出張で起こりうる精算・請求の不正
出張の後は精算・請求業務が待っていますが、そこで不正が起きてしまうケースがあります。
このページでは一体なぜ不正が起きてしまうのか、不正の種類、対応・予防策についてまとめています。
出張で不正がおこる原因
チェックが甘い
出張費用のチェックが甘いと社員に認識されてしまうと、不正の抑止力が弱まります。
出張をした人間も、「チェックされないから」と、余計に請求したり、あるいは業務ではない自己都合でかかった費用まで出張費用として請求したりといった不正が行われます。
規定の認識不足
決して不正を行おうとしていたのではなく、会社で規定しているルールの認識不足から、結果的に不正になってしまうケースもあります。
「自分の時間は自費で」といった少々曖昧な規定の場合、「クライアントと一緒なら経費」との認識から、打ち合わせ後の食事での費用を経費精算するなど、結果的に不正となってしまうケースもあります。
故意ではないミス
いわゆる「うっかり」なミスで、結果的に不正となってしまうケースもあります。
例えば見知らぬ場所への出張だったので最短距離ではなく遠回りとなってしまった交通費を請求したり、遅刻しそうになって使用した、本来は認められていないタクシーの費用を請求したり、これを不正と認識できていない場合があります。
出張にかかわる不正の種類
水増しして請求する
本来かかった費用よりも水増しして請求する不正です。
交通費、宿泊費等を実際にかかった費用よりも上乗せして請求することで、差額を自分のものにするものです。実際に使用している部分なので、気付きにくいタイプの不正です。
個人使用分も不正に請求する
業務とは関係ない、個人使用分も請求する不正です。
例えば現地での食事や友好費などはあくまでも個人使用ですが、「出張中の出費」として、請求するパターンです。現地での飲み食いやお土産代などを不正に上乗せして請求するケースがよく見られます。
架空の出張（カラ出張）
実際には出張していないものの、出張したかのように装い交通費や宿泊費などを請求する不正です。
少し調べればすぐに露呈するものから、協力者と共にバレにくい細工を行い、不正を働くケースもあります。
不正が疑われるときの対処法
出張の精算にて、不正が行われているのではとの疑念がある場合の対処法は下記の手順をご紹介しましょう。
- まずは調査
- 証拠を揃える
- 本人確認
まずは不正が行われていないかを調査します。
もしもですが、不正だと思ったものの不正がなかった場合、むやみに話を大きくしてしまうと会社の信用問題、コンプライアンスなど大問題に発展しかねません。
そのため調査にて不正が行われていたであろう証拠を集めます。
仮に証拠が集められない場合、不正として立証することが難しいですし、証拠がない段階で本人を問い詰めてもしらを切られてしまう可能性もありますので、不正を証明したいのであれば、証拠を集める必要があります。
証拠としては主に下記が挙げられます。
- 領収書
- チケットの購入履歴とキャンセル履歴
- ホテルの宿泊履歴
- 出張先の調査（ヒアリング等）
証拠を揃えることができたら、本人に確認しましょう。
もしも社員が不正を認めた場合、内容を書面化しておきましょう。
不正の予防策
不正を見落とさない仕組みづくり
不正を見落とさない仕組みづくりとして出張手配システムが挙げられます。
出張手配システムは出張を「記録化」します。
誰がいつどこに出張するのかだけではなく、キャンセル等の履歴を残すこともできますし、社内で情報を共有できますので、不正を企てたとしても露呈しやすくなります。
不正を行う人間は「バレなければOK」との思いがありますが、出張手配システムは出張をデータとして共有しますので違和感があればすぐに露呈します。
つまり、出張手配システムが不正の抑止力として機能します。
事前申請を採用する
出張精算は事前申請を採用しましょう。
後から「これだけかかりました」と申請してもらうのではなく、事前にどれだけかかるのかを申請してもらいます。
タクシー代に関しては実際に使用しなければ分からない部分もありますが、公共交通機関や宿泊費用に関しては事前に調べることができますので、「実際に出張しなければ分からない」は有り得ません。
ICカード履歴を提出してもらう
ICカードの履歴を提出してもらうことも不正の抑止力となります。
ICカードにはすべての履歴が残りますので、提出するルールとなれば余計なことはしないよう努めてくれることでしょう。
仮にですが、それでも不正を働いた場合には履歴からすぐに怪しい行動を特定できます。
出張規定を整備する
出張規定を分かりやすく整備しましょう。
異なる解釈が生まれるような曖昧な表現を避け、誰もが同じ意味だと解釈できる文言を使用した、明快な規定が求められます。
出張規定を浸透させる
分かりやすく整備した出張規定を浸透させること、つまりは知ってもらうことも大切です。
素晴らしいルールがあっても、「知らなかった」では意味がありません。
出張する人間だけではなく、会社全体として徹底させることで「知らなかった」を防ぎ、誰もが正しい規定の元での出張精算・請求を行える環境となります。
会社が出張手配システムを導入する目的は、会社の規模や状況によっても異なるはず。目的やニーズに合った、おすすめのシステムをご紹介します！
出張⼿配プラス
まるごとお任せしたいなら
⼿配できる種類の多さで選ぶ
画像引用元：エルクトラベル公式サイト
（https://www.tehaiplus.com/）
新幹線や飛行機（国内外）といったベーシックな移動手段、エクスプレス予約の連携も対応。宿泊施設のほか、会議室などの予約にも対応できます。エリア限定ですが、JR券のQR対応も可能でエリア外の場合は当日中にチケットをデリバリーするサービスもあります。
- 飛行機
- 新幹線
- ホテル
- バス
- レンタカー
- 会議室
- ウィークリー
マンション - 通訳
- 団体旅行
- 渡航ビザ
- 海外Wi-Fi
- 海外ガイド
- 海外旅行保険
- その他
Bzit
経費のコンサルもお願いしたいなら
分析サービス付きのシステムで選ぶ
画像引用元：Bzit公式サイト
（https://www.jtb.co.jp/bzit/）
旅行代理店JTBが提供する出張手配システム。予約できるものはベーシックな内容ですが、使用された出張費用とデータを分析し、よりよい運用方法を提案するサービスを備えています。
- 飛行機
- 新幹線
- ホテル
- バス
- レンタカー
- 会議室
- ウィークリー
マンション - 通訳
- 団体旅行
- 渡航ビザ
- 海外Wi-Fi
- 海外ガイド
- 海外旅行保険
- その他
BORDER
海外出張回数がとにかく多いなら
チャットで手配完了のシステムも
画像引用元：BORDER公式サイト
（https://border.co.jp/）
出張手配をチャットで依頼・管理できるシステム。レスが速く小回りもきくため、出張が多く、さらに出張者自らが手配を行っているような会社・事業部向けといえるでしょう。
- 飛行機
- 新幹線
- ホテル
- バス
- レンタカー
- 会議室
- ウィークリー
マンション - 通訳
- 団体旅行
- 渡航ビザ
- 海外Wi-Fi
- 海外ガイド
- 海外旅行保険
- その他
まるごとお任せしたいなら
⼿配できる種類の多さで選ぶ
画像引用元：エルクトラベル公式サイト
（https://www.tehaiplus.com/）
新幹線や飛行機（国内外）といったベーシックな移動手段や宿泊施設のほか、会議室など幅広い予約に対応。エリア限定ですが、当日中にチケットをデリバリーするサービスもあります。
経費のコンサルもお願いしたいなら
分析サービス付きのシステムで選ぶ
画像引用元：Bzit公式サイト
（https://www.jtb.co.jp/bzit/）
旅行代理店JTBが提供する出張手配システム。予約できるものはベーシックな内容ですが、使用された出張費用とデータを分析し、よりよい運用方法を提案するサービスを備えています。
※上記システムの取り扱いサービス数・内容は2022年12月調査時点の情報を基に掲載しております。
※各システムのピックアップ理由は次のようになります。「出張手配システム」…調査範囲内での手配対象の数が最多。「Bzit」…大手旅行代理店の蓄積した情報を基に出張費用を分析するサービスあり。「BORDER」…海外でも対応可能なチャットシステムがあることが明記されている。
