出張での空出張・不正請求の手口と防止方法
出張にまつわる不正請求では、空出張が特に多いと言われています。空出張は、実際には行っていない出張の費用や使っていない交通費・宿泊費などを会社に請求する行為のことです。詐欺罪や有印私文書偽造罪、有印私文書変造罪などに問われる可能性がある犯罪行為ですが、会社の管理が甘いと不正が横行してしまいます。会社の出費が増えてしまうため、空出張などの不正請求の防止策を構築しなくてはいけません。ここでは、不正請求の手口や防止策についてまとめました。
不正請求の手口について
架空の出張を申請する
実際には行っていない架空の出張を申請して、出張費用や手当などを不正に受け取る手口です。一般社員では難しい手口ではありますが、出張管理が構築されていないと、経理部門で申請が通ってしまう可能性があります。
交通費の水増し
電車やバスなど、領収証の提出が求められない交通費について、水増し請求する手口です。実際のルートより高いルートを使ったことにして請求して差額を不正に受け取ります。また、出張のために支給された新幹線や飛行機のチケットを払い戻して、安価なチケットを用意。その差額を着服する手口もあります。
接待交際費の水増し
出張先で取引先などを接待した場合の飲食費を請求する際に、私的な飲食代を紛れ込ませたり、取引先の人数を水増ししたりして、差額を着服する手口です。
空出張や不正請求はなぜバレにくい？
出張の経費は、上司や総務、経理といった出張費の精算担当者の目が届かないところで発生することが、空出張や不正請求をバレにくくしています。社員数が多いと、日々の出張申請や交通費申請の数が多く、出張日と処理日にタイムラグも発生しがちです。出張の精算を経理部など離れた部署で行っている場合は、特に不正を見落としやすい環境と言えるでしょう。
空出張の不正請求に対する防止策
ICカードの履歴・領収書の提出
空出張が発生しやすい交通費は、交通系ICカードを支給することで不正請求を防止できます。交通系ICカードは、発券機やICカードリーダーで利用履歴が利用可能。タクシー代やホテル代は領収証、航空機利用時は搭乗券の半券の提出を必須にしましょう。
出張承認者が申請内容を確認する
総務や経理の担当者は、提出された申請書をそのまま処理することしかできません。出張内容と精算書の矛盾に気づけるのは、出張承認者です。社員の出張内容を把握して、矛盾がないことを確認してください。上席者から経理へ回すなど、フローの改善も必要です。
立替精算を減らす
立替精算は、不正が起こりやすいシステムです。領収書の提示を義務付けたとしても、私的な領収書を紛れ込ませてしまえば不正請求ができてしまいます。法人契約で請求をまとめるなど、できるだけ、立替精算を減らしましょう。
出張旅費規定からチェック体制をしっかり制定する
不正請求を防止するためには、出張旅費規程の整備も大切です。基本的に出張の経費は、出張旅費規程に則ったものが承認されます。規定が明確になっていないと、空出張を誘発してしまうでしょう。交通費や宿泊代は、役職ごとに上限金額を設定するなど、厳密な規定を作成することで、空出張の防止と同時に出張費の削減にもつながります。
しかし、出張旅費規程が適切に策定されていても、運用する社員一人ひとりが把握していないと意味がありません。社員の理解度を上げるために、定期的な研修の実施も必要です。
出張手配・管理サービスの導入を検討する
不正請求を防止するためには、適切なチェック体制を構築し、責任者がしっかりと管理しなければいけません。本来の業務を行いながら、出張管理も厳密に実施するのは大変です。しかし、出張管理が雑になると不正を許してしまう隙が生まれます。
そこでおすすめしたいのは、出張手配・管理サービスの導入です。旅行会社などと法人契約をして、出張の手配から管理までを一元管理できれば、不正の隙が発生しません。社員や管理者の業務も効率化できます。また、コストの最適化の提案も受けられ、コスト削減にもつながるサービスです。出張管理に悩んでいるなら、出張手配・管理サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
会社が出張手配システムを導入する目的は、会社の規模や状況によっても異なるはず。目的やニーズに合った、おすすめのシステムをご紹介します！
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