初めての海外出張の準備方法と持ち物を紹介
初めての海外出張！準備することと持ち物
海外出張は何をすればいい？まずはスケジュールを立てよう！
海外出張が決まったら、まずはスケジュールを立てましょう。業務のスケジュールは当然ですが、それ以上に重要なのは準備期間のスケジュールです。入国のために必要な準備と現地での行動・生活に必要な準備をしていく必要があります。
入国までの準備
海外出張に欠かせないのがパスポートです。パスポートの有効期限を確認しましょう。有効期限が6ヶ月未満になっている場合やそもそもパスポートを持っていない場合は、パスポートの準備が必要です。準備期間に1ヶ月程度を見積もっておきましょう。
訪問先・出張期間によっては、ビザの準備も必要です。ビザの有無も確認してください。
飛行機の手配も出張が決まったら早めにしておきたいです。国際便では、目的地までの途中で他国の空港に立ち寄るトランジットが発生するケースがあります。トランジットがある場合、一つの便のロスでスケジュールが大きく崩れてしまいます。早めにチケットを確保しておきましょう。
飛行機の他にも、本数が少ない交通手段を利用する場合は、2～3週間前を目安にチケットを確保してください。海外出張では、確定できることからどんどん決めていくことがポイントです。
現地での行動の準備
飛行機の手配の後は、宿泊先の確保です。また、宿泊先での生活のこともイメージしましょう。国内と違って、食事をするにも宿泊先の近くで適当な食堂を見つけるというわけにはいかないかもしれません。時期によっては、食事にありつけないことも。あらかじめ現地の情報を取得しておき、予約もしておくと安心です。
また、出張先での仕事に必要な移動手段やルートを確認して、必要なチケットは手配してください。
海外出張時に必要な持ち物とあると便利な持ち物は？
海外出張時の必須アイテムと便利な持ち物には次のようなものがあります。
- パスポートとコピー
- 海外旅行保険証
- ホテルの予約確認書
- 日本円・外貨・クレジットカード
- 海外用プラグ
- 海外用ポケットWi-Fi
海外に行くときは、パスポートが必要です。パスポートと一緒に用意しておくと便利なのは、パスポートのコピーです。写真のあるページを用意しておくと、万が一の紛失や盗難の際に役立ちます。パスポートとコピーは別々に持つことがポイントです。
また、海外旅行保険証も用意しておきましょう。会社契約の保険に加入して、保険証を持参します。
入国時の入国カード記入時や空港からホテルまでのアクセスの際にあると便利なのがホテルの予約確認書です。
現金は、日本円と外貨の両方持参しておくといいでしょう。経費用の財布と自分の財布を分けておくと管理しやすいです。また、海外利用に対応しているクレジットカードも持参することをおすすめします。
パソコンやスマホの充電などで使用するのが海外用プラグです。コンセントの形状を事前に調べて、出張先の国で使用できるものを用意しておきましょう。海外用のポケットWi-Fiも用意したいです。出発空港のWi-Fiカウンターでレンタルできます。
下着やコスメ、パソコン、仕事に必要な書類など、必要なものは様々です。忘れたからといって取りに帰ることができません。必要なものをリストアップして準備してください。
まとめ
海外出張が決まったら、まずはスケジュールを立てましょう。現地での仕事のスケジュールだけではなく、準備のスケジュールから始めるのがポイントです。パスポート・ビザの準備、飛行機のチケットの確保、宿泊するホテルや食事場所の確保、移動に必要なチケットなど、早め早めに準備してください。持ち物のリストアップも行い、忘れ物が発生しないよう、綿密な計画を立てることが大切です。
会社が出張手配システムを導入する目的は、会社の規模や状況によっても異なるはず。目的やニーズに合った、おすすめのシステムをご紹介します！
出張⼿配プラス
まるごとお任せしたいなら
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画像引用元：エルクトラベル公式サイト
（https://www.tehaiplus.com/）
新幹線や飛行機（国内外）といったベーシックな移動手段、エクスプレス予約の連携も対応。宿泊施設のほか、会議室などの予約にも対応できます。エリア限定ですが、JR券のQR対応も可能でエリア外の場合は当日中にチケットをデリバリーするサービスもあります。
- 飛行機
- 新幹線
- ホテル
- バス
- レンタカー
- 会議室
- ウィークリー
マンション - 通訳
- 団体旅行
- 渡航ビザ
- 海外Wi-Fi
- 海外ガイド
- 海外旅行保険
- その他
Bzit
経費のコンサルもお願いしたいなら
分析サービス付きのシステムで選ぶ
画像引用元：Bzit公式サイト
（https://www.jtb.co.jp/bzit/）
旅行代理店JTBが提供する出張手配システム。予約できるものはベーシックな内容ですが、使用された出張費用とデータを分析し、よりよい運用方法を提案するサービスを備えています。
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画像引用元：BORDER公式サイト
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※上記システムの取り扱いサービス数・内容は2022年12月調査時点の情報を基に掲載しております。
※各システムのピックアップ理由は次のようになります。「出張手配システム」…調査範囲内での手配対象の数が最多。「Bzit」…大手旅行代理店の蓄積した情報を基に出張費用を分析するサービスあり。「BORDER」…海外でも対応可能なチャットシステムがあることが明記されている。
