出張費の立替は違法？
こちらのページでは、出張費の立替について解説しています。
出張費を立替えることは違法に当たらないのかどうか、また立替精算と税金の関係に加えて、立替精算をなくす方法やメリットについてまとめています。
出張費の立替精算に関わる業務負担を軽減するためのヒントをご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。
出張費の立替は違法なのか？
一般的に、出張費用に関しては従業員が現地までの交通費や宿泊費をあらかじめ立て替え、その後精算処理を行って会社から経費分を支給されるという流れが多いでしょう。
前もって仮払金として出張の際に必要なお金を支払っておく方法もありますが、この場合出張費の着服など不正が起こりやすいというリスクがあります。
そのため、社員が立て替えておき、後日精算という方法をとっている会社が多いのです。
この出張費を立て替えて支払うということは違法ではありませんが、給料の中から立て替え払いを行うのはストレスに感じる方もいるかもしれません。
後から戻ってくるとはいえ、手元から現金が減ってしまいますので、月に何度も出張がある場合には、きついと感じてしまう場合もあるでしょう。
中には、クレジットカードでの支払いを促す会社も多いようです。この方法であれば、すぐに現金が必要というわけではなく、さらに引き落としまでの間に精算を行ってしまうことによって余計な出費が発生せずに済みます。
出張費の立替精算と税金の関係
ただ、立て替えた出張費用と税金の関係が気になる方も多いのではないでしょうか。
労働者があらかじめ支払った出張費は、要件を満たした場合には非課税として扱われます。
非課税として扱うかどうかは、それぞれの会社の出張旅費規定に定められていますので、あらかじめ確認しておくことをおすすめします。
また同業種や同規模の会社と比較することにより適切な支給額となっているかどうか、また社内でのバランスが不自然でないかどうかという点も判断が行われ、問題ないと判断された場合には非課税として扱われます。
立替精算をなくすメリットと方法
立替精算をなくすメリット
上記の通り、立て替えた出張費は要件を満たすことによって非課税扱いとなりますが、立替精算そのものをなくすという方向の企業もあります。
立替精算をなくすと、下記のようなメリットがあります。
経理担当者の業務軽減が可能
立替精算が行われた場合には、当然精算業務が発生します。
申請者が書類を作成する手間もありますが、経理担当者側でも申請書と領収書の照らし合わせを行い、問題ないと確認した上で申請者へ支払いを行います。
また、口座振込の場合には振込業務も必要になります。加えて、出張ごとの仕訳も行うことになります。
このように出張が多い会社の場合、経理担当者の負担が非常に大きくなりますが、立替精算をなくすとこういった業務を大幅に減らせます
不正が起こるリスクを減らせる
立替精算をなくした場合には、出張者による水増し請求やカラ出張など不正が行われることを未然に防げるようになります。
また、法人のクレジットカードを利用して支払いを行う場合には利用履歴が確認できますので、出張先での行動管理が行えるようになります。
社員側の不正をしてはいけない、という意識を高めることにも繋がります。
立替精算をなくす方法
立替精算そのものをなくす方法として考えられるのが、前述の通り法人のクレジットカードを使用した支払いを行うということがあります。
ただし、この場合もケースによっては仕訳業務が経理担当者の負担となることもあるでしょう。
そこでおすすめなのが出張手配システムを利用するという方法です。
システムを利用することによって社員が個人で立て替え払いを行う必要がない上に精算業務がなくなるため、出張者・経理担当者双方の負担を軽減できます。
出張に関わる業務負担を減らしたい、立替精算をなくしたいと考えている場合には、ぜひ出張手配システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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