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旅費交通費と交通費の違うもの？

出張を行う際、区別しなければならないポイントの一つが「旅費交通費」と「交通費」です。経費精算業務では混同されてしまいがちですが、異なるものです。このページでは旅費交通費と交通費の違いについて分かりやすくまとめました。

旅費交通費と交通費の違いとは

そもそも旅費交通費とは？

旅費交通費は会社の業務の一環として、勤務地以外の場所に向かうための交通費と、その業務にかかった経費のことです。たとえば遠方に出張した場合、旅費規定に基づき支給される出張費用は「旅費交通費」となります。

この旅費交通費は交通費だけでなく、宿泊費・日当なども含むため注意しなければなりません。旅費＋出張中の交通費と考えると分かりやすいでしょう。旅費については会社ごとで規定されているので、どの範囲が含まれるかは会社の規定をチェックしてください。

そもそも交通費とは？

交通費は、業務の一環として勤務地から訪問先に向かうための費用のことです。公共機関の移動費用だけでなく、社用車を活用した際の駐車場料金も交通費に含まれます。

一般的に、勤務地よりも比較的近隣への移動にかかった実費を交通費として表します。通勤費を単独の勘定科目で処理している会社もありますが、これは通勤費の一部が所得税の課税対象になるケースがあるためです。

旅費交通費と交通費の違い

旅費交通費と交通費の違いは、本来の勤務地で行われる業務が「交通費」、遠方など本来の勤務地以外の場所で行われる業務が「旅費交通費」と考えて良いでしょう。

同じような精算内容であっても業務の目的によって旅費交通費・交通費などで処理されます。科目次第では法人税の算出や所得税にも関わってくるので、適切に処理することが大切です。

旅費交通費にあたるものとは？

公共機関などの費用

飛行機・新幹線・電車などの移動にかかった費用、有料道路通行費用、タクシー代など、業務に必要となる出張時の交通費は全て旅費交通費です。会社の旅費規程に基づき支払われる交通費と、出張先での活動費用と言えるでしょう。

宿泊費

業務で必要な出張の宿泊にかかる費用のことです。旅費規程に基づき支払われる定額や領収書を元に精算されるものなどが含まれます。ただ定額で精算されれば、個人の所得と見なされるので注意が必要です。

日当・食事代

旅費規程の中には出張を行う際の日当・食事代などを定額で支払う項目が設定されているケースもあります。その項目に基づき支払われた費用は、全て旅費交通費です。

海外への出張

海外への出張にかかる出張旅費・宿泊費・日当などは旅費交通費として扱われます。ただ消費税に関しては国内だけなので、国内分は課税・海外分は非課税で処理しなければなりません。

赴任のための旅費

転勤など赴任にかかる費用も旅費交通費です。赴任手当・荷造運送費などが含まれ、規定によっては家族の交通費・宿泊費などの費用も旅費交通費として扱われます。ただ赴任費用は仕入税額控除の対象外なので注意してください。

交通費にあたるものとは？

日常にかかる交通費

電車やバス、タクシーなど移動にかかった費用です。会社の経理業務の多くが交通費の精算でしょう。実費精算となるので、精算ルートの確認など経理のなかでも業務負担が大きな部分と言えます。

駐車場の費用

業務に必要となるコインパーキングなど有料駐車場を利用した料金が含まれます。ただし、月額駐車場代は勘定項目が異なるので注意が必要です。たとえば営業活動などで最寄り駅のコインパーキングを1日利用したなら交通費、月極で借りるなら地代家賃となります。

高速道路など有料道路の交通費用

有料道路を利用したのであれば、それにかかった実費も交通費です。ただし遠方に社用車で出張した場合は有料道路の交通費用は旅費交通費扱いとなります。通常の勤務地を拠点としているかどうかで変化します。

通勤にかかる費用

勤務地に通勤するための費用も交通費となりますが、出張先に直行する場合の費用は旅費交通費となります。定期代を支給している会社もあり、通勤に必要な費用は全て課税仕入れとなります。ただし徒歩で通勤する者に対して通勤費が支払われている場合は給与とみなされるので、このケースだと所得税の課税対象です。

目的により勘定科目が異なるため注意が必要

取引先を接待するのにかかったタクシー代…交際費
不特定多数の一般の消費者を招待するのにかかった旅費…広告宣伝費
業界団体など親睦を目的としてイベントに参加するための旅費・交通費…交際費
社員旅行…福利厚生費
研修のための交通費・宿泊費…研修費

上記のように業務の目的によって交通費でも「旅費交通費」「交通費」「交際費」「広告宣伝費」「福利厚生費」「研修費」など勘定科目が異なります。

交際費として使っている費用を交通費で処理してしまえば、法人税を算出する際に影響をきたすため注意しなければなりません。費用を処理する際は、と目的を確認して適切な勘定科目を選択することが大切です。

旅費交通費の経費精算を効率化する方法

旅費交通費の清算を行うには、大きな業務負担がかかるものです。日々の業務に忙しくしているなら、なおさら精算業務が煩わしく感じるでしょう。ここでは経費精算の効率化を図る方法について紹介します。

法人カードの作成

法人カードであれば公私を分けやすくなるため、経費の支払にも役立つカードです。法人・個人事業主が取得でき、従業員がクレジットカードを利用して直接支払えるので、従業員による立て替えが必要ありません。法人カードの中には経費精算できるツールと連携可能なものもあり、旅費交通費の生産効率を図れるでしょう。

法人カードの導入を検討する際は、経費精算のツールと連携できるかどうかもチェックするとよいでしょう。

経費精算ツールの導入

旅費交通費だけでなく、いろいろな経費の精算を効率的に行えるツールです。人為的ミスも発生しにくくなり、交通ICカードと連携できるものや、領収書を読み取りできる機能が搭載しているツールもあります。経理の大幅な業務負担を軽減できるだけでなく、申請者・承認者の業務効率化にもつながるでしょう。

BTMの導入

「ビジネス・トラベル・マネジメント」の略で、国内外の出張時に発生する手続きを管理するシステムのことです。たとえばホテル予約・航空チケットの手続きなどの管理が行え、BTMを導入することで旅費交通費の一元管理が実現できます。費用を可視化することでコスト削減などにも役立ち、必要最低限のプランだけを表示する機能なども搭載されています。

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