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出張費用を削減するために

全額経費に落とすことができる出張費用ですが、いかに節税効果があるとは言え、出張費用は会社にとっての支出であり、負担になることは間違いありません。もし出張費用に無駄な部分があるならば、内容を見直して削減を図ることが大切です。

ここでは、出張費用の削減のために確認しておきたい項目を具体的にご紹介します。出張費用削減の参考にしていただければ幸いです。

出張費用の削減のために確認したい項目

出張費用の内訳を確認して、無駄を洗い出す

「うちの出張費用は他社より高いのではないか？」「この出張費用で妥当なのか？」などの疑問を持った場合、まず取り組むべきことは出張費用の内訳をきちんと確認することです。

出張費用の内訳には、主に交通費、宿泊費、出張手当（日当）の3種類があり、これら3種類のみで大半の出張は完了します。逆に言えば、これら3種類以外の費用項目がある場合、本当にその費用が必要なのかどうかを検討してみる必要があるでしょう。

また、交通費や宿泊費などについても、よく金額を確認する必要があります。役職者ならいざ知らず、一般社員がグリーン車やビジネスクラス、スイートルームなどを利用している場合には、出張旅費規定の見直しが必要かもしれません。もとより、その出張自体が本当に必要なのかどうかを見直す、ということも大切です。

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他社の事例を確認する

インターネットなどでリサーチしてみると、出張費用の大幅な削減に成功した事例が多く紹介されています。これらの事例を参考に、自社の出張費用の実態と比較してみれば、自社に様々な問題があることが発覚する場合があります。

単に出張費用の無駄を削減した事例だけではなく、経理・総務担当者の出張手配業務を軽減させることで、省力化から人件費削減に至った事例なども紹介されているので、ぜひそれらの事例を参考にしてみると良いでしょう。

Web会議を検討

出張にはそれぞれ具体的な目的があり、その目的を遂行するためには、どうしても人が現場へと赴かなければならない場合があります。あるいは、実務的には現場に赴く必要がなくても、「取引先と直接顔を合わせる」こと自体が大事な出張もあります。

しかしながら出張の中には、現場に赴く必要がなく、かつ直接、顔を合わせることに大きな意味のない出張があることも確かです。そのような出張については、Web会議で実施可能かどうかを検討してみるようにしましょう。

かつては、日本の文化的・精神的背景などから、Web会議は避けられる傾向がありました。しかし、くしくも新型コロナ感染拡大の影響でテレワークが急速に普及したことにより、Web会議も急速に行われている状況です。取引先にWeb会議を打診しても、失礼のない時代に突入しつつあります。

航空会社やホテルなどと法人契約を結ぶ

航空会社やホテルなどと法人契約を結ぶことで、交通費や宿泊費が割引になることがあります。法人契約をするということは、契約先の「お得意さまになる」ということ。先方にとってもメリットの大きい契約なので、交渉次第では大きな割引も期待できます。

出張手配システムの導入を検討する

先に少し触れましたが、出張費用そのものの削減するだけではなく、出張手配にかかる経費・総務の業務負担も軽減すれば、省力化から人件費削減につながり会社全体の支出抑制に貢献します。

そのために有効な手段が、様々な業者が提供している出張手配システム。一括清算機能などを通じて経理・総務の業務負担を軽減させるだけでなく、出張内容が画面で「見える化」されるため、出張先で無駄な経費を使わないなどの内部統制にも役立ちます。

システムの導入にはコストがかかるものの、無駄な出張で生じる莫大なコストに比べれば、その額はごく小さいものです。

まとめ

出張費用の削減のために確認しておきたい項目を5つに分けてご紹介しました。改めて復習しておきましょう。

出張旅費の内訳を確認すること
他社の事例を参考にすること
Web会議を検討すること
ホテル等と法人契約を結ぶこと
出張手配システムを導入すること

これら5つのポイントの中で、⑤について気になった方がいるかも知れません。「出張コストの削減が目的なのに、システム導入コストがかかるのは本末転倒では？」と思った方もいるでしょう。

しかしながら、たとえばイワシを餌にして本マグロを釣り上げるように、出張手配システムは、小さなコストで大きなコスト削減が期待できる優れたツールです。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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出張費がふくらむ原因

規定が整備されていない

出張規定が整備されていなければ、規定の穴を付くような、不正とは言い切れない水増し等が行われてしまいます。
どこまでがセーフでどこからがアウトなのか、規定を整えることで、出張費のムダ使いを抑制します。

出張者の規定理解不足

出張者にしっかりと規定を理解してもらうことも大切です。
どこまでが出張費として認められるのか、どこからが自己負担となるのかを周知徹底してもらうことで、余計な出費の抑制が期待できます。

経費チェック担当者の見落とし

経費をチェックする担当者次第な面もあります。
特に多くの社員を抱えている会社ともなれば、経費精算だけでも大きな労力が求められます。細かい数字の羅列を何度も何度もチェックしていれば、ミスが出てしまうのは致し方ないものですが、結果、出張費用がかさんでしまうのです。

そのほか出張費削減のためのアイディア

出張旅費規程を整備する

出張や旅費に関する規定を整備し、どこからが出張費用まで認められるのか、明確なラインを作りましょう。
明確なラインがあれば、出張者は規定以外のことで使用された費用を請求しません。あまりにも厳しいルールにしてしまうと出張者たちからの不信感を生みかねませんが、曖昧なルールでは出張者たちが出張を「チャンス」とばかりに食い物にしかねませんので、適格な出張旅費規程を整備しましょう。

交通費削減のために回数券を利用する

一般的に回数券は10回分の料金で11回使用できます。1回分お得になりますので、回数権を積極的に活用することで交通費の削減につながります。
毎回違う場所への出張では回数券の使用は難しいですが、お得意先や同じ場所への出張が多い場合には、回数券を活用することで交通費の削減・節約が実現します。
回数権を購入する際には10回分の費用がかかりますので一時的には費用が増えてしまいますが、長い目で見れば回収できる費用です。

LCCの飛行機を利用する

飛行機を用いた出張の際、LCCを活用することで費用の削減が期待できます。
LCCとはLow Cost Carrierの頭文字を問ったもので、その名称が示すように安さが特徴です。
座席が狭かったり、機内サービスの面で大手航空会社の方が良かったり、少なからずデメリットもありますが、プライベートであればいざしらず、出張であれば大きな荷物を運ぶ必要はありませんので、LCCで十分との声もあります。
特に早期割引を組み合わせると、大手航空会社よりも断然安くなります。

一律での支給をやめる

交通費や宿泊費を一律支給している会社もありますが、上限を設定し、実費精算を導入することでコスト削減が可能です。
一律支給とすると、例えば10,000円支給する場合、実際には7,000円や8,000円での移動・宿泊が可能だとしても10,000円支給します。
出張者にとってはちょっとしたボーナスになりますが、会社にとっては余計な出費となってしまいます。

宿の手配を会社側で行う

宿泊施設を出張者に選ばせている会社も多いかと思いますが、出張者ではなく会社で選ぶことで費用の削減が期待できます。
出張者が自ら選べる場合、「経費だから」と豪華なホテルに宿泊するケースが少なくありません。つまり、余計な出費となっているのです。
そこで会社側にて安い宿泊施設を選ぶことで、費用の削減が期待できます。
ただし手配数が多い場合には手間がかかるので業務コストがかかります。バランスを踏まえ、手配できる部分は手配するなど工夫してみるとよいでしょう。

出張手配を外注する

自社で出張を手配するのではなく、旅行代理店や出張手配サービスなど外部に委託する方法もあります。
この場合、手数料がかかってしまいますが、個人・会社単体で手配するよりも安く済むケースも。
ただし、出張機会が多い会社であれば大きな効果が期待できる一方で、出張機会がさほど多くはない場合、手数料との兼ね合いからさほど大きな効果にはならない場合もあります。

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出張手配システムとは、出張手配内容を全てデータ化し、出張手配業務を一括で行うシステムのことです。
出張申請、交通機関や宿泊施設の手配、そして出張経費精算までを一元管理でき、出張業務を効率良く進めることが可能。出張者の行動・日程管理も簡単になります。
手動で管理している場合が多かったと思いますが、今では多くの企業でシステム化されているのです。