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出張時の食費は経費に入る？

こちらのページでは、「出張中の食事代は経費に入るのか？」といった質問にお答えしています。

どのようなケースであれば自己負担となるのか、またどのようなケースであれば経費として認められるのか、といった部分についてまとめていますので、経費について不明確な部分があるという方はぜひ参考にしてみてください。

こちらを明確にしておくことによって、出張後の経費精算の段階で迷ってしまうケースも少なくなるのではないでしょうか。

出張時の食事代は経費に入る？

出張時にも当然食事を行う必要があります。

この食事代は経費として認められるのかという点ですが、基本的には出張の際に発生する食事代は出張経費としては認められないことになっています。

これは、「食事代」というものは出張に行く・出張に行かないに関わらずかかってくる費用であるためです。

たとえ出張先でとった食事とはいえ、自分で負担する、ということが一般的となっています。

ただし、同じ食事代だったとしてもその目的によっては経費として認められるケースがあります。

例えば出張先の会社の方と会議のために一緒に食事をした、また出張で取引先を接待したなど仕事に関する食事の代金であれば、経費として認められる場合もあります。

そもそも経費で精算することができるものは？

前述の通り、出張中だったとしても自分の食事は自分で負担することが基本となってきます。

ただし、出張の間に取引先の方と会食をした際に発生した食事代は、接待交際費として経費扱いとしているケースが多くみられますし、食事と会議がセットになっているような、打ち合わせを兼ねた食事の場合で1人あたり5,000円以下の場合には会議費に分類することができます。（書類の保存要件を満たしているものに限ります）

このように同じ食事だったとしても、仕事が関わっているかどうかによって経費として認められるかが変わってきますので、出張中だからといって食事も全て経費として考えないように注意しておきましょう。

ちなみに、出張とは異なりますが、慰安旅行の際の食事代は福利厚生費となります。

日当・出張手当として支給すれば経費扱いになる

日当（出張手当）とは

日当（出張手当）とは、出張しなければ従業員が負担しなかっただろう宿泊費や交通費などの費用を支給するためのもの。出張する社員の労をねぎらい、出張中の仕事へのモチベーションアップにつなげてもらうことが目的です。

日当を経費にするためには、出張旅費規程での明記が必要

出張でのモチベーションアップにつながる日当を経費にするためには、出張旅費規程での明記が必要です。経費として認められる条件は、同業種・同規模の会社と比較して妥当な金額であることです。日当が経費として認められると、受け取る社員にも支払う会社にも節税効果があります。

食費を含めた立て替え払いの負担を軽減するには

仮払金を支払う

社員の食費を含めた立て替え払いの負担を軽減するために、多くの会社では出張前に概算額の仮払いをおこない、出張後に差額を精算する仕組みをとっています。この方法を採用することで、社員の出張先での負担をできるだけ少なく抑えられます。とはいえ、忙しい出張前に仮払金を申請する手間が増えてしまうのがデメリットです。

出張管理システムを導入する

仮払いで生じるチェックや仕訳など煩雑な作業を避けるために、出張管理システムを利用するという手があります。出張管理システムでは、宿泊施設の予約や交通手段の手配、出張にかかる経費の管理などをオンラインなどで一元管理し、支払いについては法人へ一括請求するため、面倒な仮払い手続きは不要です。

精算システムを導入する

精算システムを導入するという方法もあります。出張先で発生した経費を精算することを出張費精算と呼びます。出張費精算で仮払いする方法を採用すると、かなりの頻度で現金の流れが発生し、工数や手間がかなりかかります。

精算システムを使えば、経費精算をおこなう上で必要な申請書の作成から会計ソフトに流し込む作業までを効率化することが可能です。たとえば、出張経費の計算では大量の領収書を処理しなければなりませんが、生産システムを使えばスマホアプリで領収書を撮影するだけで読み取ってくれるので、入力の手間が省けます。

出張をする前に出張旅費規程を確認しましょう。

これまでご説明してきた通り、食事代は出張の有無に限らず発生するものであることから、出張中の食事代を必ず会社が負担する必要はないのです。

このように、食事代に限らずどのようなものが経費となり、どのようなものを自己負担する必要があるのかは、出張旅費規定を確認しておきましょう。

ここにはその会社における出張の旅費についての規定が記載されていますので、出張者は出張に行く前に規定を確認しておくと明確に判断することができます。

ひいては出張後の経費精算でも迷うことが少なくなるでしょう。

特に、出張の場合には普段よりも食費がかかるというケースもあり、その分出張者の負担となることが考えられます。

会社側としては、出張旅費規定の中で出張時の食事代の支給について、どのように対応するのかといった部分をあらかじめ規定しておくと良いでしょう。

一般的には、出張の日当に食事に関する費用を含める、として対応している会社が多いといわれています。

手当はあらかじめ会社が定めた金額を支給するものであることから、食事代を含んだ金額を支給しても問題はありません。

まとめ

出張中の食事代について、経費として認められるかどうか？という疑問について解説してきました。

まとめると、基本的には出張中の食事代であったとしても自分で負担する必要があります。

ただし、仕事が関わってくるような食事（会議を兼ねた食事会や得意先の接待など）だった場合には、経費として認められるケースもあるでしょう。

このように、経費になるのかならないのか迷ってしまう支払いについては、出張旅費規定を参照することがおすすめです。

出張に出発する前には、スケジュールを確認してどこで接待が発生しそうか、また会議を兼ねてランチをするかもしれないなどある程度予想がつくことが多いでしょう。

その場合、経費として認められるのかをあらかじめ規定で確認しておくと不安なく出張に向かうことができるのではないでしょうか。

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