【PR】出張費の不正を防止するために必要なこと
出張費用は不正の温床、といわれます。実際、訴訟問題に発展したものに次のようなケースがありました。
出張費用に関わる不正の例
Case１：上司に無断で出張を繰り返し不正受給
製造販売の職に従事する社員が、上司に無断で不要な出張を繰り返し、上司の押印を偽って出張費用の精算をしていました。該当社員は懲戒解雇処分となり、退職金も支給されないこととなりました。
参照元：女性就業支援バックアップナビ「判例データベース」https://joseishugyo.mhlw.go.jp/joho/data/20110801604.html
Case２：役職者が不正、反省の色なく懲戒解雇
役職者の社員が、虚偽の申告により最低でも15回、合計20万円以上の出張費用を不正受給しており、さらにその費用を自らの財産と混同させて消費。懲戒解雇に処されましたが、当人から「処分は重すぎる」と訴えがあり、裁判へ。「自己の利益を得るためではなく会社の交際費にあてた」「金額が小さく、会社にほぼ返金済み。処分の相当性に疑問」ことを根拠としましたが、金額の大小に関わらず懲戒解雇事由（窃取着服）に該当すること、責任者として統括する立場での犯行だったこと、反省の様子がうかがえないことなどから処分は過重ではないという結論が下りました。
参照元：「判例」東京労務管理総合研究所https://syaroshi.jp/roumu_q_a/0511_3.htm
一度解雇の沙汰が下っても無効になる場合もあるのですが、問題は役職に関わらず「どの会社でも、どの役職でも、環境が整ってしまうと誰でも会社のお金を横領し得る」ということでしょう。会社の規模や職種は関係なく、「不透明なお金の流れ」が社員を良くない方へ動かしてしまいます。
不正を未然に防ぐために注意したいこと
不正を防止するために取れる対策は、大きく分けて2つあります。
出張費の動きを「見える化」する
出張費にかかる新幹線・飛行機代やホテルの宿泊費はリアルタイムで変動し、手配を行うその瞬間でなければ実際の金額・内容は確認できません。つまり手配した本人以外が一目でその妥当性を判断しづらいのが原因と言えるでしょう。
それなら、出張費用の動きを透明化してしまいましょう。手配者のみが手配画面を見られるようにするのではなく、社員同士に「どの社員が、いつ、どこへ、何円かけて出張する」が共有される仕組みを構築してしまうのです。
情報がリアルタイムで共有されることで、高額なチケットの購入を選択していた場合に「同じ時間にもっと安価な便がある」といった助言もできるかもしれません。
そもそも不特定多数の社員にチェックされていると考えたら、容易に不正を働こうという意識も起こりがたいもの。相互監視というと言葉が強いのですが、それに似た状況を作り出すことで、不正の起こりづらい環境が作られるのです。
そのための手間を減らす
大事なことは、透明化したその仕組みを社員に使ってもらうこと。そのためには彼らにとって使いやすく、むしろ便利であると感じられるシステムでなければなりません。社内規定の書類に記載し、上長が席にいるのを確認して押印してもらい、それを経理部に提出し……といったアナログな作業はやめましょう。誰もがいつでも、会社に縛られず使えるシステムであり、入力も簡単であることこそ、スムーズな健全化が進みます。
出張費用の不正防止には
出張手配システムがおすすめ
人目に付く仕組みを作り、その運用コストを極力下げれば（全員が使いやすいシステムになれば）、運用はついてきます。おすすめなのは、「出張手配システム」です
一から自社用に作成していては、コストがかかり、導入までの期間も長引くでしょう。世間には入力・共有のしやすさや手配対象の幅広さを充実させた既存の出張手配システム（出張管理システム・BTM）があります。多くのシステムが、出張費用に係る不正を防止するための機能を備えています。
中でもおすすめなシステムは、「出張手配プラス」です。
不正防止からスタートした
出張手配システム「出張手配プラス」
画像引用元：エルクトラベル公式サイト
（https://www.tehaiplus.com/）
株式会社エルクが提供する「出張手配プラス」は、まさに出張費用の不正を取り締まるために立ち上がり、ニーズに応えて独立したシステム。他に類を見ない手配対象の広さで、痒い所に手が届く出張管理を行います。
出張手配プラスの導入メリット１：
多彩な手配対象
多くの出張手配システムでは、出張手配の対象となるのは「新幹線・国内外の航空券・ホテル」です。これだけ網羅されていれば十分という見方もできますが、実際の出張にはさらに必要な移動手段や会議・宿泊のスペースがあります。
出張手配プラスでは、ベーシックな上記手配のほかに、ウィークリーマンション、会議室、タクシー、バス、通訳、ガイドといった手配まで可能。細やかな手配が、出張をより快適に、上質なものにしてくれるでしょう。国内に限らず、海外の航空券や鉄道、ホテル、渡航ビザの手配にも対応しています。
出張手配プラスの導入メリット２：
使いやすいUI
システムの中には日程を入力すると外部サイト（企業公式や他社の比較サイトなど）に移動するものもある中、出張手配プラスは全てシステム内で情報の入力が完結します。複数の便数・金額がリアルタイムで確認できるため、目的の移動に応じて安く早い移動手段や宿泊場所を一度に確認し、手配できます。また、10時までに手配すると、その日中に発券したチケットが会社に届くデリバリーサービスも利用可能（※一部エリアのみ対象）。わざわざ駅まで発券に行く必要がないのは、細かな事ですが忙しい社員にはありがたいサービスです。
出張手配プラスの導入メリット３：
多くの社員にメリットがある
出張手配を行う本人以外にも、多くの社員の業務が楽になります。出張者の上司はスマートフォンでも申請を確認でき、スムーズな承認または差し戻しが可能。経理部も即座に情報が共有されるため確認・再計算の必要がなく作業のコストが減る上、いちいち立て替えのため現金を用意する必要もなくなります。経営者はリアル金額がデータとしてまとまった状態で手元に届くため、経営戦略がより実際的に進められるでしょう。
出張手配プラスは不正防止から
始まったプロジェクト
出張手配プラスは、そもそも提供会社「株式会社エルク」の社長が、かつて在籍した会社の出張旅費の不正利用防止のために立ち上げたプロジェクトが元となったサービスです。
どの会社でも、どんな社員でも、「不正を行ってもバレないだろう」と一度思ってしまうと心が揺れるもの。そもそもそのような心を抱かせないために、費用を透明化して社員の啓発を行うことで、不正が起こらない仕組みを作ろうと、出張手配プラスの提供を始めました。
株式会社エルクは、規模を問わずさまざまな会社へのサービス提供を進めています。出張費用の不正利用防止・透明化を検討中なら、一度相談してはいかがでしょうか。
