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出張報告書

本ページでは、出張の後に提出する「出張報告書」についてまとめています。構成や記載する内容に関する例文を掲載していますので、出張報告書の提出に慣れていない方は、こちらの内容を参考に報告書の作成を行ってみてはいかがでしょうか。

出張報告書の構成とテンプレートの例

まず、出張報告書の基本的な構成について確認しておきましょう。

出張の概要
まずは、出張の基本的な情報を記入します。このことにより、読み手は概要を把握した上で内容を読み進められるというメリットになります。例えば「出張期間」や「出張の目的」「どこに訪問したのか」「出張の大まかなスケジュール」とった点を記入します。もし、同行者がいればその氏名も記載しておきましょう。
出張時に現地で行った内容
出張時の行動を記載します。例えば「会社説明会の実施」や「契約を締結」「製品導入に関するコンサルティングを実施」など、簡潔に記入しましょう。また、詳細の行動に関しては、別途書類を添付することで対応するという方法もあります。
出張の成果
出張によってどのような成果を得られたのかを明確に報告しましょう。例えば、製品を受注できた場合には「来年4月から製品○○の導入が決定」、会社説明会を行った場合には「15人からエントリーを受付」といったように、数字が入るとよりわかりやすくなります。
もし思うような成果が得られなかった場合には、ネックになった点や目標を達成できなかった理由なども書き添えておくことがおすすめです。
出張の所感
担当者としてどのような発見があったか、どのような課題があるのがわかったか、といったことなどを所感としてまとめましょう。この内容は、次に出張に行く場合の参考にできます。
出張経費
今回の出張で必要となった経費について記載します。ただし、この部分については、会社によっては出張報告書と別の書類になっていることもありますので、周りの人に確認しておくと良いでしょう。また、領収書などの書類を添付することも忘れずに行ってください。

出張報告書で使える例文

出張報告書の作成にあたり、参考になりそうな例文を紹介します。

「現地で行った内容」の例文
例）○月○日　○時○分　A社訪問
例）新製品△△の説明
例）販促イベントの提案
「成果」の例文
例）新製品の機能の優位性について説明し、その内容について評価していただいた。さらに、販促活動においては、新しい製品を目立つ場所に陳列していただけるよう依頼し、確約を取り付けることができた。
「所感」の例文
例）販促に関するイベントについては、近いうちに打ち合わせを行いたいという申し出をいただいた。ただし、その日までに内部でミーティングを行い、提案できる内容を固めておく必要がある。

出張報告書の必要性

出張報告書とは、出張業務に当たった社員が出張中にどのような業務へ従事して、どのような成果を得たり、どのような問題点に気づいたりしたのか、具体的にまとめることで情報共有を叶えるための書類です。出張報告書は担当社員が適正に働いていたか確認する上で必要なだけでなく、出張によってどのようなメリット・デメリットがあったのか会社として確認し、次の出張業務へ活かしていくといった事業戦略のベースになります。

ここでは出張報告書の必要性や目的について、会社と社員それぞれの視点から考察しました。

会社側：出張の成果を把握するため

出張中は社員が社内からいなくなる上、日常業務とは異なる業務フローをたどることから、出張社員の社外での行動について監督することが難しくなります。そのため、出張報告書を通して実際にどのような活動を行い、どのような成果を上げられたのか、また問題点の有無などについて客観的に確認する作業は重要です。

なお、会社側は社員が出張報告書に虚偽を記載しないよう、普段から適切な社員教育や管理体制について考えておくことも欠かせません。

社員側：出張の振り返りをするため

出張報告書は社員にとって己の行動を振り返り、客観的にどのようなメリットやデメリットがあったのか分析する上で役立ちます。また、自分の成果についてきちんと会社へ報告し、活動実績としてアピールするためにも有効です。

ただし、実際以上に自分の成果を良く見せようと出張報告書に虚偽の内容を記載することは、後々に大きなリスクとなるため厳禁です。

出張報告書の書き方のコツ

出張報告書の書き方についてコツを理解しておけば、報告書作成の業務負担を軽減できる上、情報共有の効率性も促進させることができます。

ここではどのような業種業態においても利用価値を考えられる出張報告書の書き方のコツをまとめました。

出張前に分かる範囲を書いておく

出張報告書を書きやすくするコツとして、出張前の時点ですでに分かっている概要や行程について書いておいたり、まとめておいたりすることが挙げられます。

先んじてベースを固めておくことで後になってからの作業負担を軽減できる上、出張中に気づいた内容や思った考えなどについても、どこへ記述すれば良いのか自分なりにイメージしやすくなることがメリットです。

出張中の行動や気づきについてメモを取る

出張中の行動や気づいたこと、注目したポイントなどがあれば適宜メモを取っておくことも大切なコツです。また、メモを取る余裕がなければスマホで写真を撮影したり動画を撮ったりといった工夫も有効でしょう。

ただし、他社や他の事業所などを訪問しているような場合、撮影することが認められるかどうかきちんと確認することを忘れてはいけません。

出張から戻ったら時間を置かずに書いて提出する

出張から戻った後、時間を置かずに報告書を書き始めることが肝要です。

時間を置いてしまうほど細部を忘れてしまい、肝心な項目について書き忘れてしまったり、最終的に全体の整合性が取れなくなってしまったりという恐れもあります。

出張から帰ってきて疲れているかも知れませんが、なるべく早く書き上げるようにしてください。また、その際のストレスを軽減するためにも出張前の作業が大切です。

出張の目的に沿って内容をまとめる

出張報告書は自由に書ける日記でなく、あくまでも出張に関する報告書であり、出張にはそもそも仕事としての目的や理由が存在しています。

そのため目的と無関係なことは除外し、出張の目的や理由に沿って内容をまとめることが重要です。

具体性を出すために数字を用いる

報告書では抽象的な表現を用いるのでなく、明確な数字やデータを活用して具体的に情報を伝えられるよう工夫します。なお、数字を使う場合はそれがどのような根拠や事実にもとづいて記載されているのか、エビデンスについても添付するようにしましょう。

出張報告書の効率的な管理方法

出張報告書は会社として事業戦略をプランニングするための資料や、今後の人材育成に活かせる教材として利用価値がある反面、出張が当たり前に行われている会社では報告書の量もどんどん増えていき管理作業が困難になります。

そのため、効率的に出張報告書を管理し、必要に応じてデータの検証を行えるようにするためにも、スムーズな管理方法を検討することがポイントです。

出張報告書のペーパーレス化を進める

紙ベースで出張報告書を管理していると、どうしても物理的に保管スペースが必要になり、改めて内容をチェックする際にも対象となる報告書を探したり全体を読み直したりといった作業が負担になりやすくなります。

そのため、出張報告書を紙ベースで提出させるのでなく電子データとして保管できるようにペーパーレス化を導入すれば、報告書の量が増えてもスペースの有効活用を進めることが可能になります。ただしデータを管理する上でインデックスの作成や、ファイル名の設定ルールについてあらかじめ定めておくことが肝要です。

出張管理サービスを導入して一元管理する

出張報告書の効率的な管理方法として、出張管理サービスを利用するといった方法も有効です。

出張管理サービスや出張管理システムを使った場合、各報告書をデータとして一元管理できることに加えて、システムごとに用意されているテンプレートや記入スタイルを活用すれば、出張者の報告書作成負担を軽減できます。

また、保管した出張報告書について様々な属性にもとづいて検索することも簡単になり、情報の精査や比較検証を行いやすくなることはメリットです。

出張報告書のまとめ

出張報告書はそれぞれの会社や部署によって差はありますが、「出張の成果や状況について報告する」ということを目的とした書類です。そのため多くの会社で類似した内容となっていますので、上記でご紹介した内容を参考に、わかりやすい報告書を作成してみてください。

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