出張管理・手配システムを23社徹底比較-トラベルパレント » 出張に関するコラム記事一覧

出張に関するコラム記事一覧

出張申請・手配がめんどくさい

出張という仕事は、新幹線や飛行機などに乗ってしまえば、後はさほど大変ではありません。一方で、オフィスでの本業の中で行う出張手配や出張経費清算などの業務は、手間も時間もかかる実に大変なものです。出張そのものよりも準備や後始末のほうが大変、とはよく言われます。

ここでは、出張手配の流れや出張申請において確認すべき事項を詳しくご紹介しています。いかに出張手配が「めんどくさい」かを、改めて確認するきっかけにしてください。

「出張申請・手配がめんどくさい」
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出張旅費規程について

出張に要したコストは、全額損金に算入して節税につなげることができます。ただし、出張コストを損金に算入するためには、事前に出張旅費規程を作成して労働基準監督署に提出しておく必要があります。節税につながるだけではなく、出張手配や経費精算にかかる業務が効率化するため、ぜひ出張旅費規定は作成しておいたほうが良いでしょう。

ここでは、出張旅費規程の概要や作成するメリット、出張旅費規程を作成するときのポイント・確認項目などについて具体的にご紹介しています。

「出張旅費規程について」
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出張費用を削減するには

全額経費に落とすことができる出張費用ですが、会社にとっては支出の一部であることに違いはありません。少しでも支出を減らすためには、出張旅費の削減を検討してみることが大切です。出張旅費の中に無駄な部分や不透明な部分があるならば、早急に出張旅費規程の見直しを図るようにしましょう。

ここでは、出張費用の具体的な削減策として5つのポイントをご紹介します。Web会議の検討や出張手配システムの導入など、現代ならではのポイントにも要注目です。

「出張費用を削減するには」
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出張費用にかかる相場はどれくらい

出張費用の主な内訳は、交通費・宿泊費・出張手当(日当)の3種類です。これらのうち交通費と宿泊費は実費精算になることが多く、また出張手当(日当)は、税務署の監視があることから大半が2,000円台などと少額です。

「自社の出張費用は高いのでは?」と不安になる管理職や、「うちの出張費用は安いのでは?」と不満を持っている一般社員もいるかもしれませんが、多くの場合、他社と大きく変わることはないでしょう。

ここでは、国内・国外出張における出張費の相場などについてご紹介しています。

「出張費用にかかる相場はどれくらい」
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出張手当とは

出張手当とは、通常の給与とは別で出張者に支払われる特別な手当のこと。日当と呼ぶこともあります。出張者に対する慰労などの意味を込めて支給される手当です。

出張手当は全額損金に算入できるため、一定の節税効果があります。一方で、あまり高額な出張手当を支給すると、税務署から脱税を疑われるので注意しなければなりません。

ここでは、出張手当の概要や特徴、メリット・デメリットなどをご紹介しています。

「出張手当とは」
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BTM(ビジネストラベルマネジメント)とは

BTMとは、出張に関わるさまざまなプロセスを総合的に管理することを指しています。

出張手配から出張先の危機管理まで、出張に関わるありとあらゆるものが管理の対象となっており、出張に関連するデータを一元管理できる点がBTMの特徴といえるでしょう。

このBTMを企業で導入することにはさまざまなメリットがあります。

例えば、出張関連コストの最適化や業務効率の向上、リスクマネジメントに加えて企業の管理体制を強化できるといったメリットが考えられます。

BTM(ビジネストラベルマネジメント)とは
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出張の手配をする時の注意点

出張手配を行う際には起こりやすいミスがあります。

例えば出張に関わる申請を行う際の記載ミスや記載漏れ、交通費精算時の遠回りルート漏れ・通勤定期区間の除外漏れなどが挙げられます。

このようなミスを防ぐためにも、人為的なエラーを起こさないような対策を行うなど出張手配を行う際に気をつけておきたいポイントがいくつかあります。

このような点を押さえて、ミスのない出張手配に繋げていきましょう。

出張の手配をする時の注意点
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出張費の立替は違法なのか?

出張の際の交通費や宿泊費を出張者が立て替え、後に精算を行うという流れは違法ではありませんが、一時的に手元から現金が減ってしまうことに対してストレスを感じてしまう出張者もいるかもしれません。

また、立替精算の業務は出張者・経理担当者双方の業務負担にもつながることから、出張手配システムの導入がおすすめです。

システムを活用することによって立替精算をなくし、業務の軽減や出張費用の不正防止につなげることができます。

出張費の立替は違法なのか?
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海外出張時の安全対策

海外出張時には、国内出張とは異なる安全対策が必要となります。

海外ではどのようなトラブルが多く発生しているのか、万が一トラブルが発生した場合にはどのような対応を行うことになるのかといった点をあらかじめ確認しておきましょう。

また、海外では出張者自身で対策を行うことも必要ではありますが、企業として行っておきたいトラブルに巻き込まれないようにするためのさまざまな対策についても確認しておきましょう。

海外出張時の安全対策
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急な出張を依頼されたら

急な出張を依頼された場合には拒否することが可能なのか?という点について紹介しています。

この問題については契約内容に出張があるという点が含まれているかどうかといった点によって異なりますし、やむを得ない事情があると判断された場合には、会社側で配慮してスケジュールの調整などを行ってくれる場合もあります。

ただし、契約内容に出張ありの旨が含まれていたり、特にやむを得ない事情がない、会社の業務上必要な出張であるといった場合には、基本的には拒否することは難しいといえます。

急な出張を依頼されたら
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出張時の食費は経費に入る?

出張に行った場合、その期間の食事代は経費として認められるかどうか気になる方も多いのではないでしょうか。

出張中の食事については、基本的には自己負担となりますが、仕事が関係する食事(会議を兼ねたランチや接待など)については経費として認められることがあります。

出張に行く前には、自社の出張の旅費について規定されている出張旅費規定を確認しておくことがおすすめです。

どのようなものが経費として認められるのかをあらかじめチェックしておきましょう。

出張時の食費は経費に入る?
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出張時の移動時間は労働時間に入る?

出張の際には移動時間が発生することになりますが、この時間を「労働時間」としてみなすかどうかは、「使用者の指揮下にあるかどうか」が重要なポイントとなってきます。

たとえ移動時間だったとしても、この時間が使用者の指揮下にあれば労働時間としてみなされますし、そうでない場合には労働時間に当たらないと考えるのが一般的です。

また、労働時間としてみなされるかどうかは残業代が支給されるかどうかという点についても関わってきますので、適切に判断を行い、処理される必要があるといえます。

出張時の移動時間は労働時間に入る?
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休日に出勤する場合は、手当が支給される?

例えば土日休みの会社で、土日を含む期間出張した場合には、土日は休日手当が支給されるのかが気になるところです。

しかしたとえ出張期間中で家に帰れずホテルで過ごしていたとしても、労働時間として拘束されていない場合には労働しているとはみなされず、手当は支給されないことにな

ります。また、どのタイミングで労働をすると休日手当が支給されるのかという点については会社の規定によって異なってきますので、まずは自社の規定を確認する必要があります。

休日に出勤する場合は、手当が支給される?
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出張手配を外注する

出張手配を自社で行う場合には、出張者や経理担当者などに業務負担が大きくのしかかるなどさまざまな手間が発生します。

そこで検討したいのが出張手配の外注。

このことにより、出張に関わるコストの削減や業務の軽減、立替精算が不要になるなどさまざまなメリットが得られる可能性があります。

もし出張手配を自社で行っており、手配に関わる手間を軽減したいと考えている場合には、旅行会社や代理店などへの外注を検討してみると良いでしょう。

出張手配を外注する
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出張時の残業について

出張した際に残業となってしまう可能性もあります。この場合、残業代が発生するのですが、そもそも出張時における残業とはどのように定義されているのかを知っておく必要があります。また、出張では移動時間が長かったがために残業となってしまうケースも想定されます。このように、出張時の残業に関しては分からない点が多々あるのではないでしょうか。
ここではそんな出張時の残業について解説していますのでどのように処理すればよいのかを確認してみてください。

出張時の残業について
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出張先で事故にあった時に備えて、知っておきたい情報

出張中に事故に遭遇してしまう可能性は決してゼロではありません。個人的に事故に巻き込まれる場合もあれば、災害が発生したことで怪我を負ってしまう可能性もあります。
このような場合、どのように処理すればよいのか分からない点も多々あるのではないでしょうか。
ここでは出張時の事故遭遇時、どのように対処するのか、ルールと共に解説していますので、いざという時に備えるきっかけとしてご覧下さい。

出張先で事故にあった時に備えて、知っておきたい情報
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出張で起こりうる、精算・請求の不正

出張の際、不正が行われるケースがあります。
出張での費用は基本的には会社が負担すること、さらには出張という非日常感からついつい羽目を外した分の費用まで会社に請求するような不正のおかげで、出張費用を負担に感じている会社もあるようです。
ここでは出張の際に起こりうる不正や、不正を防ぐために何が必要なのかなどを解説していますので、不正の抑制をしたい、と考えている会社は是非ご覧ください。

出張で起こりうる、精算・請求の不正
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出張手配のやり方

出張が決まると、日程を確認したうえで交通機関や宿泊施設の手配をおこなう必要があります。
こうした出張手配にかんしては、出張旅費規程をはじめとした社内規定にしたがって手続きを進めるのが原則です。社内規定をしっかり確認していなかったことにより、経費や交通費の請求が「不正」と見なされることもあります。
ここでは出張手配のやり方について、出張者本人、総務部や経理部、秘書の立場から解説していますので、出張時の参考にしてみてください。

出張手配のやり方
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出張手配システムの選び方

出張にかかわる業務の効率化を図るためには「自社に合った」出張管理システムを導入する必要があります。とはいえどういう点に着目すればいいかわからない人もいるでしょう。ここでは出張管理システムを選ぶ際に「出張者本人が使いやすいか」「管理者がコストを把握しやすいか」など、基準になるポイントを紹介。

また、出張管理システムには経費精算一体型や手配サービス対応型など、計3つのタイプがあります。それぞれの特徴についてもまとめています。

出張手配システムの選び方
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出張の多い仕事とは?

出張の多い仕事について、職種・業種やメリット・デメリットを紹介。どのメリット・デメリットについても、個々人の性格や得意・不得意に左右されるものではありますが、メリットとしては「新しい環境・刺激・自由度の高さ」、デメリットとしては「スケジュール・交通機関のストレス」などが挙げられます。日本人は出張に対して消極的とのアンケート結果と併せて解説しています。

出張の多い仕事
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web会議で代用できる出張とは?

出張の代替案としてWeb会議を紹介しています。出張は時間・労力・コストがかかりますが、Web会議で代用できれば大幅なコスト削減が可能です。出張の意義を今一度振り返り、必要性を考えてみましょう。

どんな用件の出張であればweb会議を代用できるのか、web会議のメリット・デメリット、出張とweb会議の併用方法やweb会議に利用できる場所などについて解説しています。出張費や出張の削減を考えている方は参考にしてください。

web会議で代用できる出張
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出張手配システムの導入事例

システムの導入を検討する際は実際の導入事例を確認して、得られるメリットや効果を具体的に考えることが大切です。ここではテーマ別に様々な企業が出張手配システムを導入した事例を紹介しています。

自社で抱えている課題やシステム導入を検討する理由を明確化し、導入事例と比較することで、自社にとってのメリットを考える参考になるでしょう。

「出張手配システムの導入事例」
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長期出張の滞在先はウィークリー・マンスリー・ビジネスホテルのどれ?

出張の宿泊先や滞在先として考えられる施設には、ビジネスホテルの他にもウィークリーマンションやマンスリーマンション、さらにはサブスク系賃貸などが考えられます。どの宿泊先がコスパ良く宿泊できるのでしょうか?

ここでは各宿泊先のメリット・デメリット、一般的な利用スタイルなどをまとめて解説。長期出張の宿泊先を検討する前にそれぞれの特徴を把握し、出張の期間や内容を考慮しながら選びましょう。

「長期出張の滞在先」
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出張旅費規程作成

出張旅費規程とは、出張で必要となる旅費について基準やルールを定めた資料です。出張に先んじて出張旅費規程を社内で明文化しておくことで、お金の問題について考えやすくなるだけでなく、出張の目的や出張中の行動、出張中の業務時間などについてもまとめて定められることがポイントです。

ここでは出張旅費規程を作成する目的やメリット、出張旅費規程作成における記載例などについて解説していますので、ぜひ参考にしてください。

「出張旅費規程作成」
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出張旅費は非課税の対象

事業経費について考える際において、出張旅費として含まれている交通費や宿泊費、また出張者へ支払われる出張手当(日当)といった費用については非課税対象になっていることが重要です。ただし、出張旅費を非課税対象として取り扱うためには、あらかじめ出張旅費規程を作成しておき、出張手当に関しても規定を明文化しておくことが必要です。

なお、社員側も出張旅費を給与でなく経費として受け取れるため、所得から除外されるといったことも覚えておきましょう。

「出張旅費は非課税の対象」
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出張の定義

「出張」とは日常的に耳にする単語であるものの、具体的にどのような行動や業務について「出張」として定義されるのか、改めて説明できないという人も少なくないでしょう。ここでは一般論として「出張」とされる業務の基準や、「出張」と「出向」との違い、また出張において発生しうる費用(出張旅費)といったテーマについてそれぞれ解説しています。出張の定義について再確認し、出張の目的や意義を具体的にまとめていく参考にしてください。

「出張の定義」
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出張先でコロナになったら

通勤時に事故や病気になってしまうリスクがあるように、当然ながら出張中に思いがけないトラブルやケガ、病気といった状況に直面してしまうリスクもあるでしょう。特に新型コロナウイルス感染症の拡大によって社会全体で様々な対策や危機管理意識が重視されており、出張中でも相応のコロナ対策や健康管理が必要です。

ここでは出張先でコロナウイルスに感染したり、出張後に感染が発覚したりしたケースについて解説しています。

「出張先でコロナになったら」
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電車や新幹線の領収書の取得方法は?

出張の移動手段として、タクシーでなく電車や新幹線といった乗り物を利用することもあるでしょう。移動手段が電車や新幹線でも旅費精算時に証拠として領収書を添付することが必要です。ただし電車や新幹線のチケットについては購入の方法に応じて領収書を発行する手順も異なってしまうため、あらかじめ自分がどのケースに該当するのか確認しておくことが欠かせません。ここでは電車や新幹線における領収書の取得について解説します。

「電車や新幹線の領収書の取得方法は?」
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出張報告書

出張報告書とは、出張を終えた社員が出張中の行動や気づき、出張で得られた成果などについて報告書としてまとめて提出する資料です。出張報告書を作成することで出張中の動きを把握しやすくなる上、出張においてどのようなメリットやデメリットが発生したのか検討し、今後の出張や事業戦略のプランニングに役立てることが可能。ここでは出張報告書の構成やテンプレートの例、必要性やメリットなどについて解説しています。

「出張報告書」
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出張命令書とは?

出張命令書とは、文字通り出張者に対して出張の業務命令を指示した人物が作成し、出張の目的や内容について確認及び承認するために使われる資料です。出張は口答指示でも成立しますが、出張命令書として指示内容を明文化しておくことで出張目的を具体的に共有し、社員の行動指針として明確化することができます。また出張命令書にもとづいて事前に仮払金を用意できれば、出張中に社員が自費で費用を立て替えることも必要ありません。

「出張命令書とは?」
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国内視察ツアー、研修にも出張手配システムが活用できる

出張業務の中には特定の営業活動や商談成立を目的としていない国内視察ツアーや研修も含まれます。

国内視察ツアーや研修業務は参加する従業員のスキルアップにつながるだけでなく、今後の事業戦略や新規プロジェクトにとって地盤を強化する手段となります。そのため出張手配システムを活用して国内視察ツアーや研修の効率化を進め、一層に各自が得られる成果や経験を拡大していくことで、ひるがえって企業成長にもつながるでしょう。

「国内視察ツアー、研修にも出張手配システムが活用できる」
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出張手配(BTM)の管理をDX化

「DX化」とは「デジタルトランスフォーメーション化」の略称であり、具体的にはデジタル技術の導入によって事業基盤を刷新するといった目的があります。

また一般に語られる「IT化」や「デジタル化」と違って、DX化では事業基盤そのものがデジタル技術によって改革されるため、事業フローが根本から変化することが特徴です。

出張管理業務のDX化を進める上で出張手配システムの導入は分かりやすく効果を得やすい手法といえるえdしょう。

「出張手配(BTM)の管理をDX化」
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出張のおともに便利なグッズ

国内であれば国外であれ移動範囲の広がる出張業務ではちょっとしたコツやアイテムを利用することで行程が楽になることも珍しくありません。

出張をサポートしてくれる便利グッズには、ワイシャツ用のシャツケースや衣類圧縮袋、携帯スリッパ、エアーネックピローなど様々なものがあげられます。

ただし全てのグッズを詰め込んで荷物が過剰になれば本末転倒になるため、各グッズの特性を把握して出張先や移動時間に合わせた使い分けを行ってください。

「出張のおともに便利なグッズ」
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出張経費とは?

出張業務には電車賃や新幹線の料金、航空機のチケット代など交通費が発生します。また宿泊を伴う出張では宿泊料金や食事代といった費用も発生するでしょう。

出張経費とは出張に際して必要になる業務上のコストであり、出張経費を正しく管理することで出張の利益性やメリットをデータとして分析できます。

ここでは出張経費として一般的にどのようなコストが発生するかや、それぞれの経費の目安や計算方法などをまとめました。

「出張経費とは?」
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出張時のホテルの選び方

宿泊を伴う出張では当然ながら従業員が宿泊する旅館やホテルといった宿泊施設の選定や手配も業務として行わなければなりません。ただし宿泊施設といっても立地や宿泊料金の価格設定など条件は様々であり、予算内で合理的な宿泊先を厳選することが重要です。

ここでは出張時にどのような基準で宿泊施設を選べば良いのか、また比較検討をする際のチェックポイントや宿泊先を決める上で強みとなる特徴などをまとめて解説しています。

「出張時のホテルの選び方」
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ビジネス戦略としての出張手配システムの導入

企業として合理的な事業成長を目指していくには、きちんとしたビジネス戦略を構築した上で、的確に業務を継続していくことが重要です。出張手配システムは出張業務に関する様々なコストの合理化を進められるだけでなく、ビジネス戦略の構築時に基盤となる各種データを比較検証する際にも役立ちます。ここではビジネス戦略と出張手配システムの関係を解説しました。

「ビジネス戦略としての出張手配システムの導入」
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出張手配システムの無料トライアルはある?

出張手配システムの導入効果を検証するために、積極的に活用したいサービスが無料トライアルです。無料トライアルでは実際の製品を使って出張管理を行えるため、自社のニーズや環境と照らし合わせながら導入効果や利便性をチェックすることが可能です。ここでは出張手配システムの無料トライアルを利用する上で、あらかじめ抑えておきたいポイントや、出張手配システムの無料トライアルの注意点などをまとめましたのでご活用ください。

「出張手配システムの無料トライアルはある?」
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旅費交通費と交通費の違うもの?

旅費交通費とは遠方に出張するためにかかった交通費や経費のことです。交通費とは勤務地から営業などの理由で特定の場所に向かうための費用になります。また交通にかかった費用であっても目的によっては旅費交通費・交通費ではなく、交際費や宣伝広告費、福利厚生費などの勘定項目となるケースもあるので注意が必要です。旅費交通費の業務負担を軽減するためにも、法人カード・経費精算ツールの導入・BTMの導入も検討してみましょう。

「旅費交通費と交通費の違い」
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出張後の旅行について

出張後に旅行を楽しむことで、社員にとっては時間を有効に活用できる・有給休暇取得の抵抗が減るなどのメリットがあります。しかし会社にとっては、どこまでが経費として計上したら良いのか分からないこともあるでしょう。また社員間で不平等感が生まれる可能性もあるので注意は必要です。今後はブレジャーが増えると推測されており、大きな問題に発展する前に経費になる・ならないなどの線引きをしておく必要があります。

「出張後の旅行」
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経費精算業務の効率化・自動化について

事業を営む上で、出張業務などで発生する経費の精算業務はしばしば複雑化し、さらに出張者が増えたり経費の種類が多くなったりするほど担当者の作業負担も増大します。そのため、適切な方法によって経費精算業務の効率化や自動化を推進することは、ヒューマンエラーのリスクを防ぐだけでなく従業員のモチベーションを維持して、業務の生産性を高めるためにも不可欠です。

経費精算業務の効率化・自動化を叶えるポイントについてまとめました。

経費精算業務の効率化・自動化
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電子帳簿保存法と出張旅費について

電子帳簿保存法の改正に伴い、出張旅費に関連した書類についても保存管理の方法を改めて考えなければならなくなりました。

電子帳簿保存法では領収書や請求書、帳簿といった書類の保存方法について、電子帳簿等保存、スキャナ保存、そして電子取引という3つの区分を設けており、出張旅費の経費清算書類に関してもそれぞれの特性に合わせて処理が必要となります。

電子帳簿等保存に対する出張旅費の管理方法について解説します。

電子帳簿保存法と出張旅費
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出張申請書の書き方とは?

出張申請書は法的な義務である書類ではありません。しかし不正出張が防げる・コスト削減・税務調査の証拠書類などに役立つため、ほとんどの会社で独自の出張申請書を導入しています。書き方や提出の流れなどが会社によって異なるため、必ず会社のルールに従いましょう。一般的には出張者名・出張のスケジュール・滞在先・内容・目的・費用・緊急時の連絡先などを記入するケースがほとんどです。出張前に提出し、出張後には報告書や清算などを行う必要があります。

出張申請書の書き方
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日本では聞きなれないトラベルマネージャーとは?

まだ日本では少ないですが、欧米ではトラベルマネージャーの存在は一般的です。トラベルマネージャーとは出張を管理する役割があり、企業側の要望と出張する従業員の満足度のバランスを見極めながら円滑に出張ができるようサポートしています。おもな業務は「出張旅費規程の策定・運用」「ホテル・旅行会社など法人契約の選定や継続的な評価」「出張の把握と社内連携の円滑化」「経営層への成果報告と改善サイクルの実施」などです。

トラベルマネージャー
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出張手配を効率化する方法とは?

出張手配には様々な業務が内包されており、それぞれの従業員や担当者にとって大きな業務負担になってしまう恐れがあります。そのため出張手配を効率化することで従業員の負担を軽減しつつ、個々の出張手配による不正リスクなどを軽減するといったことも可能になります。

出張手配の効率化には代行会社へのアウトソーシングや専任担当者の選定といった方法の他にも、出張管理システムの導入による一元管理といった方法があるでしょう。

出張手配の効率化
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仮払金申請書の書き方とは?

仮払金とは金額が確定していない費用を、経費を支払う予定のある社員に事前に渡しておくお金であり、仮払金申請書は仮払金を受け取るために担当者が書いて提出するための書類です。

仮払金を運用することで、従業員が出張費用を立て替えることなく業務を進められますが、扱い方を誤れば不正のリスクが増大したり経理業務の不健全化といった問題が深刻化したりします。

仮払金申請書の書き方や注意点をまとめましたので参考にしてください。

仮払金申請書の書き方
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出張時の宿泊税について

宿泊税とは、宿泊施設の利用者が支払うべき地方税の一種であり、宿泊施設が利用者から徴収し、自治体に納める特別徴収の形をとります。こちらでは宿泊税の概要や経理処理での扱い方について解説しています。

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出張時の領収書を紛失したときの対処法

領収書の紛失は、多くの経理担当者を悩ませる問題です。領収書の紛失は、どんなに社員に注意を促したとしても起こり得ます。この記事では、領収書がなぜ必要なのか、再発行は可能なのかについて解説します。再発行できなかった場合の対処法もまとめているので、ぜひ参考にしてください。

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国内出張で保険に加入するメリットとは?

予期せぬ事故や賠償責任、飛行機の欠航など、様々なリスクに備えるための国内出張であっても保険には加入したいところ。加入には旅行代理店、保険会社、インターネットを利用する方法があり、それぞれにメリットがあります。この記事では、国内出張における保険のメリットと加入方法をわかりやすく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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海外出張中の事故に対して労災は適応される?

海外出張中の事故や病気に対する労災保険の適用基準を詳細に解説しています。業務命令による出張や業務に直接関連する活動中に起きた事故は労災保険の対象になり得るが、私的活動中の事故は対象外となることが多いです。また、受給可能な労災保険給付の種類や、海外転勤・出向者の適用外ルール、さらに労災保険給付の請求手続きや不服申し立ての方法まで、幅広い情報をまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

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出張時の日当とは?

出張時に支給される日当について、その意味や目的、計算方法、そして企業や従業員にとってのメリット・デメリットを包括的に解説しています。日当は、出張中の食事代や雑費などの個人的な支出を補填するために支給され、出張者が業務に専念できるよう支援するものです。また、日当の設定は、出張の目的地や期間、現地の物価などを考慮して行われ、企業にとっては経費管理の明確化や従業員のモチベーション向上などのメリットがあります。しかし、デメリットも考えられるため、マイナス面の理解も必要です。この記事では、出張経費の適切な管理と従業員の満足度向上に興味のある企業や個人にとって有益な情報を分かりやすくまとめています。

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海外出張時の経費清算方法!対象範囲や注意点まとめ

海外出張時の経費精算方法について、出張前の準備費用から現地での経費まで、対象範囲と注意点を詳しく解説するガイドです。航空券や宿泊施設の手配、ビザ取得費用、必要な予防接種や健康診断の費用など、出張前にかかる経費から、出張中の交通費、食費、チップの取り扱いに至るまで、経費申請が可能なものとそのプロセスを丁寧に説明します。

また、領収書の原本保持の重要性、正確な為替レートの適用、経費精算の際の文化的または法的留意点など、効率的かつ問題なく経費精算を行うためのポイントをまとめました。

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海外出張中に病気になったら?医療費はどうなる?

海外出張中に病気や怪我に見舞われることは誰にとっても不測の事態です。この記事では、出張者が直面する医療費の問題と適切な医療機関の選び方に焦点を当てています。具体的には、異なる国の医療制度の違いや、保険の利用方法、信頼できる医療機関の選択基準について詳しく説明しています。

さらに、海外でよく見られる健康リスクとその予防策、必要なワクチンの接種方法や旅行保険の選び方まで、出張前の準備から現地での対応までを網羅しています。

特に、食中毒や感染症などのリスクが高い地域に出張する場合、どのようにして予防措置を講じるべきか、現地での最新の健康情報をどのように入手するかなど、具体的なアドバイスが盛り込まれています。また、万が一の病気や怪我に備えて、どのように保険を活用し、どの医療機関にアクセスすれば良いのか、そのプロセスも解説しています。

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出張で買ったお土産は経費に入るのか?

出張時のお土産は経費に含められるのでしょうか?この記事では、その基礎知識と条件について解説します。経費とは業務遂行に必要な支出で、交通費や宿泊費などが該当します。お土産が経費として認められる場合もありますが、それはビジネス目的であることが前提です。例えば、取引先への贈答品は経費に含められますが、家族や自分用のものは含まれません。経費として申請する際は、領収書や贈答の記録などの証拠書類が必要です。

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効率的で快適な日帰り出張を実現する方法

効率的な日帰り出張を実現する方法を紹介します。日帰り出張のメリットとして、宿泊費や食費の削減、勤務時間の有効活用、プライベート時間の確保が挙げられますが、長時間の移動やスケジュールの柔軟性の低さがデメリットです。事前準備とスケジュール管理が鍵で、出張手配システムを使うと手配が楽になります。移動手段の選択や快適さを保つための工夫、さらに日当や経費管理の理解も重要です。これらを実践して、快適で効率的な出張を目指しましょう。

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THREE SELECTIONS
目的別・出張手配システム3選
国内には、様々な出張手配システムが存在しています。システムの機能や付属サービスも多種多様。
会社が出張手配システムを導入する目的は、会社の規模や状況によっても異なるはず。目的やニーズに合った、おすすめのシステムをご紹介します!

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分析サービス付きのシステムで選ぶ

Bzit公式サイト

画像引用元:Bzit公式サイト
(https://www.jtb.co.jp/bzit/)

旅行代理店JTBが提供する出張手配システム。予約できるものはベーシックな内容ですが、使用された出張費用とデータを分析し、よりよい運用方法を提案するサービスを備えています。

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BORDER

海外出張回数がとにかく多いなら
チャットで手配完了のシステムも

BORDER公式サイト

画像引用元:BORDER公式サイト
(https://border.co.jp/)

出張手配をチャットで依頼・管理できるシステム。レスが速く小回りもきくため、出張が多く、さらに出張者自らが手配を行っているような会社・事業部向けといえるでしょう。

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※上記システムの取り扱いサービス数・内容は2022年12月調査時点の情報を基に掲載しております。
※各システムのピックアップ理由は次のようになります。「出張手配システム」…調査範囲内での手配対象の数が最多。「Bzit」…大手旅行代理店の蓄積した情報を基に出張費用を分析するサービスあり。「BORDER」…海外でも対応可能なチャットシステムがあることが明記されている。

出張をもっと手軽に透明に目的別で選ぶおすすめの出張手配システム
出張をもっと手軽に透明に目的別で選ぶおすすめの出張手配システム