BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは
こちらのページでは、出張業務に関わってくる「BTM（ビジネストラベルマネジメント）」について紹介しています。
BTMはどのようなものなのか、また導入することによってどのようなメリットが得られると考えられるのかといった点について見ていきましょう。
特に出張に関連する業務の削減を行いたい、また出張に関わるコストの見直しをしたい、リスクマネジメントを行いたいなどの希望がある場合には、こちらのページの内容をよくチェックしてみてはいかがでしょうか。
BTMとは、出張関連の管理業務にかかわるサービスを指す
BTMとは「Business Travel Management」の略で、出張にかんする各種手配や周辺業務を一元的に管理できるサービスを指します。
出張手配の際には、出張旅費規定などにしたがって、交通機関や宿泊施設の予約や経費の精算をおこなう必要がありますが、これもBTMが代行可能です。
大手旅行会社など、ビジネストラベルの手配や管理に精通した業者がサービスを提供していることが多く、企業における出張管理を最適化するものとして期待が高まっています。
BTMは浸透しているのか？
1980年代にアメリカで誕生して以来、出張管理業務やコストカットに貢献しながら発展してきたBTM。
日本では出張管理を外注化するという考え方が浸透していなかったこともあり、BTMの認知度はそれほど高くありませんでした。
しかし、不景気が長く続き、コストカットを重視する企業が増えたことから、BTMが少しずつ脚光を浴びはじめています。
BTMA Japan社によると、日本でのBTM市場規模は6兆3600億円とも言われており、今後需要が拡大していく分野だと考えられています。
参照元：訪日ラボ（https://honichi.com/news/2020/08/24/btmdounyu/#btmdounyu-1-1）
BTM（ビジネストラベルマネジメント）を導入するメリット
コストの最適化
BTMの大きな目的は、出張に関するコストを最適化するという点が挙げられます。
BTMを導入することで、航空券やホテルなど出張に関連する経費の可視化や分析を行い、コストを最適化することに繋げられるという点が大きなメリットとなるでしょう。
コストの最適化にあたっては、過去のデータをホテルや航空会社といったサプライヤーの選定や交渉に使うことができます。
また、出張が多く発生する企業においては特に、スケールメリットを生かすことによってその企業専用のレートを設定することも可能に。
このように、BTMの導入によって出張に関する業務を一元化することで、出張に関わる経費も可視化することができ、削減方法を見いだすこともできるでしょう。
合理化への取り組みが進んでいないことも多い出張旅費を見直すことによって、コストの削減が期待できる、というケースもあるといえます。
業務効率の向上
BTMの導入により、出張関連の業務フロー全体をシステム化することが可能になります。
例えば、これまでのトラベルデータに基づいて電子申請や承認機能を活用する、トラベルデータと精算データを連動させることによってこれまで非常に手間がかかっていた経理処理を自動化させることも可能です。
さらに、出張手配の際にはオンライン予約システムを活用することで、必要な手配を効率的に行うことができるようになります。
このように、さまざまな業務をシステム化することによって、出張者本人だけではなく経理担当者の業務効率にも繋げられます。
リスクマネジメント
BTMでは、これまでの出張に関連するデータと出張者のデータを一元管理することにより、リスクマネジメントにも威力を発揮します。
従来のように出張者自身がさまざまな手配を行った場合には、出発後の行動を把握するのが難しいという課題がありましたが、BTMでは出張者のデータや旅程を一元管理出来るため、このような課題にも対応できます。
例えば、何らかの緊急事態が発生した際に現地に滞在している社員情報を抽出した上で安否確認を行う、さらに危機管理ツールへのトラベルデータを連携することによって、迅速に対策を取ることが可能になるという点もメリットとして考えられます。
ガバナンスの強化
さらに、BTMの導入により、企業の管理体制をより強化することができるでしょう。
BTMによって一限管理された出張データを可視化・分析することによって、分析結果に基づいた出張規定の見直しを行ったり、ガイドラインの策定が可能になります。
ここでは、これまでのデータを基にしているため、出張者の行動傾向や企業の購買方針を考慮した、すなわち「自社に適した」規定やガイドラインの策定ができるという点が大きなメリットといえるでしょう。
また、これまでに出張規定が存在していたとしても、認識不足による違反や規定を悪用した不正が発生するという可能性もありました。
こういった状況を防ぐためにも、出張者に応じた適正なプランのみを表示したり、特典付きのプランは除外するなど企業の管理体制を強化するために大きな役割を果たすことにも繋がります。
BTMサービスの形態はさまざま
旅行会社の提供するBTM
- 航空券や宿泊施設の手配代行
- 手配状況の管理
- 経費精算のサポート
BTMサービスのメインは、航空券や宿泊施設の手配代行でしょう。「インターネットを使えば自分で簡単に予約できるのでは？」と考える人もいるかもしれませんが、旅行会社に依頼することで1年間の出張経費をグッと抑えることができます。自分たちで手配するより格安でチケットを手に入れられるため、この業務はプロに任せるのがおすすめです。
また、BTMサービスでは、手配状況の管理や経費精算のサポートなども実施しています。手配状況の管理については、「出張先・期間・出張に行く人」の情報を一括管理してもらえるので、自社の総務や管理担当者の負担の軽減が期待できるでしょう。経費精算のサポートに関しては、旅行会社ごとに異なるサービス内容に合わせて、精算方法の調整が可能です。飛行機の金額確認システムなども用意しているため、「出張の見える化」が叶います。
出張管理にかかわるESG
「環境・社会・企業統治」を指す言葉で、長期的な企業成長のためにはESGを重視した経営が欠かせないという考えが広まっています。出張管理においては、出張における二酸化炭素排出量分析レポートの提供、航空バイオ燃料投資、ワーケーション＆ブレジャー制度導入、危機管理システム導入などを実施。カーボンニュートラルの実行を考えている企業にぴったりです。
出張手配管理
国内ならびに海外のオンライン予約ツールや出張申請をはじめとした各種レポート機能など、お客様の「こんな機能が欲しい！」を実現。チケットの立替購入負担の軽減や交通・宿泊チケットの一元管理などが期待できます。
海外渡航情報提供サービス
海外出張をする社員をサポートするサービスで、査証申請で使用する書類や手続きサポート、旅券残存期間や到着空港の情報といった出張に役立つ最新情報を提供しています。情報はウェブで確認できるので、24時間どこからでも簡単に情報を手に入れられるでしょう。また、出張をする人だけでなく総務・人事担当者の負担軽減にも効果的です。
出張手配システム
交通チケットの手配や宿泊先の選定、証明書の確保など出張に関わる手続きは多岐にわたります。そんな手間のかかる業務を効率化できるのが出張手配システムです。経理や総務にとってはもちろん、出張者本人にとっても便利な機能が備わっているので、導入を迷っている企業はぜひ利用してみましょう。
まとめ
こちらのページでは、BTM（ビジネストラベルマネジメント）とはどのようなものか、そして導入することによってどのようなメリットがあると考えられるのかといった点についてまとめてきました。
前述の通り、BTMの導入によって得られるメリットはさまざまなものがあると考えられます。
これらのメリットを実現するための手段はひとつではありませんが、こちらのサイトで紹介しているような出張手配システムを導入することによって、コストカットを目指したり出張関連の業務に関わる業務について効率改善を行う、さらにリスクマネジメントを実現することが可能です。
出張手配システムの導入を検討している方は、こちらのサイトでオススメのシステムを紹介しています。
さまざまなシステムがありますのでぜひ参考にして、自社に合ったものを探してみてはいかがでしょうか。
目的別で選ぶおすすめの
出張管理・手配システム
自社にピッタリのシステムを比較
BTM導入を検討するときチェックするポイント
出張手配の課題を抽出する
最適なBTMを導入するためには、自社が抱える出張手配の課題を抽出することが大切です。
この際、課題を抽出するためのポイントはできるだけ具体的なほうが望ましいでしょう。
たとえば、出張申請の承認が遅れがちである、申請から精算までの手続きが煩雑すぎる、出張手配まわりのコストがかかりすぎている……といった具合に洗い出していくと、どのようなサービスベンダーを選べばよいかも見えてきます。
コストを算出する
課題が抽出できたら、コストを算出します。
サービスベンダーと法人契約を結んだ場合、どの程度の初期導入費用がかかり、継続的にどのような費用が必要となるのかを試算したうえで、自社で個別手配をする場合のコストを比較してみるとよいでしょう。
これにより、実際にBTMを導入した後、コスト削減目標を明確にしやすくなります。
導入後に改善策を立てる場合や、BTM導入の効果を測定するのにも役立つでしょう。
社内の同意を得る
BTM導入後、効果をあげていくためには、関係者によるシステム利用率も向上させなければなりません。
そのためには、出張者本人だけでなく、申請フローにおける承認者である上司、総務部・経理部、経営層といった社内の同意を得ることが必要です。
導入を検討する人が社内でBTMにかんする啓蒙をおこない、同意を取りつけるプロセスが大切になるでしょう。
BTMを活用し社内の出張を管理する「トラベルマネジャー」とは？
トラベルマネジャーは社内の出張手配の管理者
「トラベルマネジャー」とは、社員の出張管理をおもにおこなう役職として、欧米ではよく知られています。
出張管理では、人事部門や購買部門、旅行会社などと並んで重要な位置を占める立場であり、社内の規定にしたがいながらも出張者の満足度を下げないようにするのが仕事です。
トラベルマネジャーは、企業の要求である社内規定によって出張をコントロールし、外注できない業務を担う役割も果たしています。
トラベルマネジャーの業務内容
トラベルマネジャーの業務は、大きく分けて4つあります。
出張規定の策定と運用
出張先の地域や出張者の役職に合わせて、宿泊施設や交通機関のグレードを設定することも大きな職務として挙げられます。
出張者が出張先で業務に専念できる環境を整えられるよう判断すると同時に、出張にかかるコストが削減できるような内容の規定にする必要があります。
ホテルなどの宿泊施設や、旅行会社の選定
それまでは出張者本人や総務部・経理部などが担ってきた各種手配業務を、トラベルマネジャーが担当することになります。
BTMでは、トラベルマネジャーはサービスベンダーを選定するだけでなく、宿泊施設や航空会社などを選定したうえで交渉をおこないます。
スケールメリットを活用してコスト削減へと持ち込む手腕も求められるでしょう。
出張内容の把握と社内連携をスムーズに進めること
出張者の申請内容にもとづき、出張内容を把握し、コスト面でも妥当であるか確認します。
また、上司や総務部・経理部などと情報共有をおこなうのも大切な業務です。
さらに、出張中の安全管理や行動管理などにも配慮する必要があります。
出張者の宿泊先やフライト情報などを正確に把握できていなければ、もしトラブルが発生した場合に、会社として的確な対応ができないからです。
経営層へBTM導入の成果についての報告を行い改善サイクルを回すこと
BTMによって一元化された出張手配にかんする各データを分析し、BTMの導入によってどのような成果が得られたかを報告しなければなりません。
結果によっては、さらなる出張コストの削減に向けた対策が求められることもあります。
また、分析をもとに、出張者の満足度や利便性を向上させるためにどのような点を改善していくべきか、計画を立てる必要もあるでしょう。
出張管理にかんする状況を常に見すえ、その最適化に向けて包括的に取り組むのがトラベルマネジャーの仕事と言えます。
SELECTIONS
おすすめ出張手配システム3選
出張申請、交通機関や宿泊施設の手配、そして出張経費精算までを一元管理でき、出張業務を効率良く進めることが可能。出張者の行動・日程管理も簡単になります。
手動で管理している場合が多かったと思いますが、今では多くの企業でシステム化されているのです。
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