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企業内の手配窓口を一元化するメリット

ここでは、企業の出張手配間窓口を一元化するメリットについてご紹介します。

出張の多い企業にとって、各社員の出張に関連する業務をこなすことは楽ではありません。出張計画の策定から航空機や新幹線などの交通機関の予約、出張場所にふさわしいホテルの確保など、出張手配の担当者には多くの業務がのしかかります。

中には出張者本人が個人で出張手配する企業もありますが、日々の多忙な業務の合間に自分で手配することは簡単ではないでしょう。

出張の多い企業には、出張手配窓口の一元化サービスの利用をおすすめします。

手配窓口を一元化することで対象者が快適に出張ができる

利便性向上

航空機や新幹線、ホテルの手配などがシステム上で一元管理できるため、それぞれの予約サイト等から個別で手続きをする必要がありません。WEBからアクセスして利用できるサービスなので、場所や時間を問わず出張手配することが可能です。

また、多くの出張手配システムでは法人一括清算方式を採用していることから、仮払金を用意したり出張者本人が立替したりする必要はなし。煩雑な経理業務の負担も軽減するため、出張に関連する業務の利便性向上が期待できるでしょう。

経費削減

法人として出張手配を一元管理することで、公共交通機関やホテルなどの法人割引を利用できることがあります。

たとえばLALの法人割引が適用されれば、普通運賃に比べて平均21%の割引が適用。割引だけではなく、予約変更や当日予約などの柔軟な利用も可能となります。

あるいは、東海道・山陽・九州新幹線が提供している法人専用の「エキスプレス予約」が適用となれば、法人特別割引料金で新幹線を利用できるだけでなく、列車が発射する4分前まで予約が可能。予約が完了すればチケットレスで乗車できるなど、利便性の高い法人向けサービスを提供しています。

日々多くの社員がどこかへ出張している企業にとって、出張手配システムを￥通じた法人割引を利用できれば、年間の出張経費の大幅な削減が期待できるでしょう。

まとめ

出張窓口を一元化する主なメリットとして、利便性向上と経費節減についてご紹介しました。

ほかにも出手配窓口の一元化には多々メリットがあるのですが、ここであえて2点に絞った理由は、まさに出張手配に関するお悩みの大半がこの2点に集約されるからにほかなりません。

多くの出張を抱えている企業の総務担当者はお分かりの通り、社内の出張手配をまとめるのは非常に煩雑です（利便性向上が必要）。また、年間の出張旅費を全て加算すれば、企業にとって大きな出費となっていることが分かります。窓口を一元化して法人契約を適用するだけでも、企業の財務体質向上につながるのではないでしょうか（経費節減）。

出張手配を少しでもスムーズかつ低コストで行いたい企業担当者様は、ぜひ出張手配システムによる窓口一元化を検討してみるようおすすめします。

出張手配システム（BTM）をご存知ですか

出張をするためには、出張申請書を作成して承認を受け、出張費を立替払いして航空券を予約・発券し、帰ったら料金の精算という、煩雑な業務があります。

通常業務を圧迫する出張手配業務の手間を省き、効率化してくれるのが出張手配システム（BTM）です。

BTMにもさまざまなシステムがありますので、自社の課題を解決できる、会社にマッチしたシステムを選びましょう。

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出張手配システムとは、出張手配内容を全てデータ化し、出張手配業務を一括で行うシステムのことです。
出張申請、交通機関や宿泊施設の手配、そして出張経費精算までを一元管理でき、出張業務を効率良く進めることが可能。出張者の行動・日程管理も簡単になります。
手動で管理している場合が多かったと思いますが、今では多くの企業でシステム化されているのです。