出張に関するコラム記事一覧

出張申請・手配がめんどくさい

出張という仕事は、新幹線や飛行機などに乗ってしまえば、後はさほど大変ではありません。一方で、オフィスでの本業の中で行う出張手配や出張経費清算などの業務は、手間も時間もかかる実に大変なものです。出張そのものよりも準備や後始末のほうが大変、とはよく言われます。

ここでは、出張手配の流れや出張申請において確認すべき事項を詳しくご紹介しています。いかに出張手配が「めんどくさい」かを、改めて確認するきっかけにしてください。

「出張申請・手配がめんどくさい」
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出張旅費規程について

出張に要したコストは、全額損金に算入して節税につなげることができます。ただし、出張コストを損金に算入するためには、事前に出張旅費規程を作成して労働基準監督署に提出しておく必要があります。節税につながるだけではなく、出張手配や経費精算にかかる業務が効率化するため、ぜひ出張旅費規定は作成しておいたほうが良いでしょう。

ここでは、出張旅費規程の概要や作成するメリット、出張旅費規程を作成するときのポイント・確認項目などについて具体的にご紹介しています。

「出張旅費規程について」
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出張費用を削減するには

全額経費に落とすことができる出張費用ですが、会社にとっては支出の一部であることに違いはありません。少しでも支出を減らすためには、出張旅費の削減を検討してみることが大切です。出張旅費の中に無駄な部分や不透明な部分があるならば、早急に出張旅費規程の見直しを図るようにしましょう。

ここでは、出張費用の具体的な削減策として5つのポイントをご紹介します。Web会議の検討や出張手配システムの導入など、現代ならではのポイントにも要注目です。

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出張費用にかかる相場はどれくらい

出張費用の主な内訳は、交通費・宿泊費・出張手当（日当）の3種類です。これらのうち交通費と宿泊費は実費精算になることが多く、また出張手当（日当）は、税務署の監視があることから大半が2,000円台などと少額です。

「自社の出張費用は高いのでは？」と不安になる管理職や、「うちの出張費用は安いのでは？」と不満を持っている一般社員もいるかもしれませんが、多くの場合、他社と大きく変わることはないでしょう。

ここでは、国内・国外出張における出張費の相場などについてご紹介しています。

「出張費用にかかる相場はどれくらい」
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出張手当とは

出張手当とは、通常の給与とは別で出張者に支払われる特別な手当のこと。日当と呼ぶこともあります。出張者に対する慰労などの意味を込めて支給される手当です。

出張手当は全額損金に算入できるため、一定の節税効果があります。一方で、あまり高額な出張手当を支給すると、税務署から脱税を疑われるので注意しなければなりません。

ここでは、出張手当の概要や特徴、メリット・デメリットなどをご紹介しています。

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BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは

BTMとは、出張に関わるさまざまなプロセスを総合的に管理することを指しています。

出張手配から出張先の危機管理まで、出張に関わるありとあらゆるものが管理の対象となっており、出張に関連するデータを一元管理できる点がBTMの特徴といえるでしょう。

このBTMを企業で導入することにはさまざまなメリットがあります。

例えば、出張関連コストの最適化や業務効率の向上、リスクマネジメントに加えて企業の管理体制を強化できるといったメリットが考えられます。

BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは
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出張の手配をする時の注意点

出張手配を行う際には起こりやすいミスがあります。

例えば出張に関わる申請を行う際の記載ミスや記載漏れ、交通費精算時の遠回りルート漏れ・通勤定期区間の除外漏れなどが挙げられます。

このようなミスを防ぐためにも、人為的なエラーを起こさないような対策を行うなど出張手配を行う際に気をつけておきたいポイントがいくつかあります。

このような点を押さえて、ミスのない出張手配に繋げていきましょう。

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出張費の立替は違法なのか？

出張の際の交通費や宿泊費を出張者が立て替え、後に精算を行うという流れは違法ではありませんが、一時的に手元から現金が減ってしまうことに対してストレスを感じてしまう出張者もいるかもしれません。

また、立替精算の業務は出張者・経理担当者双方の業務負担にもつながることから、出張手配システムの導入がおすすめです。

システムを活用することによって立替精算をなくし、業務の軽減や出張費用の不正防止につなげることができます。

出張費の立替は違法なのか？
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海外出張時の安全対策

海外出張時には、国内出張とは異なる安全対策が必要となります。

海外ではどのようなトラブルが多く発生しているのか、万が一トラブルが発生した場合にはどのような対応を行うことになるのかといった点をあらかじめ確認しておきましょう。

また、海外では出張者自身で対策を行うことも必要ではありますが、企業として行っておきたいトラブルに巻き込まれないようにするためのさまざまな対策についても確認しておきましょう。

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急な出張を依頼されたら

急な出張を依頼された場合には拒否することが可能なのか？という点について紹介しています。

この問題については契約内容に出張があるという点が含まれているかどうかといった点によって異なりますし、やむを得ない事情があると判断された場合には、会社側で配慮してスケジュールの調整などを行ってくれる場合もあります。

ただし、契約内容に出張ありの旨が含まれていたり、特にやむを得ない事情がない、会社の業務上必要な出張であるといった場合には、基本的には拒否することは難しいといえます。

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出張時の食費は経費に入る？

出張に行った場合、その期間の食事代は経費として認められるかどうか気になる方も多いのではないでしょうか。

出張中の食事については、基本的には自己負担となりますが、仕事が関係する食事（会議を兼ねたランチや接待など）については経費として認められることがあります。

出張に行く前には、自社の出張の旅費について規定されている出張旅費規定を確認しておくことがおすすめです。

どのようなものが経費として認められるのかをあらかじめチェックしておきましょう。

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出張時の移動時間は労働時間に入る？

出張の際には移動時間が発生することになりますが、この時間を「労働時間」としてみなすかどうかは、「使用者の指揮下にあるかどうか」が重要なポイントとなってきます。

たとえ移動時間だったとしても、この時間が使用者の指揮下にあれば労働時間としてみなされますし、そうでない場合には労働時間に当たらないと考えるのが一般的です。

また、労働時間としてみなされるかどうかは残業代が支給されるかどうかという点についても関わってきますので、適切に判断を行い、処理される必要があるといえます。

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休日に出勤する場合は、手当が支給される？

例えば土日休みの会社で、土日を含む期間出張した場合には、土日は休日手当が支給されるのかが気になるところです。

しかしたとえ出張期間中で家に帰れずホテルで過ごしていたとしても、労働時間として拘束されていない場合には労働しているとはみなされず、手当は支給されないことにな

ります。また、どのタイミングで労働をすると休日手当が支給されるのかという点については会社の規定によって異なってきますので、まずは自社の規定を確認する必要があります。

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出張手配を外注する

出張手配を自社で行う場合には、出張者や経理担当者などに業務負担が大きくのしかかるなどさまざまな手間が発生します。

そこで検討したいのが出張手配の外注。

このことにより、出張に関わるコストの削減や業務の軽減、立替精算が不要になるなどさまざまなメリットが得られる可能性があります。

もし出張手配を自社で行っており、手配に関わる手間を軽減したいと考えている場合には、旅行会社や代理店などへの外注を検討してみると良いでしょう。

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出張時の残業について

出張した際に残業となってしまう可能性もあります。この場合、残業代が発生するのですが、そもそも出張時における残業とはどのように定義されているのかを知っておく必要があります。また、出張では移動時間が長かったがために残業となってしまうケースも想定されます。このように、出張時の残業に関しては分からない点が多々あるのではないでしょうか。
ここではそんな出張時の残業について解説していますのでどのように処理すればよいのかを確認してみてください。

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出張先で事故にあった時に備えて、知っておきたい情報

出張中に事故に遭遇してしまう可能性は決してゼロではありません。個人的に事故に巻き込まれる場合もあれば、災害が発生したことで怪我を負ってしまう可能性もあります。
このような場合、どのように処理すればよいのか分からない点も多々あるのではないでしょうか。
ここでは出張時の事故遭遇時、どのように対処するのか、ルールと共に解説していますので、いざという時に備えるきっかけとしてご覧下さい。

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出張で起こりうる、精算・請求の不正

出張の際、不正が行われるケースがあります。
出張での費用は基本的には会社が負担すること、さらには出張という非日常感からついつい羽目を外した分の費用まで会社に請求するような不正のおかげで、出張費用を負担に感じている会社もあるようです。
ここでは出張の際に起こりうる不正や、不正を防ぐために何が必要なのかなどを解説していますので、不正の抑制をしたい、と考えている会社は是非ご覧ください。

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出張手配のやり方

出張が決まると、日程を確認したうえで交通機関や宿泊施設の手配をおこなう必要があります。
こうした出張手配にかんしては、出張旅費規程をはじめとした社内規定にしたがって手続きを進めるのが原則です。社内規定をしっかり確認していなかったことにより、経費や交通費の請求が「不正」と見なされることもあります。
ここでは出張手配のやり方について、出張者本人、総務部や経理部、秘書の立場から解説していますので、出張時の参考にしてみてください。

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出張手配システムの選び方

出張にかかわる業務の効率化を図るためには「自社に合った」出張管理システムを導入する必要があります。とはいえどういう点に着目すればいいかわからない人もいるでしょう。ここでは出張管理システムを選ぶ際に「出張者本人が使いやすいか」「管理者がコストを把握しやすいか」など、基準になるポイントを紹介。

また、出張管理システムには経費精算一体型や手配サービス対応型など、計3つのタイプがあります。それぞれの特徴についてもまとめています。

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出張の多い仕事とは？

出張の多い仕事について、職種・業種やメリット・デメリットを紹介。どのメリット・デメリットについても、個々人の性格や得意・不得意に左右されるものではありますが、メリットとしては「新しい環境・刺激・自由度の高さ」、デメリットとしては「スケジュール・交通機関のストレス」などが挙げられます。日本人は出張に対して消極的とのアンケート結果と併せて解説しています。

出張の多い仕事
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web会議で代用できる出張とは？

出張の代替案としてWeb会議を紹介しています。出張は時間・労力・コストがかかりますが、Web会議で代用できれば大幅なコスト削減が可能です。出張の意義を今一度振り返り、必要性を考えてみましょう。

どんな用件の出張であればweb会議を代用できるのか、web会議のメリット・デメリット、出張とweb会議の併用方法やweb会議に利用できる場所などについて解説しています。出張費や出張の削減を考えている方は参考にしてください。

web会議で代用できる出張
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出張手配システムの導入事例

システムの導入を検討する際は実際の導入事例を確認して、得られるメリットや効果を具体的に考えることが大切です。ここではテーマ別に様々な企業が出張手配システムを導入した事例を紹介しています。

自社で抱えている課題やシステム導入を検討する理由を明確化し、導入事例と比較することで、自社にとってのメリットを考える参考になるでしょう。

「出張手配システムの導入事例」
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長期出張の滞在先はウィークリー・マンスリー・ビジネスホテルのどれ？

出張の宿泊先や滞在先として考えられる施設には、ビジネスホテルの他にもウィークリーマンションやマンスリーマンション、さらにはサブスク系賃貸などが考えられます。どの宿泊先がコスパ良く宿泊できるのでしょうか？

ここでは各宿泊先のメリット・デメリット、一般的な利用スタイルなどをまとめて解説。長期出張の宿泊先を検討する前にそれぞれの特徴を把握し、出張の期間や内容を考慮しながら選びましょう。

「長期出張の滞在先」
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出張旅費規程作成

出張旅費規程とは、出張で必要となる旅費について基準やルールを定めた資料です。出張に先んじて出張旅費規程を社内で明文化しておくことで、お金の問題について考えやすくなるだけでなく、出張の目的や出張中の行動、出張中の業務時間などについてもまとめて定められることがポイントです。

ここでは出張旅費規程を作成する目的やメリット、出張旅費規程作成における記載例などについて解説していますので、ぜひ参考にしてください。

「出張旅費規程作成」
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出張旅費は非課税の対象

事業経費について考える際において、出張旅費として含まれている交通費や宿泊費、また出張者へ支払われる出張手当（日当）といった費用については非課税対象になっていることが重要です。ただし、出張旅費を非課税対象として取り扱うためには、あらかじめ出張旅費規程を作成しておき、出張手当に関しても規定を明文化しておくことが必要です。

なお、社員側も出張旅費を給与でなく経費として受け取れるため、所得から除外されるといったことも覚えておきましょう。

「出張旅費は非課税の対象」
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出張の定義

「出張」とは日常的に耳にする単語であるものの、具体的にどのような行動や業務について「出張」として定義されるのか、改めて説明できないという人も少なくないでしょう。ここでは一般論として「出張」とされる業務の基準や、「出張」と「出向」との違い、また出張において発生しうる費用（出張旅費）といったテーマについてそれぞれ解説しています。出張の定義について再確認し、出張の目的や意義を具体的にまとめていく参考にしてください。

「出張の定義」
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出張先でコロナになったら

通勤時に事故や病気になってしまうリスクがあるように、当然ながら出張中に思いがけないトラブルやケガ、病気といった状況に直面してしまうリスクもあるでしょう。特に新型コロナウイルス感染症の拡大によって社会全体で様々な対策や危機管理意識が重視されており、出張中でも相応のコロナ対策や健康管理が必要です。

ここでは出張先でコロナウイルスに感染したり、出張後に感染が発覚したりしたケースについて解説しています。

「出張先でコロナになったら」
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電車や新幹線の領収書の取得方法は？

出張の移動手段として、タクシーでなく電車や新幹線といった乗り物を利用することもあるでしょう。移動手段が電車や新幹線でも旅費精算時に証拠として領収書を添付することが必要です。ただし電車や新幹線のチケットについては購入の方法に応じて領収書を発行する手順も異なってしまうため、あらかじめ自分がどのケースに該当するのか確認しておくことが欠かせません。ここでは電車や新幹線における領収書の取得について解説します。

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出張報告書

出張報告書とは、出張を終えた社員が出張中の行動や気づき、出張で得られた成果などについて報告書としてまとめて提出する資料です。出張報告書を作成することで出張中の動きを把握しやすくなる上、出張においてどのようなメリットやデメリットが発生したのか検討し、今後の出張や事業戦略のプランニングに役立てることが可能。ここでは出張報告書の構成やテンプレートの例、必要性やメリットなどについて解説しています。

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出張命令書とは？

出張命令書とは、文字通り出張者に対して出張の業務命令を指示した人物が作成し、出張の目的や内容について確認及び承認するために使われる資料です。出張は口答指示でも成立しますが、出張命令書として指示内容を明文化しておくことで出張目的を具体的に共有し、社員の行動指針として明確化することができます。また出張命令書にもとづいて事前に仮払金を用意できれば、出張中に社員が自費で費用を立て替えることも必要ありません。

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