出張手配を外注する

出張手配はさまざまな手間が発生するために、自社で手配を行う場合には出張者や担当者の負担が大きくなるといったケースもあります。

そこでこの記事では、出張手配の外注について紹介しています。

外注によってどのようなメリット・デメリットが考えられるのか、またどのような会社に向いている方法なのか、という点をまとめています。

出張手配に関連する業務負担を軽減したい、また出張関連のコストを削減したいといった希望がある場合には、ぜひ外注を検討してみてはいかがでしょうか。

出張手配はめんどくさい？

自社で出張手配を行う場合には、さまざまな手間が発生します。

ひとつひとつが小さな手間だったとしても、出張が多い会社になると、担当者に大きな負担がかかることになりかねません。

そこで、ここでは自社での出張手配にはどのような手間が発生する可能性があるのかを見ていきましょう.。

ホテルや航空券の比較をするのが手間

出張手配を行う際には、航空券やホテルの予約を行うことになりますが、できるだけコストを抑えるために比較をしながら予約する航空券やホテルを選択することになります。

しかし、数ある交通手段やホテルを比較するのは非常に時間がかかることが予想されます。

さらに、本当にこのホテルで良いのかなど、自分の選択に自信が持てない、という場合もあるでしょう。

出張申請書の作成に手間がかかる

出張が決まった場合には多くの会社の場合、出張申請書の提出が必要になります。

紙の申請書を使用している場合には作成に手間がかかりますし、不備などがあった場合には差し戻しをして修正後、再度確認といったフローが発生します。

出張の精算に手間がかかる

自社で出張手配をした場合には、個人での経費立替が必要になる場合があります。

出張から帰ってきた後にすぐに精算できれば良いのですが、領収書の添付などさまざまな作業が必要であるために、精算するべきものがどんどん溜まっていくということにもなりかねません。

さらに、経理側でも申請書の内容を確認し、立替分の振込を行うなど多くの業務が必要になります。

出張手配を外注することのメリット

出張費用の削減ができる

例えば、旅行会社や専門サービス会社では、これまでのノウハウを生かした航空券や宿泊施設の予約が可能です。

パッケージ商品での予約の方が良いのか、また個別に予約した方が良いのかなど、さまざまな比較を行った上で、その会社に適していると考える形で予約を行ってくれます。

結果的に、出張に関わるコストの削減に繋げられるでしょう。

出張手配に関連する業務負担の軽減

外部に委託することによって、出張手配に関わる一連の作業をおまかせできます。

出張前は何かと忙しく、出張手配が出張者などの負担になってしまうことも多くあります。

さらに、精算業務などにおいて経理担当者の負担も大きくなるケースもありますが、外部への委託によって大幅に業務負担を軽減することが可能です。

出張時の立替を行わずに済む

自社で出張手配を行う場合には、出張者自身で航空券や宿泊施設の予約を行い、一旦立て替えて支払った後に精算を行うといったケースが見られました。

しかし、手配を外注することによって支払いは企業に一括で請求が行われますので、出張者が高額の立替を行う必要がなくなります。

また、精算業務も不要になるため、業務の負担も軽くできます。

出張手配業務にかかる人件費削減ができる

一般的に人件費よりも外注費の方が安く済むため、出張手配をおこなう担当者の人件費を削減できます。出張の多い企業は出張手配だけで人件費が多くかかりますが、出張手配代行を利用することで大幅な人件費削減に繋がります。一括精算機能によって立替金の必要がなくなり、経費精算業務も楽になるなど、出張者にとってもメリットが多いのが特徴です。

出張費用の不正を防げる

出張代行を利用すれば、出張手配の不正防止にも繋がります。出張費は新幹線代や飛行機代・ホテル代などリアルタイムで金額が変動するものが多く、手配をした出張者本人以外が妥当性を判断しづらいのが難点。不正の手口は企業の目が届かないところで出張と無関係の費用を上乗せするパターンが多いため、出張手配代行を利用することで、立替金の必要をなくし、代行先で費用を処理することで不正行為のリスクを減らすことができます。

出張手配を外注することのデメリット

手配に関する手数料が発生する

出張手配を外注する際には、当然のことながら外注先に支払う手配手数料が発生します。

この手数料がかかってしまう点がデメリットのひとつといえるでしょう。

どのくらいの手数料がかかるかは、外注先によって異なりますので、あらかじめどのくらいの手数料となっているのかを比較して、どこに外注するかを決めることがおすすめです。

旅行会社などの営業時間に左右される

例えば旅行会社などに出張手配を依頼する場合には、そこの会社の営業時間に左右されるといった面があります。

時間外の対応が難しいといったケースも多いため、急な出張手配が必要になった場合などには不便を感じることがあるかもしれません。

そのため、外注先の営業時間や時間外の対応についてはどうなるのか、という点を確認しておきましょう。

希望通りの宿泊先が見つからない場合も

場合によっては、法人契約した旅行会社や旅行代理店の提携ホテルが出張先に見つけられない場合もあります。

基本的には、旅行会社・旅行代理店が契約している宿泊施設の予約を取る、という形です。

そのため、もし訪問先に近いホテルを予約したいと考えていた場合でも、地方では要望通りの宿泊施設を見つけることが難しい可能性もあります。

出張手配の外注先一覧

旅行会社

旅行会社は旅行手配のプロフェッショナルです。
出張も広い意味では「旅行」となりますので、航空券や宿泊施設の手配を個人での手配よりも安価で行います。
個人・団体を問わずに多くの「旅行」を手掛けてきた旅行代理店がそれまでに手掛けてきたノウハウ・ネットワークにて出張を手配します。
ただし、すべての旅行会社にて対応している訳ではありません。旅行のみに対応している旅行会社では出張に対応していない可能性が高いので、依頼の前に出張に対応しているのかを確認しておきましょう。

専門の代行会社

専門の代行会社は、出張手配を募り、いわばそれらを「団体」として一度に多くの航空券や宿泊をセットで仕入れることでリーズナブルな価格での出張手配を提供します。
手数料がかかりますが、個人での手配よりも安価な費用での出張が実現します。ただし、あくまでも多くの人を募って手配する形なので、需要が低い場所への出張等、他の利用者数が少ない場合、大きな割引は期待できません。

オンラインサービス

オンラインにて航空券や宿泊を提供しているサービスも選択肢の一つです。
オンラインなので人の手がかからない分、費用を安く済ませることができます。そのため、旅行会社よりも安い価格での出張が実現するケースもありますが、航空便や宿泊施設を自ら探すことになります。
旅行会社や代行会社であれば希望を伝えることで、希望にそったプランを手配してくれるのですが、オンラインサービスの場合、すべて自ら行う必要があります。

【番外編】自社内での出張手配を効率化する「出張手配システム」

出張手配システムも選択肢の一つです。
出張手配システムは旅行会社や代行会社と接続されていますので、出張手配システムに出張場所等を入力することで、適切な航空券や宿泊施設を確保します。
出張手配システムのメリットとして、システムにて行える点です。
旅行会社まで足を運んだり、自分でプランを探したりするのではなく、システム上で設定することで出張手配システムにて最適な出張プランを用意しますので、出張の手配・準備のリソースを軽減できます。

出張手配の外注はどんな会社におすすめ？

出張手配を自社で行っているものの、業務が複雑でリソースが足りない、担当者の負担が大きくなっているといった場合には、出張手配の外注がおすすめです。

また出張が多い会社なども、外注を検討してみると良いでしょう。

出張手配を外注することで、業務の負担軽減に加えて、出張に関連するコストの削減も期待できるというメリットがありますので、コストの削減を目指している会社も出張手配の外注を検討してみてはいかがでしょうか。

コストを削減した分、企業の生産性向上など他の部分にコストを回すこともできるようになります。

みんなはどうしてる？出張手配コスト削減の取り組み

出張手配のルール整備やシステム導入など、4つの手段が主

出張コスト削減の取り組みにはどのようなものがあるのでしょうか？ ある旅行事業コンサル会社の調査によると、出張手配のルール整備やシステム導入など主に4つの手段があります。

出張にかんするルールの整備

出張手配に関するルールを作り、運用するという方法で、取り込まれている割合は80％です。課題は、ルールの徹底遵守、出張者の立替・手配・精算負担です。

システム導入

オンラインシステムを導入するという方法で、取り込まれている割合は10％です。課題は、限られた選択肢 （特に宿泊先・格安プランの不足）です。

社内に出張手配専門部署を設け

社内に出張手配を一括で行う部門を作る方法で、取り込まれている割合は5％です。課題はノウハウ不足、サービス品質の努力不足です。

外注する

社外にアウトソーシングするという方法で、取り込まれている割合は5％です。課題は、海外のみの扱いなど対象が限定的であることです。

自社の課題にあった解決手段を選ぼう

出張手配コスト削減の取り組みは、出張に関するルールの整備や社内に出張手配専門部署を設ける、外注するなどさまざま。導入事例などを参考にしながら、自社の課題に応じた方法を選択しましょう。

トップページで、一括での手配や精算ができ、出張者、経理の負担軽減を期待できる出張手配システムのメリットについて詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。

国内への出張手配でやること

国内出張が決まると、出張者は社内規定にしたがって出張申請をおこなうのが一般的です。

会社によって形式はさまざまですが、「出張申請書」などに必要事項を記入のうえ、上長の承認を得ることで出張が可能になります。

出張申請書の記載内容にもとづき、上司が申請を承認すると、今度は交通手段や宿泊施設の手配をおこないます。

会社によっては、総務部などを通して予約をしなければならないこともあるため、事前に確認するのがよいでしょう。

さらに、出張中に必要な諸費用の仮払いをおこなう場合は、併せて申請が必要です。出張中に使った経費については必ず領収書・レシートを保管するようにし、出張終了後、社内規定に応じて清算手続きをおこないましょう。

国内出張で予約・手配が必要なもの

国内出張では、以下のようなものの予約・手配が必要になることが多いでしょう。

交通手段や宿泊先の手配はもちろん、団体での出張の場合は貸切バスが必要になることがあります。

• 新幹線・鉄道のチケット
• 航空券
• ホテル
• レンタカー
• 会議室
• 貸切バス
• ウィークリーマンション
• 荷物の発送・デリバリーサービス

また、長期の出張の場合はウィークリーマンションや荷物の発送などの手配をしなければならないこともあるでしょう。

出張手配を外注すれば、これらの手配を代行してもらうことができます。

国外への出張手配でやること

国外への出張の場合、パスポート（旅券）が必要です。

出張者がパスポートを所有していない場合、パスポートの申請から交付までに時間がかかることを見越したうえで、早めに申請手続きを済ませましょう。

渡航先によっては、有効期間満了まで6ヶ月以上残っているパスポートでしか出入国できないこともあるため、事前に確認しておく必要があります。

さらに、渡航先によっては渡航ビザ（査証）を必要なこともあります。

渡航ビザの申請は、渡航先の国の大使館・領事館でおこなえますが、申請から発給までにかかる時間や、申請料金のほか、必要書類などは国によってさまざまです。

国外への出張が決まった段階で、大使館・領事館に問い合わせ、手続きを開始しなければなりません。

国外出張で予約・手配が必要なもの

国外出張では、次のようなものを手配する必要があります。

• 航空券
• 現地ホテル
• 渡航ビザ
• 現地での送迎
• レンタカー
• 現地の鉄道チケットなど
• 現地で使えるWi-Fi
• 海外旅行保険
• 現地での通訳、ガイド

自社内での出張手配方法

出張者自身

出張者自身で手配する形です。他の人間の手を煩わせることがない点はメリットではありますが、水増し請求やカラ出張など不正の温床になりかねません。また、出張者自身が忙しい時には手配のためのリソースの確保が難しくなります。

総務部・経理部・秘書

総務や経理、秘書等出張者以外の人間が手配する形です。
リソースの面から見ると合理的ではありますが、出張者との連携が必要になります。最悪、手配した日程では出張できないといったリスクが発生することも懸念されます。

専任スタッフ

専任スタッフが手配する会社もあります。
出張手配の専任スタッフなのでノウハウもしっかりしていることでしょう。ただし、専任スタッフを置けるだけのリソースのある会社になりますので、すべての会社で用意できるものではありません。

まとめ

こちらのページでは、出張手配を旅行会社や旅行代理店などへ外注することのメリットやデメリットについて紹介してきました。

出張手配には非常に多くの手間がかかりますので、担当者や出張者の大きな負担となっている場合もあります。

出張手配を外注することにより、業務負担の大幅削減が可能なので、サービスの利用を検討してみると良いでしょう。

また、出張手配の外注のほか、出張手配システムを導入して業務を効率化するという方法もあります。

本サイトでは、さまざまなシステムを紹介していますので、手配に関する業務負担を軽減したいと考えている場合はぜひ参考にしてみてください。

目的別で選ぶおすすめの
出張管理・手配システム
自社にピッタリのシステムを比較