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出張は本当に必要？Web会議で代用できるケースとは

出張は労力も時間も費用もかかりますが、本当に実際に出向かなければならないケースばかりなのでしょうか？出張の代替案として今いる場所から遠方にいる取引先とコミュニケーションがとれるWeb会議が挙げられます。

もしWeb会議で代用できるなら、大幅なコスト削減につながります。ここでは、Web会議で代用できるケースについて詳しく解説していきましょう。

出張は、コスト面でも手配工数の面でも負担が大きい

出張中は、宿泊費や交通費などの費用がかかる上に、移動時間もかかります。その上、出張前後でかなりの手配工数がかかります。切符やチケットを取りに行ったり、旅費規程に沿っているか細かく確認したり、経費の精算をしたりと、出張はコスト面でも手配工数の面でも負担が大きいのです。

インターネットでの情報共有が可能な今、移動にかかる時間や費用などのコストが無駄になる可能性もあります。

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出張の意義・目的・必要性とは

出張の効率化を考えた場合、無駄な出張をなくすことが一番です。そのためには、出張の意義・目的・必要性を考えることが重要です。一般的に考えられる出張の目的は、取引先や顧客の元へ直接出向いて、対面での挨拶や重要書類の手渡しなどをおこなうことです。

中でも実際に顔を合わせてきめ細やかなコミュニケーションがとれることは、出張の大きな意義だと言えるでしょう。電話やメールではなく直に顔を見て話すことで、強い信頼関係が生まれやすくなります。

出張の代替案「Web会議」とは

Web会議とは、出張先の相手とWebカメラなどを用いて通信をおこなうことで、コミュニケーションをとったり必要な話し合いをしたりすることです。出張の代替案として採用される方法です。

Web会議のメリット・デメリット

メリット	インターネット環境さえあれば、場所を選ばず気軽におこなえる取引先や顧客ときめ細やかなコミュニケーションがとれるその気になれば、自宅や旅行先からでも可能
デメリット	社内の会議室が慢性的に埋まりやすい時間帯や回線強度によって通信速度が左右されるスカイプより高速・大音量のネット環境が求められる

Web会議の大きな特徴は、インターネット環境さえあればどこでも会議ができることです。取引際に出向かずにきめ細やかなコミュニケーションがとれるのは、大きなメリットです。デメリットは、社内の会議室が慢性的に埋まりやすいこと、時間帯や回線強度によって痛心速度が左右されることです。

出張すべきケースと、Web会議がおすすめのケース

出張すべきケース	初対面の人と会う場合取引先や顧客との重要な会議重要な意思決定をする場
Web会議がおすすめのケース	ルーティンで行われる会議社内向けの情報伝達拠点間の頻繁な会議

出張とWeb会議の併用もひとつの手段

出張の代替案としてWeb会議を導入することで、大きなコスト削減が実現しますが、やはり対面で話すことに勝るコミュニケーションはありません。同じ空間で顔を合わせているからこそ伝わるものがあるので、微妙なニュアンスなども伝えやすくなります。

そのため、すべての出張をWeb会議に置き換えるのではなく、出張とWeb会議を併用するのがおすすめです。

たとえば、節目となる重要な会議の場合は出張して対面でおこない、定例会議はWeb会議でおこないます。対面でコミュニケーションをとる出張と場所を選ばずおこなえるWeb会議を臨機応変に使い分けることで、コミュニケーションや情報共有の質を落とさずにコスト削減を目指せます。

Web会議を導入したい、場所はどうする？

会議室

Web会議の場所として、まず会議室が挙げられます。あらかじめ会議室の利用についてルールを作成しておくと、効率的に会議室を使えるようになります。たとえば、Web会議の代表者にどの時間帯に会議室を使うのか届け出てもらいます。そうすることで、会議室を有効活用することが可能です。

また、会議室をパーテーションで区切って、複数のブースをつくるのもおすすめです。一度に複数のWeb会議をおこなうことが可能になり、回転率がアップします。

会社近辺の施設を利用する

Web会議を導入する場所として、会社近辺の施設を利用するという手もあります。ここでは、具体的に5つご紹介します。

自宅

会議スペース削減手段の一つとして、インターネット環境が整っているなら、自宅でWeb会議に参加するという方法があります。家族がいる場合は、会議の間は邪魔せず静かにしてもらうなど協力が必要です。リモートワークの比率が増えつつあることから、十分に検討の価値がある方法だと言えます。

レンタルスペース

レンタルスペースを借りてWeb会議をおこなうという方法もあります。レンタルスペースは主に都市部の駅周辺に集まっており、1時間単位の料金でレンタルすることが可能です。

インターネット環境が整った静かな空間なので、PCや資料を持ち込むだけでWeb会議ができます。会議室型レンタルスペースなら、ミーティングなどビジネスシーンでの利用を想定しているため、椅子やテーブル、プロジェクター、スクリーン、ホワイトボード、Wi－Fi、電源などが完備しています。

公的施設

社外の会議用スペースとして、公的施設を利用するという方法もあります。公的施設とは公民館などの施設のことで、自治体の中には公民館などの施設のホールや会議室を研修や会議用に開放しているところもあり、申し込みをすれば有料で利用することが可能です。

１部屋ごとの人数制限があり、日・祝は閉館で平日も定時以外は閉館しますが、公的施設の利用も検討してみてはいかがでしょうか？

カラオケ

若者が行く場所といったイメージが強いカラオケボックスですが、Wi－Fi環境が整っています。机も椅子もあるので、カラオケボックスも会議スペースの候補になります。

カラオケボックスでWeb会議をするメリットは、個室ごとの防音性に優れているため音漏れを気にすることなく会議ができることです。この特性を利用して、Web会議向けのコースを用意している店舗もあります。

マンガ喫茶

こちらもまた若者が集まる場所といったイメージが強いマンガ喫茶ですが、インターネット環境が整っています。WEB会議は基本的にインターネット環境さえあれば可能なので、マンガ喫茶を活用するのも一つの手です。各スペースもブースや個室になっているので、まわりの目も気になりません。

ただし、カラオケと違い、必ずしも個室に防音設備が付いていない点に注意しましょう。会議内容が外に漏れるのを防ぎたい場合は、カラオケの方が向いています。

まとめ

Web会議が普及したことで、会議室はもちろん、インターネット環境のあるところならどこからでも会議ができるようになりました。社内外のさまざまな場所を利用することで、臨機応変に会議に参加することが可能です。自宅やオフィスの周辺に会議室として使えそうな場所がないか、一度確認しておきましょう。

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