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店舗開発・物件視察担当の出張手配の効率化

全国を飛び回り、新しいお店の場所を探す店舗開発や物件視察の担当者。その業務は移動が多く、日々の出張手配だけでもかなりの時間と労力が奪われてしまいます。お相手の都合でスケジュールが急に変わるケースも日常茶飯事で、手配のやりくりに頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。

このような課題を放置すると、本来集中すべき出店戦略の立案などの重要な業務が圧迫されてしまいます。本記事では、店舗開発の担当者が抱える出張手配の具体的な課題を整理し、それを解決するための効率化のポイントを紹介します。

店舗開発・物件視察担当の出張業務とは

店舗開発や物件視察の担当者が行う出張は、一般的な営業出張とは少し性質が異なります。どのようなスケジュールでお店を出す場所を決めているのか、まずは実際の仕事内容を整理していきましょう。

全国の出店候補地を巡る高頻度な移動

新しいお店をオープンするための候補地探しは、パソコンの画面上だけで完結するものではありません。北は北海道から南は沖縄まで、日本全国の様々なエリアへ実際に足を運ぶ必要があります。

出張の予定が月に何度も入るケースはよくあることで、週の半分以上を外で過ごすスタッフも大勢います。効率よく物件を見て回るために、1日のうちに複数の候補地をハシゴするケースも。例えば、午前中は駅前の商業施設を回り、午後は郊外のロードサイドへ移動するといったハードなスケジュールが組まれます。移動距離は非常に長くなり、体力的な負担も大きくなりがちでしょう。

商圏分析から物件視察・交渉まで多岐にわたる役割

現地に到着してからも、じっくり休む暇なく過密なスケジュールが始まります。まずは、その地域における商圏分析（しょうけんぶんせき：お店に来てくれそうな人の範囲や特徴を調べること）や、人口動態の調査を進めます。ライバルとなる競合店舗の視察や、周辺環境のチェックも欠かせないステップです。

これらに加えて、本命である物件の現地視察を念入りに行います。業務は調査だけにとどまらず、不動産のオーナー様や仲介業者との条件交渉、自治体との細かな調整まで担当。このように役割が多岐にわたるため、現地での予定は分刻みでギッシリと詰まりやすいわけです。

店舗開発・物件視察担当が抱える出張手配の課題

中身の濃い業務をこなす一方で、担当者たちは出張の「手配」に関する大きな悩みを抱えています。どのような問題が、本来の店舗開発業務の足を引っ張っているのでしょうか。ここでは、現場のスタッフが直面している3つの課題を解説します。

直前の予定変更やキャンセルが頻発する

店舗開発の出張では、自分の都合だけで動くことができません。お相手となる不動産オーナー様や仲介業者との調整次第で、スケジュールは簡単にひっくり返ります。

例えば、「急遽、明日別のルートを回ることになった」「現地の天候や突発的な事情で予定が延期された」といったトラブルは日常茶飯事。そのたびに、予約していた新幹線やホテルを急いでキャンセルし、新しい交通手段を取り直さなければなりません。この直前の変更手続きや、それに伴うキャンセル料の管理が、担当者のリソースを激しく消費させている大きな要因となっています。

新幹線・飛行機・レンタカーなど手配が複雑

出張先となる候補地は、必ずしも主要駅の近くにあるとは限りません。駅から遠く離れたロードサイド（幹線道路沿い）の物件を視察する際は、どうしてもレンタカーの利用が不可欠となります。

そうなると、新幹線や飛行機といった長距離の移動手段に加え、現地のレンタカー、さらには宿泊するホテルまで、すべてを一括で手配しなければなりません。これらをバラバラの予約サイトから個別に手続きする手間は、想像以上に膨大になりがちでしょう。本来であれば商圏分析や出店戦略の立案に充てるべき大切な時間が、予約作業によって圧迫されているのが実態です。

出張頻度に伴う膨大な立替精算と経費管理の負担

月の半分以上を出張先で過ごすとなれば、お金の管理も一苦労でしょう。交通費や宿泊費、さらにはレンタカー代などをすべて個人のクレジットカードや現金で支払うため、担当者1人あたりの立替金額は非常に高額になります。時には、1ヶ月の立替額が数十万円にのぼることもあります。

出張から戻った後に待っているのは、大量の領収書をデスクに広げて整理する作業です。申請書を作成して経費精算の手続きを行うのは、出張者本人にとって大きなストレスになりかねません。同時に、何枚もの領収書を確認して不備がないかをチェックし、仕訳を行う経理部門にとっても、その管理負担は重いものとなっています。

店舗開発の出張手配を効率化する3つのポイント

山積みにされた手配の課題をクリアにするには、これまでのやり方を見直す工夫が必要です。ここでは、店舗開発の出張手配を効率化させる3つの解決策を紹介します。

出張手配システム（BTM）を導入し一元管理する

数ある解決策の中で、大きな効果を期待できるのが出張手配システム（BTM）の導入です。BTM（Business Travel Management：出張業務の一元管理やコスト最適化を目的としたシステム）を活用すれば、出張の申請から交通機関・ホテルの予約、さらには精算にいたるまでを一つのシステムで一元管理できます。

これまで手作業で行っていた面倒なステップをなくせるため、手配にかかる時間や予約ミスのリスクを大幅に削減。急な変更やキャンセルが発生しても、PCやスマホから簡単に対処できるため、担当者の負担は劇的に軽くなるでしょう。さらに、会社への一括請求になる仕組みを選べば、高額な立替精算そのものをなくすことも可能です。

宿泊やレンタカーの法人契約サービスを組み合わせる

物件の視察でよく利用するビジネスホテルやレンタカー会社があるなら、法人契約を結ぶのがおすすめ。企業専用のプランを契約することで、通常の利用よりも割安な法人限定価格の適用が可能となります。

コストを抑えられるメリットはもちろん、予約の手続きそのものがシンプルになる点も魅力のひとつです。専用のページからスムーズに手配を進められるため、出張のたびに安いプランを探して迷う手間が大幅に解消するでしょう。出張頻度が高い店舗開発だからこそ、小さなコスト削減が年間で大きなメリットを生み出します。

出店「案件・プロジェクト」単位でのコスト可視化を意識する

店舗開発の仕事は、新しい店舗のオープンや特定のエリア開発など、プロジェクト単位で動くケースがほとんど。出張の経費をただ「店舗開発部の費用」として一括でまとめてしまうと、どの物件にいくらコストがかかったのかが不透明になります。

そこで、出張経費をプロジェクトごとに紐づけて管理できる仕組みを作りましょう。案件ごとの正確な原価計算や収支管理が可能になり、今後の出店戦略をより精緻（せいち：非常に細かい部分まで正確なこと）に組み立てられるようになります。無駄なコストを省くことで、店舗の収益性を高めることにもつながるでしょう。

まとめ

今回は、店舗開発・物件視察担当者の出張手配における課題と、それを解決するためのポイントを解説してきました。

店舗開発や物件視察の担当者は、全国の候補地を飛び回るため出張の頻度が高く、急なスケジュール変更や複雑な手配、膨大な立替精算に日々追われています。これらの課題を解決するためには、出張手配システム（BTM）の導入による一元管理や、法人契約の活用、プロジェクト単位でのコスト管理が極めて有効です。

手配や精算のプロセスをシステム化して自動化できれば、担当者が本来行うべき「戦略的な店舗開発業務」に100％集中できる環境が整います。会社の成長を支える出店戦略を成功させるためにも、まずは出張手配の効率化から一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、出張手配の効率化や各種出張手配システム（BTM）に関連する情報を分かりやすくまとめているのでぜひ参考にしてください。

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