電子帳簿保存法と出張旅費について
電子帳簿保存法の改正により、日本全国の企業では領収書などの会計業務や取引業務に関連した書類について保存・管理の方法が改訂されています。このページでは、電子帳簿保存法の改正が出張旅費の精算業務に与えた影響や注意点などをまとめました。
電子帳簿保存法の概要と保存区分を知る
電子帳簿保存法の2022年・2023年の改正により、領収書や帳簿書類などの保存管理についても注意点が変更されています。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と呼び、1998年の施行から定期的に改正されている法律です。電子帳簿保存法では、納税や税務処理に関連した取引業務などについて、帳簿や領収書といった「国税関係帳簿書類」の保存方法を定めており、一定の要件にもとづいて「電子帳簿等保存」や「スキャナ保存」といった区分によって管理されています。
電子帳簿保存法の保存区分
電子帳簿保存法では一定の要件を満たすことで、国税関係帳簿書類を紙の書類でなく電子データとして保存が可能です。電子データとして保存することでペーパーレス化を促進できますが、それぞれの区分に応じて保存形式を守っていなければ法律違反になりかねないため注意しなければなりません。
電子帳簿保存法の保存区分は、以下の3つに分けられています。
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
- 電子取引
電子帳簿等保存
電子的に作成された請求書や領収書、帳簿といった書類のデータをそのまま電子データとして保存します。会計システムやe-Taxで作成したような決算関連書類なども該当するでしょう。
スキャナ保存
紙で受領した領収書や作成した請求書などを、スキャンして電子データ化した上で保存する方法です。
電子取引
メールやクラウドサービスを通して授受した取引関連の電子データをそのまま保存します。
出張旅費の清算に関する電子帳簿保存法の法対応
出張旅費とは、出張業務のために発生した交通費や宿泊費、その他の必要経費に関する費用です。経費は事業売上から差し引くなど経理作業や税務処理に関連するため、当然ながら出張旅費の精算業務や関連書類についても電子帳簿保存法の定めに則って適切に管理しなければなりません。
出張旅費の領収書などを保存・管理する場合、複数のパターンが考えられます。
例えば、鉄道会社や旅行会社のオンライン予約サービスなどを利用して交通券を手配したり宿泊先を予約したりした場合、その費用もクレジットカードなどを使ったオンライン決済で支払われるかも知れません。その場合、保存区分としては「電子取引」に該当することが多いでしょう。ただし、電子データとして保存するためには真実性や可視性が担保されていなければならず、単にデータファイルであれば何でも良いわけではありません。
一方、出張先の現地で支払って領収書を受け取っているような支払いに関しては、領収書をスキャンして電子データ化した上で「スキャナ保存」として処理することもあります。ただし、スキャン方法やスキャン機器についても要件が定められているため、あらかじめ税務署や税理士などに相談しておくことが肝要です。
紙の書類を電子データ化する際の注意点
請求書や領収書などをスキャンして電子データ化する際にも、リスクマネジメントとして様々な点に意識を向けておくことが重要です。
電子データ化の後も原本の保存が必要？
出張旅費の経費精算書をスキャンして電子データ化し、保存する場合、電子帳簿保存法の定めによれば原本は破棄しても構わないとされています。しかし、もしデータの保存に失敗していたり、サーバやデバイスの不具合で帳簿データを閲覧できなくなったりした場合、原本がなければ取り返しの付かない事態に陥ってしまいます。
そのため法的には廃棄して良いとされる原本も、しばらくの期間は保存しておくことが無難です。
電子取引とスキャナ保存の2つの要件を満たすべきケース
宿泊先やサービスの種類によっては、オンライン決済完了時にPDFなどの電子データをメールやクラウド経由で送ってきた上で、改めて現地で紙の領収書や明細書を渡してくるかも知れません。
もし電子データと紙で同じ内容を受け取った場合、そのどちらも経費清算書類として保存しておかなければならない点が重要です。
そのため、メールで受け取った電子データはそのまま保存し、紙で受け取った書類はスキャンによって電子データ化し、さらに万一に備えて原本も保管しておくといった配慮が必要となります。
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