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出張手配システムの選び方

「社員の出張に関する経費管理が大変…」と困っている人へ向けて、出張手配システムの選び方を紹介。選ぶ時の基準や種類別の特徴などをまとめているので、ぜひチェックしてみてください。

選ぶ時の基準になるポイント

ひとくちに「出張管理システム」といっても、その種類は実にさまざまです。そのため、「一体どれを選べば良いの？」と悩んでしまう人も多いでしょう。そこで、ここでは出張管理システムを選ぶ時の基準になるポイントを5つ紹介していきます。

出張者本人が使いやすいか

出張管理システムを選ぶ際は、スマホやパソコンなどで出張申請が可能か、領収書などの書類もペーパーレス処理ができるかなど、出張者本人が使いやすいかを考えてみるのがポイントです。出張するエリアや交通手段など社内規定に則ったプランを自動検索できるものであれば、管理工数の減少に役立ちます。

管理者がコストを把握しやすいか

出張管理から報告までにかかるすべての経費を把握できるかも、出張管理システムを選ぶ時のポイントとなります。いつ・どこへ・誰が出張するか、社内規定内の経費であるか、無駄な費用が発生していないかなどを管理者が一元管理できれば、業務効率アップにもつながるでしょう。

現行の経費精算システムや、業務フローと連携できるか

効率化のために出張管理システムを導入しても、現在使用している会計システムと連携できなかったり、ワークフローとの互換性が良くなかったりする場合は、かえって業務効率が低下してしまう可能性があります。そのため、あらかじめ現行の経費精算システムと連携できるかをチェックするのはもちろん、アフターケアが充実しているかも視野に入れておくと良いでしょう。

自社の出張エリアに対応しているか

出張エリアが国内の場合は問題ありませんが、海外出張が多い場合は慎重にシステムを選ぶ必要があります。なぜなら、システムによっては海外に対応していないからです。

海外出張が多い企業は、外国語対応ができるオペレーターへつなげるサービスがあるか、海外出張に対応している旅行代理店を利用できるか、社員の居場所や安否確認ができるシステムが搭載されているかを確認しましょう。

危機管理機能やシステムがあるか

自然災害やテロといったリスク管理も企業の重要な役割です。出張経路や宿泊先などが社内で分かっていれば、安全確保におけるリスクヘッジにつながるでしょう。出張管理システムの中には、サービスの一環として出張先エリアの情勢や渡航者リストなどを提供しているケースもあるので、システムを選ぶ際の判断材料としてみてください。

出張管理システムの3タイプ

タイプ１：経費精算システム一体型

チケット手配などの出張管理機能と経費精算システムが一体化したタイプです。出張回数が多く経費精算業務にかかる負担を軽減したい、経費精算システムを見直したいという場合におすすめです。出張手配だけでなく経費精算も簡略化されるので、業務効率の向上が期待できます。

タイプ２：出張管理特化型

チケットの手配や旅程の管理など出張管理をメインとしたタイプです。既存の経費精算システムを使い続けようと考えている企業は、こちらのタイプを導入すると良いでしょう。出張管理業務の効率化にプラスして、出張費用の最適化などの効果も期待できます。

また、外部システムと連携可能なタイプであれば、経費精算システム一体型のような使い方もできるでしょう。

タイプ３：出張手配サービス対応型

出張管理特化型に搭載されている機能にプラスして、出張手配の代行サポートも用意されているタイプです。サービス提供会社が手配代行を実施し、依頼情報や旅程情報などはシステム上で管理されます。「人手が足りず出張手配業務や管理業務は外注したい」という企業におすすめです。

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出張手配システムとは、出張手配内容を全てデータ化し、出張手配業務を一括で行うシステムのことです。
出張申請、交通機関や宿泊施設の手配、そして出張経費精算までを一元管理でき、出張業務を効率良く進めることが可能。出張者の行動・日程管理も簡単になります。
手動で管理している場合が多かったと思いますが、今では多くの企業でシステム化されているのです。