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日本では聞きなれないトラベルマネージャーとは?

日本では馴染みのない言葉ですが、社員の出張をマネージメントする役割を持つのが「トラベルマネージャー」です。欧米ではトラベルマネージャーの存在は一般的になっています。このページではトラベルマネージャーの役割や業務内容などを紹介するので、ぜひチェックしてください。

トラベルマネージャーとは

トラベルマネージャーという言葉を耳にした人は少ないでしょう。しかし欧米では総務人事部門・旅行会社・購買部門などと同じようにトラベルマネージャーは出張を管理するうえで欠かせない存在になっています。

一般的に企業にとって出張のコストは少しでも抑えたいと思ってしまいますが、出張規定を厳しくすれば出張する従業員の満足度低下につながりかねません。出張する従業員の満足度やモチベーションが下がれば、出張による成果も得にくくなるでしょう。トラベルマネージャーは企業側の要望を踏まえつつ、出張する従業員の満足度・モチベーションが下がらないようにサポートするなどが大切なミッションなのです。

トラベルマネージャーの業務

トラベルマネージャーの主な業務は「出張旅費規程の策定と運用」「ホテル・旅行会社など法人契約の選定・継続的な評価」「出張の把握と社内連携の円滑化」「経営層への成果報告と改善サイクルの実施」の4つです。それぞれの業務をしっかりと行うことによって、会社側と出張する従業員側にとって満足できる出張ができるでしょう。ここでは業務内容について具体的に紹介します。

出張旅費規程の策定と運用

まずは出張旅費規程の策定や運用の業務があります。この規定策定はどんな規模の会社でも欠かせない重要な項目であり、出張する従業員の満足度を高めつつ、適正なコスト管理のバランスを見極めなければなりません。そのため推奨すべき出張スケジュールを考え、主な渡航先の都市ごとの宿は期先の選定などを行っていきます。

ホテル・旅行会社など法人契約の選定・継続的な評価

宿泊コストに大きく影響を及ぼすのが宿泊先・航空会社・旅行会社などです。トラベルマネージャーとして宿泊先や旅行会社などのサプライヤー選定や料金の交渉なども行っていきます。そのためトラベルマネージャーは交渉力も必要なスキルとなるでしょう。

出張の把握と社内連携の円滑化

出張申請・承認の確認だけでなく、出張の内容やコストなどもすべて把握し、情報共有することもトラベルマネージャーの重要な業務のひとつです。また円滑に出張ができるよう出張中の従業員の安全管理・行動把握にも留意しなければなりません。もし出張先でトラブルが起きた時は、会社として迅速かつ適切に対応しやすくなるでしょう。

経営層への成果報告と改善サイクルの実施

一元管理された出張データを分析し、経営層に成果の報告を行います。また報告と同時に、分析に基づき改善計画についても考えなければなりません。それを繰り返すことによって、より良い出張業務が図れるようになるのです。

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