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出張申請・手配がめんどくさい

どのような会社にとっても、出張手配は「面倒くさい」ものです。移動手段やホテルの手配、出張申請書の作成、帰社後の経費清算、経費の適切な処理等々、出張そのものよりも手配のほうが忙しいと言っても過言ではありません。

ここでは、出張者本人が出張を手配する際によくある悩み、および、経理・総務が出張を手配する際によくある悩みをご紹介したうえで、出張手配の「面倒くさい」を解決するためのヒントをご提案しています。

出張者本人の出張に関するお悩み

立替精算に手間がかかる

立替で出張した場合、帰社した後に立替清算の手続きをしなければなりません。立替したお金を返金してもらうためとは言え、忙しい業務の中で領収書を添付したりなどの作業は、意外に手間に感じられます。

中には、立替清算に手間がかかるという理由で、本来は返金されるべき細かい領収書などを破棄してしまう人もいるようです。

個人で行う場合、出張の手配に時間がかかる

秘書や総務・経理などが出張手配をしてくれるならば良いのですが、会社によっては、出張者本人が様々な手配を行わなければならないケースもあります。

飛行機やホテルなどの手配には意外に時間がかかるため、忙しい中で行うことは、出張者にとって大きなストレスとなります。

移動手段や宿泊先などの比較検討に時間がかかる

出張手配をする以前に、適切な時間の新幹線や飛行機を比較したり空席状況を確認したり、出張先で便利なホテルを探したりしなければなりません。実際の手配以上に手間や時間がかかるのが、これらの比較検討です。

少しでもお得に移動・宿泊できるように、などの会社からの制限があれば、乗り物やホテルの比較検討にはかなりの時間がかかります。

出張申請書の作成に時間がかかる

出張申請書の作成作業も手間と時間がかかります。出張目的、出張先、会議場所、出張日程、移動手段などを明らかにして正確に記載する必要があり、忙しい合間に少しずつ作成すると、ミスや記入漏れが起こって申請書の書き直しになることもあります。

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経理・総務の出張に関するお悩み

費用の内訳の管理に手間がかかる

出張した本人から立替清算の領収書が上がってきた場合、それぞれの領収書の内訳を判断できない場合があります。金額が小さい領収書であっても正確に処理する必要があることから、本人に確認したり勘定科目の教科書を開いてみたりなど、一つ一つの費用の内訳判断にとても手間がかかることがあります。

出張の手配に時間がかかる

出張先までの移動手段や出張先のホテルの確保など、様々な手配に時間がかかることがあります。中には、近くの旅行会社にチケットを直接買いに行くことが習慣化している会社もあるようです。

精算に手間がかかる

出張者から上がってくる領収書を1枚1枚確認して申請内容と照合する作業は、経理担当者にとって相当な負担です。

出張者本人も忙しさのあまり、内容を不明瞭なまま申請してくることがありますが、経理担当者は不明瞭なままで処理することはできません。結果、本人に問い合わせをしたり、問い合わせ自体を本人から煙たがられたりなどし、経理担当者のストレスは溜まり続けます。

出張にかかる手間を改善したいなら

出張手配・申請によくあるお悩みについて、出張者本人と経理・総務のそれぞれの立場からご紹介しました。

社内におけるモラルハザードを防ぎ、緊張感のある中で良質な仕事をしていくためには、いかに面倒とは言え出張申請手続き等を省略することはできません。これから時代が進んでも、出張申請手続き自体がなくなることはないでしょう。

しかしながら、申請手続きや事後処理のために本業の時間が割かれてしまうのでは本末転倒です。出張にかかる手間を最小限にするためにも、ぜひ当サイトのテーマとしている出張手配システムを検討してみてください。出張手配システムを導入することで、御社での出張にかかる手間や時間は、きっと大きく削減されることでしょう。

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手動で管理している場合が多かったと思いますが、今では多くの企業でシステム化されているのです。