理も簡単になります。
手動で管理している場合が多かったと思いますが、今では多くの企業でシステム化されているのです。