鉄道会社と法人契約を結ぶ

このページでは、鉄道会社が提供している法人契約サービスについて紹介しています。

鉄道会社と法人契約を締結することでどのようなメリットがあるのか、またサービスの導入に向いているのはどのような会社なのかといった点などについてまとめています。

さらに、各鉄道会社が提供しているサービスについても紹介していますので、出張に関わるコスト削減や業務負担を減らしたいと考えている企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。

鉄道会社の法人契約を結ぶメリット

出張に関わる業務負担を軽減できる

急に出張が決まった時などは特に、通常の業務に加えて出張業務を行う必要があり、出張者などに負担がかかることが考えられます。例えばインターネットで鉄道のきっぷを予約できれば、わざわざ駅などに出向く必要がなくなり、かなりの負担軽減につながるでしょう。

また、サービスによっては利用料金をまとめて請求できるため、出張ごとの経費精算の手間もなくなります。

出張コストの削減

各鉄道会社が提供している法人契約サービスの中では、運賃割引サービスを用意しているケースもあります。

このような割引をうまく活用することによって、出張に関わるコストの削減に繋げられるでしょう。出張が非常に多い企業などの場合は、大幅なコスト削減につなげられるケースもあるかもしれません。ぜひチェックしてみることをおすすめします。

出張の履歴やカードのデータを一括管理できる

誰がどれくらい出張に行っているのか、など出張に関するデータを管理する必要がある場合にも、法人向けのサービスを活用できます。

例えばサービスの利用履歴を一括でダウンロードできる場合には、1件１件細かくチェックする必要がなく、漏れが発生する心配も不要です。また、チェックも楽になることから業務負担の軽減にもつながるでしょう。

代表的な鉄道会社の法人向けサービス

JR東日本の法人向けサービス（ビュー法人カード）

Suicaへのチャージが可能

JR東日本では、法人を対象として「ビュー法人カード」と呼ばれるカードを提供しています。

ビュー法人カードは、交通系ICカードとして多く利用されているSuicaへチャージできる法人カードとなっています。Suicaとしての利用はできませんが、チャージ機能を使うことによって都度きっぷを購入する必要がないことから、外回りの営業に便利。さらに、交通費の精算を行う際にも手間が大幅に省けるというメリットもあります。

えきねっとでの予約時にも便利

また、ビュー法人カードは、通常のクレジットカードとしての利用もできますので、きっぷの購入やJR東日本のインターネットサービス「えきねっと」での予約時にも利用可能です。

そのため、急に出張が入って交通の手配をしなければならなくなったときにも活躍してくれるでしょう。

ホテルやレンタカーの割引が利用できる

宿泊を伴う出張の場合にも、ビュー法人カードが活用できます。例えば、JR東日本ホテルズをビュー法人カードで利用した場合には宿泊基本料金が最大で20％予約が可能ですし、チェックアウトを12時まで延長できるなどさまざまな特典が用意されています。

また、駅レンタカーの基本料金も10％割引となりますので、出張にかかるコストの削減にも役立ちます。

JR東海の法人向けサービス（エクスプレス予約)

出張内容の見える化が可能

エクスプレス予約を導入すると、出張者の利用履歴がデータで確認することが可能。さらに、出張者のサービス登録情報（カード情報）をデータで確認もできます。

これらの機能により、「出張内容の見える化」や「出張者のカード管理」が可能に。出張に関して総務や人事が抱えている課題を解決できます。

出張コストの削減

エクスプレス予約は、365日会員価格で予約が可能となっており、出張コストの削減につなげられます。

また、出張者が自らインターネットで予約を行うことから、業務にかかる負担の削減も可能。さらに一括後払い精算となっているため、経費精算にかかっていた負担を削減することにつながってくる点もエクスプレス予約のメリットといえます。

出張に関わる業務の負担軽減

エクスプレス予約を利用すると、スマートフォンやPCを使ってチケットの予約ができることから、駅の窓口に並ぶ時間をゼロにすることができます。

さらに、エクスプレス予約上では、予約の変更についても列車が発車する前であれば何度でも手数料無料となっていますので、急な出張の予定変更にも対応ができます。柔軟な対応が可能な点もポイントのひとつです。

JR西日本の法人向けサービス(JRおでかけネット)

迅速にきっぷの予約が可能

JRお出かけネットとは、JR西日本が運営する観光情報サイト。

その中には、法人向けの「e5489コーポレートサービス」が用意されています。このサービスは山陽・北九州新幹線や北陸新幹線、JR西日本、JR四国、JR九州エリアの特急列車などが予約可能。

インターネットがつながる場所であれば、いつでもどこでもスピーディーにきっぷの予約ができ、出張に関わる業務の効率化が行えます。

急な出張の予定変更に対応できる場合も

e5489なら「eきっぷ」など一部の商品ではきっぷの受け取り前なら予約した列車の発車時刻直前まで変更が可能。変更には手数料がかからない点も特徴と言えるでしょう。ただし、きっぷによっては変更ができない、変更に制限があるといった場合もありますので、あらかじめ確認が必要です。

利用実績を一括で確認可能

e5489では、利用した実績データをダウンロード可能。利用2日後から法人や部署単位でダウンロードすることができますので、まとめて実績を確認したいときに非常に便利です。

ダウンロードできるのは当月を含む過去4ヶ月分のデータとなっていますので、月ごとにダウンロードしておけばもれなく管理することができるでしょう。

鉄道会社の法人向けサービスを選ぶ上でのポイント

サービス内容

まずは、それぞれの鉄道会社がどのようなサービスを提供しているのかという点は確認しておきたいところです。

自社のニーズに合ったサービスを提供しているかはもちろんですが、サービス内容を確認することで、想定していなかった部分の業務負担につながったりする可能性があるかもしれません。そのため、導入前にはサービスの内容をよくチェックしておきましょう。

利用料金

鉄道会社の法人向けサービスの中には、利用料金が不要、というものもあります。

そのため必要となる料金はどのくらいなのか、それとも無料で利用できるのかといった点について確認しておくこともポイントといえます。

サポート体制

法人向けのサービスを利用する中でわからないことがある場合など、しっかりとサポートしてくれるサービスであれば、導入後も不安なく利用できるでしょう。

メールや電話サポートが用意されているか、FAQが充実しているかなどをあらかじめ確認しておくことがおすすめです。もし、ホームページではわからないといった場合には、直接問い合わせて確認してみるのもひとつの手です。

鉄道会社の法人向けサービスはこんな会社におすすめ

鉄道を使った出張が多い会社

鉄道会社の法人向けサービスは、鉄道を使用した出張が多い会社におすすめです。

逆に鉄道を全く使わないといった場合には導入してもあまり劇的な効果は見られないことが多いでしょう。特にきっぷの予約が便利になる、割引価格で利用できるといったメリットがありますので、鉄道を多く使うという会社は検討してみてください。

鉄道会社との法人契約以外の方法

鉄道会社の法人契約サービスは、鉄道を使った出張のコスト削減や業務負担軽減に大きく貢献しますが、出張業務全体の煩雑さを完全に解決するには至りません。急な出張や複数の手配が必要な場合には、航空券や宿泊施設、レンタカーの手配も必要となり、そのたびに別々のサービスを利用するのは手間がかかります。

このような場合、出張手配システムの導入を検討してみませんか？ 出張手配システムを使えば、鉄道だけでなく、飛行機、レンタカー、ホテル予約など、すべての出張関連サービスを一元管理することが可能です。これにより、複数のシステムを使い分ける煩雑さが解消され、効率的な出張手配が実現します。

出張コストの全体最適化と削減

鉄道会社の法人契約サービスは出張コスト削減に大きなメリットがありますが、出張全体のコストを最適化するには、交通手段や宿泊費用、さらには会議室の手配までを含めた一括管理が効果的です。

出張手配システムを導入することで、これらのコストを一括で管理し、さらに割引や特典を最大限に活用することで、出張コストの大幅な削減が可能になります。企業全体の出張にかかる費用を削減し、経費管理の手間も軽減できます。

柔軟な変更対応で急な予定変更も安心

出張時には、急な予定変更やキャンセルが避けられない場合があります。鉄道会社の法人契約サービスでも一定の柔軟性がありますが、出張手配システムを導入すれば、交通手段や宿泊先の変更、キャンセルにも迅速に対応できます。
予約の変更がシステム上で簡単に行えるため、駅の窓口に並ぶ時間や手続きの手間を省き、出張者が本来の業務に集中できる環境を提供します。

チケットレスでさらに快適な出張を実現

出張手配システムの導入によって、鉄道会社の法人契約サービスが提供するエクスプレス予約やチケットレスサービスの便利さを最大限に活用できます。これにより、出張業務がさらに快適で効率的になるでしょう。

チケットレスの利便性

エクスプレス予約を利用すれば、スマートフォンやパソコンで簡単に予約が完了し、物理的なチケットを受け取る必要がありません。これにより、駅の窓口での待ち時間がゼロになり、出張者はその分を他の業務に充てることができます。

また、チケットレスサービスは、列車に乗る際に改札口でSuicaやICカードをタッチするだけで乗車できるため、紙のきっぷを持ち歩く煩わしさがなくなります。この便利さが、一度体験すると手放せなくなることでしょう。

予約と変更の柔軟さ

エクスプレス予約では、予約内容の変更が列車の発車前であれば何度でも手数料無料で可能です。この柔軟性は、急な出張の変更やキャンセルが頻繁に発生する企業にとって、大きなメリットとなります。

まとめ

鉄道会社の法人向けサービスについて紹介してきました。各社でさまざまなサービスを用意していますので、自社にはどのような課題があり、どのようなサービスを利用することで解決できるのかといったことを考えてみましょう。そうすれば自ずと適したサービスを選べるはずです。

出張手配システム（BTM）をご存じですか

企業で出張が発生すると、通常の業務に加えて出張に関わる手続きなどを行う必要が出てきます。

特に法人契約は1社とだけ結ぶものではなく、鉄道以外にも、飛行機やホテルなどの法人契約が必要になります。手配が煩雑化するだけでなく、経費精算時にそれぞれに分散するため、管理面でも大幅な工数がかかるのです。

出張手配システムの一部では、鉄道会社の法人契約で利用できる料金をそのまま適用できたり、システムで一括管理ができるため、複数社との契約を行う必要もありません。

この出張手配システムは、出張に必要となるきっぷの予約や宿泊施設の手配などの業務を一元管理できるもの。システムを導入することで、コスト削減や業務の効率アップが期待できますので、自社に合ったシステムを選び、導入を検討してみてください。

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