出張申請・手配
出張が決まったら、出張申請を行わなければいけません。どのような手順で進めていけばいいのでしょうか？
ここでは、出張申請の手順などについて詳しく解説しています。
出張申請の通常フロー
1.出張申請書を作成して承認をもらう
出張が決まったら、まずは出張申請書を作成します。
出張先や出張の目的、宿泊先などを正確に記入して、上司の承認をもらいましょう。
会社によっては、交通機関のチケットを自社で発行しているところもあります。事前に確認して、チケット手配を依頼します。
2.出張費の仮払金申請書を作成する
旅費交通費が高額になる、接待などで現金が必要になるといった、出張経費が大きくなることが前もって分かっている場合は、仮払いをしてくれる会社もあります。
仮払金申請書を作成し、出張申請書と一緒に経理へ提出します。
現金の準備をしないといけないので、できるだけ早めに申請するのがいいですね。
3.出張申請書を人事部へ提出する
出張申請書の承認がおりたら、人事部へ提出します。
提出することによって、欠勤扱いにならず、出張扱いとして処理されます。
出張が終了した後は、出張報告書を作成して上司の承認を得ましょう。
4.出張の移動手段や宿泊先の手配
次に、出張先へ移動する乗り物の手配、および宿泊先の手配を行います。 新幹線や飛行機で移動する場合には、利用すべき乗車クラス（自由席、指定席、グリーン車、エコノミー、ビジネスなど）を上司に確認してから手配するようにしましょう。
宿泊先にも一定の制限がある可能性があるので、予約する前に上司へ確認すると良いでしょう。
5.日程表・旅程表の作成
出張の移動手段と宿泊先の手配まで済んだら、最後に日程表・旅程表を作成します。出張中のアジェンダを軸にした具体的な工程、用意した乗車券当の写し、宿泊ホテル、チェックアウト・チェックインの時間、出張の具体的な目的地（ビル名など）、緊急連絡先などを記載します。
会社が用意したフォーマットがあれば、それを利用しましょう。フォーマットがなければ、先輩などから借りても良いかもしれません。
出張の申請・手配をする上で確認すべき項目
出張の目的
何よりもまず、出張の目的を確認しましょう。会議に参加することが目的なのか、視察してレポートを作成することが目的なのか、イベントに参加してくることが目的なのか等です。
誰が出張をするのか
誰が出張するのかも明確にしておきましょう。「○○課1名」ではなく、所属課や職位、氏名なども確認します。複数名が同じ出張に参加するのであれば、対象者全員の情報を明確にしておきます。
出張先
出張先を確認します。出張する地域を確認するだけではなく、会議や視察などを行う会場、その所在地、連絡先なども確認しておきましょう。もちろん、宿泊先となるホテルの所在地や連絡先なども明確にしておきます。
出張の日程
出張に行く日程を確認します。「5月1日（月）～5月4日（木）の3泊4日」などと日程を明確にするとともに、後述する移動手段を確認の上、移動にかかる時間もチェックしておいたほうが良いでしょう。
出張時の移動手段
出張中の移動手段も確認しておきます。長距離移動に利用する新幹線や飛行機などの情報だけではなく、宿泊先から会議場などへの移動手段（タクシーなど）も確認しておくようにしましょう。個人でやるデメリット
本業と同時で申請を行うので負担が大きい
出張が決まった場合、まず出帳申請書を作成し、上司の承認を得ることから始まります。
出張者は、本来の業務の合間をぬって出張申請を行わないといけないので、非常に負担が大きくなってしまいます。
じっくり作成する時間も取れず、申請書の差し戻しを受ける可能性も。
出張の申請業務は多くの業務負担が発生するので、面倒だと感じてしまうかもしれません。
各々の承認に時間がかかる
出張申請は、上司や経理の承認を得ながら進めていく業務です。
しかし、提出してすぐに承認を得られるわけではありません。
出張の多い会社ほど、上司や経理は多くの申請書をチェックしなければいけないので、承認に時間がかかってしまいます。
出張者からすると、申請業務が思うように進まないので心理的負担も大きくなってしまいますね。
出張手配システム（BTM）をご存じですか
出張を申請する業務は、手間や時間を要し、通常業務に支障をきたしてしまう可能性もあります。
このような面倒な手配業務を効率化し、負担を軽くしてくれるのが主張手配システムです！
国内には、様々な出張手配システムが存在します。
ですので、会社の課題を解決してくれる、会社に合ったシステムを選ぶことが大切。
おすすめのシステムを紹介していますので、ぜひチェックしてくださいね。
目的別で選ぶおすすめの
出張管理・手配システム
自社にピッタリのシステムを比較
会社が出張手配システムを導入する目的は、会社の規模や状況によっても異なるはず。目的やニーズに合った、おすすめのシステムをご紹介します！
出張⼿配プラス
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画像引用元：エルクトラベル公式サイト
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マンション - 通訳
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Bzit
経費のコンサルもお願いしたいなら
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画像引用元：Bzit公式サイト
（https://www.jtb.co.jp/bzit/）
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BORDER
海外出張回数がとにかく多いなら
チャットで手配完了のシステムも
画像引用元：BORDER公式サイト
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出張手配をチャットで依頼・管理できるシステム。レスが速く小回りもきくため、出張が多く、さらに出張者自らが手配を行っているような会社・事業部向けといえるでしょう。
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※上記システムの取り扱いサービス数・内容は2022年12月調査時点の情報を基に掲載しております。
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