アカウントマネージャーの出張手配の効率化

アカウントマネージャーは企業の最重要顧客を専任で担当し、事業の要となる役割を担います。強固な信頼関係を築くための出張が多く、交通機関や宿泊先の手配、経費精算にかかる業務負担は大きな悩みの種です。

本記事では、出張の多さが引き起こす課題を洗い出し、業務を効率化するためのポイントを詳しく解説します。

アカウントマネージャーの出張業務とは

アカウントマネージャーの基本的な役割は、大口の顧客や戦略的に重要な取引先との関係を強化し、自社の利益を最大化することにあります。通常の営業職とは異なり、長期的な視点で顧客のビジネス全体をサポートするため、日々の業務には頻繁な移動が伴うのが特徴です。

重要顧客の複数拠点への訪問

特定の重要顧客と深い信頼関係を構築するためには、オンライン会議や電話のやり取りだけでは不十分といえるでしょう。企業の抱える課題を正確に把握するには、現場の生の声を聞く必要があります。

そのため、顧客の本社だけでなく、地方にある支社や製造を担う工場、物流センターなど、複数の拠点へ直接足を運ばなくてはなりません。たとえば、本社がコスト削減を重視している一方で、地方の工場は日々の業務効率化に悩んでいるケースがあります。双方の拠点を訪問して現場の温度感を知ることで、初めて組織全体が納得する包括的なソリューションを提案できます。こうした地道な対面コミュニケーションが強固なパートナーシップの土台となるため、複数拠点への訪問は欠かせない業務となっています。

全国出張の頻度が高い

全国に事業所を持つ大手企業を担当する場合、必然的に出張の頻度が高くなります。日帰りできる範囲にとどまらず、宿泊を伴う移動が多くなるのもアカウントマネージャーならではの傾向です。

戦略的なポジションゆえに行動範囲が広く、1週間のうちに東京・大阪・福岡と複数の地域を飛び回る出張スケジュールも珍しくありません。顧客の急な要望や現場のトラブルがあれば、翌日には現地へ向かうといったフットワークの軽さも求められます。遠方への往復には数時間を要しますが、移動中の新幹線内では深い思考を伴う作業がしづらい側面もあるでしょう。

結果として、オフィスで机に向かう時間よりも移動や顧客訪問に費やす時間のほうが長くなり、いかに非生産的な時間を減らすかが個人のパフォーマンスを左右するのです。

アカウントマネージャーの出張手配における課題

このように全国を飛び回るアカウントマネージャーですが、出張の多さは同時に業務上の大きな壁を生み出しています。手作業での手配や管理が続くことで、どのような課題が生じているのかを見ていきましょう。

手配や経費精算に時間が奪われる

新幹線や飛行機のチケットを取り、宿泊先のホテルを探して予約する作業は、想像以上に手間がかかるものです。出張のたびに複数の予約サイトを見比べ、会社の規定内に収まるホテルを探すだけで30分以上の時間を消費してしまうケースも少なくありません。もし顧客の都合で急な日程変更があれば、予約をキャンセルして一から探し直す必要があり、精神的な負担も増大します。

さらに、帰社後には交通費や宿泊費の経費精算という面倒な事務作業が待っています。紙の領収書を整理してシステムに入力し、間違いがないか確認する作業は非常に労力を使います。こうした事務作業に時間を取られ、本来注力すべき「顧客への提案活動」や「データ分析」といったコア業務が圧迫されてしまうのは、企業にとって大きな損失と言えるでしょう。

案件ごとの採算性（コスト）の把握が困難

複数のプロジェクトや重要案件を同時進行していると、経費の管理が極めて複雑化します。従来の経費精算では交通費や宿泊費が一括りの「旅費交通費」として処理されることが多く、どの出張がどの顧客向けの案件で発生した経費なのか、正確に紐づけて管理するのは至難の業です。

Excelなどを使った手作業での管理もいずれ限界を迎えてしまうでしょう。その結果、案件ごとの採算性（どれだけの利益が出ているか）が見えにくくなり、経営陣も正しいコスト評価ができません。多額の移動費や宿泊費が利益を圧迫していても気づきにくいため、次回の予算策定や戦略の見直しに悪影響を及ぼす恐れがあります。どの顧客にどれだけリソースを投資しているかを透明化できない点は、大きな経営課題です。

立替費用の負担と経理の負担

出張の頻度が高いと、社員個人のクレジットカードや現金での立替額が跳ね上がります。月に何度も出張が重なれば、一時的とはいえ数万円から十数万円の出費となり、社員の生活費を圧迫するなど金銭的な負担が重くのしかかるでしょう。

また、経理部門にとっても見逃せない問題です。大量の領収書を一つひとつチェックし、規定通りに申請されているかを確認する精算業務は、経理担当者の膨大な時間を奪います。ホテル代が上限を超えていないかを目視でチェックするアナログな作業は、見落としのリスクも伴います。金額の不一致や領収書の紛失があれば、確認と修正のやり取りでさらに時間をロスしてしまう悪循環に陥りかねません。

アカウントマネージャーの出張手配を効率化するポイント

これらの課題を放置していると、社員個人の疲弊だけでなく会社全体の生産性低下を招きます。手配や精算の負担を取り除き、本来の業務に集中できる環境を整えるためのな解決策を紹介します。

出張手配システム（BTM）を導入する

手配の手間を劇的に減らすには、出張手配システム（BTM＝Business Travel Management）の導入が効果的です。このシステムを使えば、交通機関やホテルを一つの画面で一括検索・予約できます。

複数のサイトを巡回して最安値を探す必要がなくなり、最短数分で手配が完了します。スマートフォンアプリに対応しているシステムも多く、移動中のスキマ時間にサクッと予約を変更できる利便性も魅力です。

また、システム上に会社の出張規定をあらかじめ設定しておけば、上限金額を超えるホテルは最初から表示されないため、規定違反を未然に防ぐ仕組みも構築可能です。手配にかかる時間を大幅に削減し、空いた時間を提案資料のブラッシュアップにあてることで、営業成績の向上にもつながるでしょう。

案件・プロジェクトごとに経費を可視化する

出張手配システムなどのツールを活用すると、出張経費を部署や役職、さらにはプロジェクト（案件）ごとに自動で集計・可視化できます。

誰が、いつ、どの案件のためにいくら使ったのかがダッシュボード上で一目でわかるようになります。精算を待たずにリアルタイムで費用を把握できるため、案件ごとの収支管理や原価計算が正確に行える点も大きなメリットです。過去の市場相場と実際の予約価格を比較できる機能を備えたシステムなら、直前予約による割高な手配が多いといった無駄もあぶり出せます。適切なコスト管理が実現すれば、利益率の改善策も打ち出しやすくなり、経営陣にとっても価値あるデータとなります。

法人一括請求で立替・精算業務をなくす

会社宛ての一括請求（法人契約）に対応したシステムを選ぶことで、社員の立替負担を完全にゼロにできます。システムを通して手配したチケット代や宿泊費は、後日システム会社から企業へまとめて請求される仕組みです。

出張者は高額な支払いや領収書の保管から解放され、ストレスなく本来の営業活動に集中できます。さらに経理部門にとっても、バラバラに提出されていた領収書の確認作業がなくなり、毎月の仕訳や月次決算のスピードが飛躍的にアップします。多くのBTMは主要な会計ソフトとの連携機能を持っているため、手入力による計算ミスや不正請求も防げます。結果として、会社全体で大幅な業務効率化とコスト削減が期待できるでしょう。

まとめ

アカウントマネージャーの役割と、出張手配がもたらす課題、そしてシステムを活用した解決策についてお伝えしました。

アカウントマネージャーが本来の営業・コンサルティング業務に集中し、企業全体の利益率を向上させるためには、出張手配システムの導入が最適です。面倒な手配の自動化、プロジェクトごとのコスト可視化、そして立替精算の廃止という大きなメリットが、業務の効率化を強力に後押ししてくれます。システムを活用して非生産的な時間を削り、顧客と向き合う時間を最大化していきましょう。

当サイトでは、自社の課題や目的に合った出張手配システム（BTM）を23社徹底比較してまとめています。出張手配の効率化やコスト削減を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

目的別で選ぶおすすめの
出張管理・手配システム
自社にピッタリのシステムを比較