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実費精算とは

出張の際にかかった費用においては、ホテルなどの宿泊費やタクシー代など実際にかかった費用のことを「実費」といいますが、これらを精算する場合に会社に領収書を提出して清算する方法を「実費精算」と呼んでいます。

こちらのページでは、この実費精算についてご紹介します。例えば実費精算の種類や、それ以外の生産方法などについてまとめていますのでぜひ参考にしてみてください。

実費精算の種類

実費精算による精算方法には立て替えと仮払いの2つの方法があります。こちらではその2つの精算方法についてご紹介していきますので、どのような違いがあるのかを確認しておいてください。

立て替え

会社が負担する交際費や旅費などの経費について、一時的に社員自身が金銭を立て替えて支払い、その際に受け取った領収書などをもとに後から清算する方法を立て替え（立て替え精算）と呼びます。

立て替えを行う場合には、上記の通り交通費や宿泊費について会社宛の領収書を受け取ることが必要になります。そして出張から戻った際に、出張報告書などを作成して上司に承認を得た後、立替経費精算書などに領収書を添付して経理部門へ提出することにより精算を行います。

経理部門では、提出された内容に誤りがないと確認できた場合に社員に申請された金額を支払います。

仮払い

実費精算のもうひとつの方法が仮払いと呼ばれる方法です。何か必要なものを購入する際やサービスを利用する前に、会社の方で今後必要になる費用のおよその金額を一時的に社員に支払い、実際に経費が発生した後に金額の確定とともに過不足分を精算するという方法になります。

仮払い精算を行う場合には、出張に必要となる費用の概算額を記載した仮払申請書を作成し、承認を得た出張申請書とともに経理部に提出します。経理部門では内容を確認して申請金額を社員に支払います。

その後、出張にて社員はあらかじめ会社から受け取ったお金で交通費や宿泊費などを支払った上で、会社宛ての領収書を受け取ります。その後出張から帰ったら仮払金報告書と領収書を経理に提出し、差額の精算を行います。

業務効率化と不正リスク低減には出張管理システムがおすすめ

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実費精算以外の方法

出張の際の費用を精算する方法には、実費精算の他にも定額支給という方法もあります。

これは出張旅費規程においてあらかじめ支給する金額を決めておき、実際にかかった金額に関わらず規程に記載されている金額を支給します。例えば「宿泊費は9000円」といったように、日当や宿泊費においてこの定額支給が用いられているケースが多いといえるでしょう。

定額支給

あらかじめ決められた額を支給する定額支給の方法は、宿泊費などをひとつひとつ調べて処理をする手間や経費精算を行う社員の事務負担を軽減できるといったメリットがあるため、多くの会社で採用されている方法ではあります。しかし、支給金額よりも安いホテルなどに宿泊した際は実際に使用した金額と支給額の間に差額が出てしまい、会社的には多く支払いすぎるといったデメリットもあります。

さらに出張の少ない社員と出張の多い社員との間で不公平感が出てしまうことや、コンプライアンスの面から見ても問題があるといえる状況になってしまうこともありますので、宿泊費に関しては実費精算を採用する企業が多くなっているようです。

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