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電車や新幹線の領収書の取得方法は？

こちらのページでは、仕事で電車や新幹線に乗ったときの領収書の取得方法などについてまとめています。

切符の領収書を取得する方法

電車や新幹線を利用し、その料金を経費にする場合には、切符の領収書を取得することになります。

領収書を取得する方法は、どのように切符を購入したかによって異なります。例えば券売機で購入した場合、ICカードで購入した場合、金券ショップで購入した場合などそれぞれ異なる取得方法となりますので、どのような対応が必要になるかをあらかじめ確認しておくことがおすすめです。

券売機で領収書を発行する方法

新幹線や特急電車を利用するために切符を購入した場合には、領収書をもらうことになります。自動券売機を使用して切符を購入する場合には、「領収書発行ボタン」がありますので、そのボタンを押すだけで領収書を受け取れます。

ICカードで購入した場合の領収書発行方法

ICカードで乗車した場合には、カードへチャージするときに領収書を印刷できます。また、ICカードを利用して切符を購入した場合には、乗車履歴を確認できますので、これを使用すると良いでしょう。

また、モバイルSuicaやモバイルPASMOを使用した場合には、それぞれの公式サイトから領収書の印刷を行えます。領収書発行の対象となっているのは、チャージ金額やクレジットカードを利用してオンライン上で購入した定期券やグリーン券となっており、チャージ済みの電子マネーで買い物をした場合や、クレジットカードでチケット購入後、Suicaに連携した場合などは正式な領収書の発行ができません。ただし、利用明細書の発行は可能なのでこちらを利用するか、クレジットカード会社に依頼して正式な領収書の発行を依頼しましょう。

その他（乗車履歴の取得、金券ショップの利用など）

領収書の発行に関連して、「乗車履歴が欲しい」といった場合もあるでしょう。例えばSuicaの場合はアプリや券売機などで確認できます（ただし、一定期間をすぎると履歴は消去されますので注意が必要です）。それ以外のケースについては、窓口で尋ねてみると良いでしょう。

また、新幹線のチケットを手配する際に金券ショップを利用する場合もあるかもしれませんが、この場合には購入するタイミングで申し出ることによって領収書を発行してもらえます。この場合、JR名義の領収書とはなりませんが、経費精算に使用する場合には購入した店舗の領収書でも問題ありません。

交通費精算で領収書が不要な場合がある？

従業員が業務で交通機関を利用した場合、その交通費を経費にするためには原則として領収書などの書類が必要となります。しかし、営業活動で外回りが多いなど、日常的に発生する小さな額の電車賃などについては、領収書の提出が不要となっている企業も多くあります（この場合は、日付や金額、乗車区間などを記載した経費精算書の提出により交通費採算を行います）。

電車賃についてはインターネットで簡単に調べられる点、日常的に発生する電車賃について領収書の提出を求め、それを処理するには非常に大きな手間がかかるといった側面もあります。ただし、新幹線のように額が高額になるものについては、領収書がない場合税務署からの指摘を受ける可能性がゼロではないため、領収書の提出を必要としている会社が多いといえるでしょう。

紙の領収書が必要なくなる？ペーパーレス化と電子帳簿保存法

これまでは紙での領収書提出が一般的でしたが、紙の領収書を用いることによるデメリットを解消するために、経費精算のペーパレス化を進める企業が増えてきています。テレワークを取り入れている企業も多く、紙を使ったやりとりには時間もかかることから、ペーパレス化を行うことによって生産性の向上につなげられるでしょう。

経費精算をペーパレス化するにあたっては、経費精算の機能を持ったシステムを導入することが有効ですが、システムを導入する際には「電子帳簿保存法（国税関連の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律）」に対応したシステムを選択する、という点がポイントである点を覚えておくと良いでしょう。

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